Dyrektor Operacyjny w JERU

Welthungerhilfe (WHH) i Concern Worldwide współpracują na Ukrainie od lutego 2022 r., wykorzystując połączone zasoby, aby zapewnić szybkie i skuteczne reagowanie w sytuacjach kryzysowych oraz pomoc ludności dotkniętej kryzysem. 

Wspólny program reagowania kryzysowego na Ukrainie (JERU) to inicjatywa Welthungerhilfe i Concern Worldwide, która odpowiada na potrzeby społeczności na Ukrainie w sytuacjach nadzwyczajnych i odbudowie gospodarczej. 

Poszukujemy Szefa OperacjiDyrektora Operacyjnego, który będzie kierował obszarami logistyki, technologii informatycznych i zarządzania personelem, a także odpowiednimi zespołami pracującymi w Kijowie i innych biurach JERU na Ukrainie.

Przeczytaj opis i wyślij swoje CV w języku angielskim pod linkiem poniżej:

https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareerpvt?jobId=13886&company=WelthungerP&st=4D13D6EB33B37C93951641A7737EB1B102D22512

As Dyrektor Operacyjny, zapewnisz sprawne działanie i efektywność Biura Koordynującego (CO) oraz ogólną organizację działań programu w kraju. W razie potrzeby można przydzielać dodatkowe zadania w celu wsparcia projektów krajowych. Ogólne ramy obejmują zagadnienia i procedury związane z logistyką, IT, HR i różnymi obszarami wsparcia. Obowiązki na tym stanowisku muszą być wykonywane zgodnie z kontekstem krajowym i obowiązującym ustawodawstwem.

Dyrektor Operacyjny jest odpowiedzialny za sprawne funkcjonowanie wszystkich procesów logistycznych w Biurze Koordynacji (CO) oraz za wsparcie logistyczne projektów w kraju, które obejmuje:

• Nadzór i wsparcie personelu logistycznego w CO i w projektach

• Kontrola i nadzór nad planami zakupowymi dla wszystkich projektów i CO

• Nadzór i koordynacja procedur przetargowych (uzyskiwanie specyfikacji technicznych, organizowanie przetargów zgodnie z Rozporządzeniem o udzielaniu kontraktów (RAC) i wymaganiami darczyńców, pozyskiwanie ofert krajowych/międzynarodowych, przygotowywanie dokumentacji oceny i wyboru dostawców, inicjowanie zamówień, komunikacja z odrzuconymi dostawcami, potwierdzanie odbioru towarów, koordynacja płatności dostawców)

• Koordynacja z zespołami projektowymi i udzielanie porad w razie potrzeby

• Koordynacja z Działem Zakupów na czele Biuro

 • Zapewnienie utrzymania wszelkiej dokumentacji zakupowej

Ponadto odpowiada za następujące obszary i zadania

Zarządzanie biurem:

• Ogólna administracja biurem
  • Koordynacja pracy z różnymi usługodawcami
  • Zarządzanie ochroną, personelem technicznym, sprzątaczkami itp.
 • Zarządzanie kierowcami i flotą
  • Zarządzanie pracą przestrzeń biurowa
  • Koordynacja przygotowania spotkań, szkoleń, wydarzeń itp.
  • Zapewnienie administracji O365 odpowiednią dokumentacją CO i projektową

IT:

• Zapewnienie funkcjonalnej infrastruktury IT zgodnie z potrzebami CO i projektowymi (jako funkcja serwisowa dla wszystkich projektów)

Zasoby ludzkie:

• Weryfikacja zgodności procedur HR z wymogami ustawodawstwa krajowego
• Wsparcie planowania potrzeb kadrowych i rekrutacji na nowe stanowiska
• Koordynacja procesu onboardingu nowych pracowników w biurach CO i projektowych
• Koordynacja i monitorowanie kwestii rozwoju personelu (ocena wyników, systematyczna ocena zewnętrznych dostawców szkoleń itp.)

Zadania poza sferą własną Obowiązki:

Wykonywanie innych zadań, które mogą zostać zlecone przez kierownictwo i generalnie odpowiadają charakterowi stanowiska.

Wiedza / Kwalifikacje

Kwalifikacje zawodowe / formalne

• Dyplom uczelni technicznej; Licencjat

Doświadczenie zawodowe związane ze stanowiskiem

• Od 2 do 5 lat doświadczenia zawodowego w pracy w międzynarodowych lub krajowych organizacjach pozarządowych na Ukrainie

Znajomość języków obcych

• Płynna znajomość języka angielskiego oraz umiejętność skutecznej komunikacji w języku angielskim i ukraińskim języki

Inne

• Koordynacja i organizacja
• Zarządzanie finansami projektów
• Znajomość z zakresu dyscypliny pracy, przepisów BHP, wymagań przeciwpożarowych
• Znajomość pakietu MS Office

Społeczność umiejętności

• Umiejętność efektywnej pracy w zespole
• Motywacja i chęć przejęcia inicjatywy (wytrwałość)
• Posiadanie umiejętności komunikacji międzykulturowej
• Umiejętności pewności siebie w negocjacjach

Co oferujemy:

• Praca służbowa na umowę o pracę
• Konkurencyjny poziom wynagrodzenia
• Ubezpieczenie medyczne
• Kursy języka angielskiego
• Płatny urlop - 29 dni kalendarzowych w roku.
• Okres próbny - 3 miesiące.

***

Organizacja zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zamknięcia wakatu, jeśli zostanie znaleziony odpowiedni kandydat. Welthungerhilfe ceni różnorodność i zapewnia integracyjne, niedyskryminacyjne środowisko pracy. Przyjmujemy zgłoszenia od odpowiednio wykwalifikowanych osób ze wszystkich środowisk, w tym osób niepełnosprawnych.

Szanowny Kandydacie, składając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Ustawą Ukrainy „O Ochronie Danych Osobowych”