Oficer operacyjny w International NGO Safety Organisation

Tło organizacji

Założona w 2011 r. Międzynarodowa Organizacja Pozarządowa ds. Bezpieczeństwa (INSO) jest międzynarodową organizacją pozarządową, która wspiera pracowników pomocy humanitarnej poprzez tworzenie platform koordynacji bezpieczeństwa w niebezpiecznych sytuacjach. INSO udostępnia zarejestrowanym organizacjom pozarządowym szereg bezpłatne usługi, w tym śledzenie incydentów w czasie rzeczywistym, raporty analityczne, dane i mapy związane z bezpieczeństwem, wsparcie w zarządzaniu kryzysowym, orientacja personelu i szkolenia.

INSO zapewnia codzienne wsparcie ponad 1200 organizacjom pozarządowym działającym w 18 najbardziej niepewnych krajach świata.

INSO jest zarejestrowane w Holandii, z siedzibą w Hadze, międzynarodowe miasto pokoju i sprawiedliwości. 

INSO Ukraina

INSO Ukraina została otwarta w 2015 r. Od czasu inwazji rosyjskiej na pełną skalę w lutym 2022 r. szybko rozwinęła się i stała się kompletną platformą służącą potrzebom organizacji pozarządowych w szybko rozwijającym się konflikcie. Obecnie ponad 240 krajowych i międzynarodowych organizacji pozarządowych korzysta z usług INSO, zarówno w języku ukraińskim, jak i angielskim, obejmujących informacje, analizy i porady w ramach szerokiej gamy pisemnych produktów, spotkań i odpraw, dostosowanych ocen, wsparcia kryzysowego oraz szerokiej gamy kursów szkoleniowych. Nasze biuro krajowe znajduje się w Kijowie, wspierane przez biura terenowe w Dnieprze i Odessie. 

W połowie 2023 r. INSO otworzyło Centrum Szkolenia Humanitarnego w pobliżu Lwowa, oferując wciągające kursy HEIST i prowadząc pionierskie badania na temat narażenia na stres i uczenia się dla humanitarystów. Skala i intensywność konfliktu na Ukrainie w dalszym ciągu stwarza poważne wyzwania w zakresie bezpieczeństwa humanitarnego, szczególnie w obszarach będących przedmiotem ostrego sporu, na obszarach frontu, gdzie od 2023 r. zasięg pomocy humanitarnej wzrósł. Jako część INSO Ukraine będziesz odgrywać kluczową rolę we wspieraniu organizacji pozarządowych i pomaganiu pomocy w bezpieczniejszym docieraniu do osób potrzebujących, będąc jednocześnie częścią tętniącej życiem i rosnącej społeczności humanitarnej gromadzącej doświadczenia z całego świata. 

INSO poszukuje obecnie doświadczonego specjalisty, który dołączy do naszego zespołu na stanowisku Specjalista ds. operacyjnych.

Streszczenie stanowiska

Specjalista ds. operacyjnych będzie wspierał w wykonywaniu funkcji operacyjnych INSO, w tym (ale nie ograniczając się do) zaopatrzenia, logistyki, organizacji podróży i administracji. Stanowisko to stanowi część zespołu operacyjnego i mieści się w biurze krajowym w Kijowie, a w razie potrzeby od czasu do czasu podróżuje do biur terenowych.  

GŁÓWNE OBOWIĄZKI I OBOWIĄZKI

Zakupy i logistyka:

• Wspieranie Menedżera Operacyjnego (OM) w nadzorowaniu działań związanych z zaopatrzeniem, współpracując z zespołami operacyjnymi, programowymi i finansowymi
• Zapewnianie, że procesy zaopatrzenia są wdrażane zgodnie z INSO SOP 2 z odpowiednią dokumentacją potwierdzającą wszystkie zakupy
• Przejmij przewodnictwo w przygotowywaniu dokumentacji i wdrażanie procedury zamówień z jednego źródła i konkurencyjnyches od początku do końca, a także pomoc w przeprowadzaniu przetargów zamkniętych i otwartych
• Identyfikacja odpowiednich dostawców, zbieranie ofert, przygotowywanie analiz ofert, przeprowadzanie zapytań ofertowych, uczestnictwo w komisjach oceniających przetargi, wystawianie umów, otrzymywanie faktur, potwierdzeń odbioru towarów (GRN) i aktów świadczenia usług, składanie wniosków o płatność
• Zapewnianie, że wszystkie dokumenty zamówienia (zapytania o zakup (PR), oferty cenowe, Zapytania ofertowe, zamówienia/umowy zakupu, GRN, faktury) są prawidłowo zorganizowane i przechowywane w odpowiednich folderach elektronicznych w Share Point
• Utrzymuj narzędzie do śledzenia PR, dbaj o jego regularną aktualizację i pomagaj w przygotowywaniu raportów
• Przygotuj umowy o poziomie usług (SLA) i zarządzaj nimi, aby zapewnić płynny przebieg działań projektowych
• Nadzór i udzielanie porad 2 asystentom wsparcia terenowego (FSA) w biurach w Dnieprze i Odessie w zakresie zakupów powiązane sprawy
• Pomoc w zarządzaniu, administrowaniu i fizycznym sprawdzaniu, w razie potrzeby, zasobami biurowymi, w tym przestrzenią biurową, aktywami, zapasami, flotą i innymi powiązanymi systemami i sprzętem biurowym

Administracja

• Wspieranie opracowywania i systematycznego zarządzania wewnętrznymi politykami i procesami oraz ich wdrażaniem we wszystkich operacjach INSO
• Utrzymywanie dokładnego systemu archiwizacji wszystkich odpowiednich dokumentów przetargowych
• Pomoc w przeprowadzaniu kontroli zgodności, darowizna staranności i inne obowiązki regulacyjne
• Pomoc w organizacji podróży i zakwaterowania dla personelu INSO Ukraine i gości przybywających na Ukrainę
• Wspieranie organizacji wydarzeń zespołowych, warsztatów, seminariów
• Pełnienie innych funkcji administracyjnych zgodnie z wymaganiami

Specyfikacja osoby

Wiedza, umiejętności i Doświadczenie

Niezbędne:

• Licencjat w dziedzinie administracji biznesowej, łańcucha dostaw, logistyki lub innej pokrewnej dziedzinie
• Doskonała znajomość języka ukraińskiego i angielskiego, zarówno w mowie, jak i w piśmie
• Minimum 5 lat odpowiedniego doświadczenia zawodowego, przynajmniej jego część w sektorze organizacji pozarządowych lub firmie prywatnej
• Biegła znajomość narzędzi pakietu Microsoft Office
• Zrozumienie i zaangażowanie w zasady humanitarne

Miło jest posiadać:

• Doświadczenie w sektorze organizacji pozarządowych
• Wykształcenie lub doświadczenie w zakresie prawa lub asystenta prawnego
• Umiejętności negocjacyjne oraz znajomość ukraińskiego rynku i otoczenia biznesowego

 Cechy osobiste

• Dokładność i duża dbałość o szczegóły
• Dobra organizacja i planowanie umiejętności
• Poufność, uczciwość i poczucie zapobiegania konfliktom interesów
• Samomotywacja, uprzejmość i pokora
• Duch zespołowy i umiejętność utrzymywania dobrych relacji interpersonalnych
• Elastyczny, dynamiczny, wykazuje inicjatywę
• Umiejętność pracy pod presją
• Skuteczny komunikator
• Umiejętność pracy w wielokulturowym środowisku środowisko

Polityka ochrony INSO

INSO w pełni angażuje się w bezpieczną rekrutację, selekcję i weryfikację wszystkich potencjalnych nowych pracowników, powierników i organównteers, a my zapewnimy rygorystyczne przestrzeganie naszego Kodeksu postępowania i polityki bezpieczeństwa przez cały proces rekrutacji. 

Warunki

Oficjalna umowa o pracę z 3-miesięcznym okresem próbnym z przewidywaną datą rozpoczęcia 2 marca 2026, UAH 73 000 Wynagrodzenie brutto.

Jak złożyć wniosek

Prosimy o przesłanie następujących informacji do [email protected] i odnośnik „Specjalista ds. operacyjnych, Kijów ” w temacie wiadomości e-mail przed 8 lutego 2026 r.. Następujące dokumenty powinny być w formacie PDF i w języku angielskim:

• List motywacyjny określający, w jaki sposób spełniasz obowiązkowe wymagania, preferowane cechy, motywację do aplikowania i to, co masz nadzieję wnieść do INSO.
• Aktualne CV.

Proszę nie przesyłać żadnych dodatkowych informacji. Skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.