Asystent osobisty / Asystent osobisty w Specservis, PP

Szukamy wyjątkowych ludzi!

Jesteśmy ogólnopolską firmą budowlano-inżynieryjną SP „Spetsservice” oferującą kompleksowe rozwiązania i najwyższą jakość usług.

Nasze hasło:"Obsługa, która przekracza oczekiwania!"  – i to nie są tylko słowa, ale zasada, według której pracuje cały zespół.

Firma jest wyjątkowa wśród ukraińskich przedsiębiorstw obsługujących sektor publiczny i należy do obiektów infrastruktury o znaczeniu krytycznym.

Działamy na rynku ukraińskim od 1999 roku i dziś jesteśmy znani w segmencie budowy, projektowania, instalacji i serwisu systemów inżynieryjnych dla klientów rządowych różnego szczebla.

Zapoznajmy się:https://specservis.com.ua/

To nie jest tylko stanowisko administracyjne. Jest to rola charakteryzująca się maksymalnym zaufaniem, dużą odpowiedzialnością i obsługą.

Osoba na tym stanowisku będzie jak najbliżej pierwszej osoby w firmie i dlatego musi:

• umieć pracować w trybie wysokiej poufności;
• rozumieć podporządkowanie;
• być gotowym zarówno do zadań zawodowych, jak i osobistych;
• szybko poruszać się po sytuacji;
• zapewniają porządek, kontrolę i rytm pracy menadżera.

Ta rola nie będzie odpowiadać każdemu. Nie wystarczyło być „miłą dziewczyną w biurze”. Potrzebujemy osoby, która wie, jak słuchać, myśleć, układać struktury, dotrzymywać kroku i nie zgubić się w turbulencjach.

Twoje główne obowiązki będą obejmować:

1. Pełne wsparcie administracyjne i organizacyjne od pierwszej osoby

• Utrzymanie i koordynacja kalendarza biznesowego menadżera.
• Planowanie dnia, tygodnia, spotkań, przypomnień, priorytetów.
• Kontrola harmonogramu, harmonogramu, ruchów, spotkań, rozmów.
• Przygotowanie managera do wydarzeń, spotkań, wyjazdów i spotkań.
• Organizacja komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w imieniu managera.

2. Praca z informacjami i dokumentami

• Przyjmowanie rozmów telefonicznych, poczty przychodzącej, wiadomości i ich systematyzacja.
• Pisanie pism urzędowych, wiadomości towarzyszących, odpowiedzi.
• Przygotowywanie, projektowanie, redagowanie i kontrola dokumentów.
• Protokoły ze spotkań, ustalanie decyzji, zadań, terminów i osób odpowiedzialnych.
• Kontrola terminowości wykonywania zadań zadania przydzielone przez przełożonego przez innych pracowników.
• Zbieranie, analiza i krótka, ustrukturyzowana prezentacja informacji wymaganych przez przełożonego.

3. Wsparcie organizacyjne działalności biura i menadżera

• Zapewnianie czynności życiowych biura.
• Współpraca z firmami logistycznymi: wysyłanie i odbieranie dokumentów, przesyłek, korespondencji.
• Koordynacja spraw domowych, administracyjnych i bieżących spraw organizacyjnych.
• Realizacja zlecenia managera terminowo, dokładnie i bez utraty szczegółów.
• Organizacja spotkań, rezerwacji, zamówień, logistyka wewnętrzna.

4. Utrzymanie zadań i kontrola dyscypliny wykonania

• Kontrola terminów.
• Utrzymanie listy zadań przełożonego.
• Śledzenie statusu zadań zespołowych.
• Terminowe przypomnienia, eskalacja opóźnień, wyjaśnianie priorytety.
• Utrzymanie porządku pracy w codziennej pracy pierwszej osoby.

5. Wsparcie prezentacyjne i analityczne

• Tworzenie, aktualizacja i projektowanie prezentacji firmowych.
• Przygotowywanie referencji, prac dyplomowych, krótkich streszczeń analitycznych.
• Wyszukiwanie informacji w Internecie, ich weryfikacja, selekcja i istota zwięzłej prezentacji.
• Jeśli w razie potrzeby pomoc w przygotowaniu materiałów na spotkania, komunikację wewnętrzną i kontakty zewnętrzne.

6. Cyfrowa organizacja i systematyzacja

• Cyfryzacja działalności firmy w systemie CRM.
• Struktura plików, zadań, notatek, dokumentów.
• Utrzymanie porządku w cyfrowym obiegu dokumentów.
• Praca z programami biurowymi, tabele, prezentacje, zarządzanie zadaniami.

7. Wysoce poufnepoufność

• Nieujawnianie informacji usłyszanych, widzianych i otrzymanych.
• Właściwe zachowanie w sytuacjach, gdy dostępne są informacje wrażliwe lub oficjalne.
• Zrozumienie, że bliskość pierwszej osoby nie jest przywilejem, ale odpowiedzialnością.
• Umiejętność „wiedzenia, kiedy mówić, a kiedy milczeć.”

Jak widzimy naszego Kandydata:

• bez złych nawyków;
• z wyższym wykształceniem;
• kompetentna znajomość języka ukraińskiego w mowie i piśmie;
• biegła znajomość standardowych programów biurowych;
• pewność siebie obsługa usług Google, Excel, Word, PowerPoint,Figma.
• doświadczenie na stanowisku asystenta, asystenta osobistego, sekretarki, koordynatora lub kierownika administracyjnego będzie dodatkowym atutem.

Osobiste Cechy, które są dla nas niezwykle ważne:

Sporządek, inteligentny, wykształcony, inteligentny, odpowiedzialny, zorientowany na usługi, niezawodny, pewny siebie, systematyczny, zorganizowany, komunikatywny, przyjazny, miły w interakcji, krytycznie myślący, elastyczny, zwracający uwagę na szczegóły, dojrzały emocjonalnie. 700">oczekiwania:

• umie szybko zorientować się w sytuacji;
• umie wysłuchać menedżera nie „po przekątnej”, ale dokładnie;
• zadaje trafne pytania wyjaśniające;
• nie boi się wyjaśniać, jeśli coś jest niejasne;
• ściśle wywiązuje się z postawionych mu wymagań;
• umie utrzymać porządek w dużej liczbie zadań;
• potrafi zaplanować własne czasu i czasu menedżera;
• rozumie wartość zarządzania czasem nie w teorii, ale w codziennej praktyce;
• nie gubi się w wielozadaniowości;
• nie traci panowania nad sobą, gdy trzeba się po prostu spotkać i to zrobić;
• umie być przyjacielski, ale nie zażyły;
• ma zdrowe poczucie podporządkowania;
• wie, kiedy należy być cichy.

My zdecydowanie odpowiadalibyśmy kandydatowi, który:

• doprowadza zadania do końca bez ciągłego przypominania;
• nie przenosi odpowiedzialności;
• nie pracuje w stylu „zapomniałem / nie miałem czasu / nie zrozumiałem tego dobrze”;
• wie, jak dotrzeć do sedna problemu, wyciągnąć wnioski i zaproponować rozwiązania;
• nie boi się intensywnego rytmu;
• chce się rozwijać zawodowo poprzez silną szkołę kompetencji zarządzanie.

Dla nas ważne jest:

Pozycja Asystenta pierwszej osoby to nie "pprzynieś i daj”, ale zdecydowanie nie jest to miejsce dla osoby z postawą „to nie należy do moich obowiązków”. To pomocna, inteligentna, zdyscyplinowana rola, charakteryzująca się wysokim poziomem zaufania.

Poszukujemy osoby, która będzie punktem wsparciem, porządkiem i stabilnością organizacyjną dla managera.

Pracującz nami w zespole, otrzymasz:

• mieszkanie za miasto;
• pomoc w przeprowadzce do Kijowa;
• praca w silnym, niezawodnym Firma
• zespół specjalistów i dostęp do silnych praktyk zarządczych;
• rozwój zawodowy i osobisty;
• przejrzyste standardy pracy i jasne oczekiwania co do wyniku;
• wsparcie zespołu i kierownictwa;
• możliwość szkoleń i rozwoju zawodowego na koszt firmy;
• możliwość rozwoju kariery;
• oficjalna rejestracja od pierwszej chwili dziennie;
• nagrody i wynagrodzenie;
• nowoczesne biuro z dobrą dostępnością komunikacyjną: m. Kijów, ul. Obołoń, BC Lake Plaza;
• harmonogram pracy: 5/2, od 8:00 do 17:00 lub od 9:00 do 18:00 (opcjonalnie).
• format biurowy.

Co vważne, aby zrozumieć przed udzieleniem odpowiedzi na wakat

Ta rola będzie obejmować:

• duże tempo;
• dużo komunikacji;
• dużo zadań do zapamiętania i w systemie;
• zadania urzędowe i ewentualne osobiste;
• bliskość pierwszej osoby w firmie;
• duże wymagania co do dokładności, kultury komunikacji, wyglądu i samodyscypliny.

To stanowisko nie jest dla osoby szukającej „spokojnego miejsca przy ekspresie do kawy”. Tutaj trzeba być zebranym, mądrym, szybkim i bardzo niezawodnym. Jak to mówią, bez wewnętrznego kręgosłupa nie da się tu długo żyć.

P.S.

Jesteśmy bardzo ostrożni w tworzeniu zespołu.

W naszych firmach:

• nie ma przypadkowych ludzi;
• nie będzie można „przesiedzieć” dnia roboczego;
• nie toleruje się nieodpowiedzialności;
• nie akceptuje się tych, którzy nie wiedzą, jak pracować na wynik;
• ceniony jest rozsądek, porządek, szacunek, dyscyplina i służba.

Dlatego na tę pozycję wybierzemy naprawdęsilny kandydat to osoba, która potrafi sprostać poziomowi zaufania i wymaganiom stanowiska.

Jeśli wszystkie powyższe odpowiadają Ci, wyślij swoje CV.

Z przyjemnością rozważymy Twoją kandydaturę.