Koordynator Operacyjny w IREX / International Research and Exchanges Board

Kim jesteśmy

W IREX dążymy do stworzenia bardziej sprawiedliwego, zamożnego i włączającego świata – w którym jednostki osiągają swój pełny potencjał, rządy służą swoim obywatelom, a społeczności prosperują.

Ale na całym świecie utrzymujące się ubóstwo, represje i niesprawiedliwość uniemożliwiają zbyt wielu ludziom osiągnięcie pełnego potencjału.  Aby rozwiązać te problemy, skupiamy się na ludziach, a nie na szczepionkach, drogach czy studniach. Wspieramy osoby i instytucje w wprowadzaniu zmian w ich własnych społecznościach oraz w tworzeniu osobistych pomostów między narodami.

IREX współpracuje z partnerami w ponad 100 krajach w czterech obszarach niezbędnych do postępu: kultywowanie liderów, wzmacnianie pozycji młodzieży, wzmocnienie instytucji i zwiększenie dostępu do wysokiej jakości edukacji i informacji.

IREX na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanego Koordynatora Operacyjnego, który przyczyni się do efektywnego funkcjonowania biura IREX poprzez realizację różnorodnych zadań administracyjnych i będzie zapewnia także ogólne funkcje wsparcia biura, takie jak recepcja i konserwacja biura, utrzymywanie zapasów materiałów biurowych, wsparcie logistyki podróży dla kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz śledzenie dziennika kierowców. Koordynator Operacyjny będzie także na żądanie zapewniał Menedżerowi HR wsparcie administracyjne i operacyjne. Wykonuje dodatkowe obowiązki i zadania na potrzeby organizacji, zespołu lub zlecone przez przełożonego.

Otrzymasz:

Zaangażowany, pełen pasji, współpracujących i nastawionych na misję współpracowników, dzięki którym IREX jest dobrym miejscem pracy. Otrzymasz najlepsze w swojej klasie możliwości uczenia się, rozwoju i wzrostu, a także kompleksowy pakiet świadczeń, który pomoże Ci się rozwijać. Obejmuje to program dobrego samopoczucia i pomocy dla pracowników, ubezpieczenie zdrowotne, elastyczny harmonogram pracy, hojną politykę PTO, stypendium technologiczne, zróżnicowane i włączające środowisko pracy oraz wiele innych korzyści.

Czy jesteś tym następny członek naszego zespołu?

Twoje doświadczenie i umiejętności

• Licencjat z administracji, zarządzania zasobami ludzkimi lub dziedziny pokrewnej;
• Minimalnie 2 lata odpowiedniego doświadczenia zawodowego.
• Preferowane doświadczenie w pracy w organizacji non-profit;
• Zrozumienie procesów reform na Ukrainie i zainteresowanie nimi;
• Wykazana orientacja na obsługę klienta;
• Wykazana biegła znajomość pakietu Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint i Excel)
• Doskonała dbałość o szczegóły i silne umiejętności organizacyjne, w tym zarządzanie czasem, umiejętność ustalania priorytetów wielu zadań w dynamicznym środowisku pracy oraz umiejętność zachowania elastyczności przy dotrzymywaniu ścisłych terminów.
• Świetna znajomość języka ukraińskiego.
• Doskonałe umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej;
• Mile widziana dobra znajomość języka angielskiego.
• Musi przedstawić ważny dowód posiadania nieograniczonego zezwolenia na pracę na Ukrainie.

Twoje codzienne zadania

• Odpowiada i udziela podstawowych informacji na zapytania ogólne;
• Dbaje o terminowość serwisowania sprzętu ogólnego użytku (np. Xerox, drukarki);
• Utrzymuje zapasy wszystkich materiałów biurowych i zamawia nowe, gdy zajdzie taka potrzeba;
• Koordynacjadysponuje zewnętrznym magazynem umożliwiającym terminowy odbiór pudeł oraz, w razie potrzeby, zamawianie i aktualizowanie listy śledzenia;
• Koordynuje współpracę z firmą sprzątającą biura w sprawie harmonogramu sprzątania lub dodatkowych próśb;
• Obsługuje przesyłki wychodzące rejestr poczty;
• Prowadzi rejestr kart dostępu do biura, kluczy, zamawia karty dla nowego personelu, jeśli zajdzie taka potrzeba, kontaktuje się z ochroną obiektu w razie potrzeby, koordynuje przyjęcia personelu i gości
• Kontakt z administracja obiektem biurowym w sprawach związanych z utrzymaniem biura, naprawami itp.;
• Odbiera i wysyła korespondencję;
• Tłumaczy dokumenty z języka ukraińskiego - na angielski, z angielskiego - na ukraiński na życzenie;
• Przedkłada i kontroluje zwykłych dostawców operacji biurowych – taksówki, przesyłki, zewnętrzne magazyny;
• Pełni jako punkt kontaktowy dla dostawcy przesyłek – zamawia karty klienta dla nowego personelu itp.;
< li>Logistyka podróży dla personelu i wyższej kadry kierowniczej, a także konferencji/szkoleń;
• Śledzi dziennik kierowców i osób sprzątających biura;
• Wspiera menedżera podczas wydarzeń, rekolekcji dla personelu, konferencji i organizacji.
• Wspiera Menedżera w zarządzaniu zapasami.
• Koordynuje terminowe miesięczne płatności na rzecz dostawców i konsultantów.
• Kontaktuje się z właścicielem w kwestiach związanych z utrzymaniem biura.
• Obsługa drobnych operacji związanych z zaopatrzeniem i zawieraniem kontraktów.
• Inne przydzielone obowiązki.

IREX dokona rozsądnych usprawnień zgodnie z amerykańską ustawą o osobach niepełnosprawnych z 1990 r. oraz zmiany do ustawy o osobach niepełnosprawnych z 2008 r.

Przeprowadzamy sprawdzenie przeszłości wszystkich wybranych kandydatów.

To stanowisko ma siedzibę w Kijowie.

Przeprowadzamy sprawdzenie przeszłości wszystkich wybranych kandydatów.

To stanowisko ma siedzibę w Kijowie.

strong>

To stanowisko nie kwalifikuje się do sponsorowania imigracyjnego.

PROSZĘ NIE ODBIERAĆ TELEFONU

EOE – Równe szanse Pracodawca

Jesteśmy pracodawcą zapewniającym równe szanse i dbającym o różnorodność.

Do aplikowania zachęcamy wszystkie osoby, niezależnie od cech osobistych. AA/EOE/M/F/Vet/Disabled

Zainteresowani kandydaci proszeni są o przesłanie CV i listów motywacyjnych na adres [email protected] jak najszybciej, podając nazwę stanowiska w temacie. Rozmowy kwalifikacyjne będą prowadzone na bieżąco. Stanowisko jest otwarte do momentu obsadzenia.