Specjalista ds. logistyki (zakupy, WH, flota, aktywa) w Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polska Akcja Humanitarna (PAH) poszukuje obecnie Specjalisty ds. Logistyki do wsparcia działań PAH mających na celu zwiększenie wysiłków lokalizacyjnych.

Informacje ogólne:

• Organizacja: Polska Akcja Humanitarna (PAH), międzynarodowa organizacja pozarządowa z siedzibą w Warszawie posiadająca przedstawicielstwo na Ukrainie
• Stanowisko: Oficer ds. logistyki
• Lokalizacja: Kijów
• Warunki pracy: pełen etat
• Rodzaj pracy: umowa o pracę
• Data rozpoczęcia: kwiecień 2026
•  Czas trwania: umowa na czas określony z 3-miesięcznym okresem próbnym do końca 2026 roku

O PAH:

Polska Akcja Humanitarna (PAH) to międzynarodowa organizacja pozarządowa, która od 1992 roku niesie pomoc humanitarną i rozwojową na całym świecie. Do tej pory interwencje przeprowadzono w 46 różnych krajach. Posiadając wieloletnie doświadczenie w realizacji projektów z zakresu wody, warunków sanitarnych i higieny, bezpieczeństwa żywnościowego i środków utrzymania, a także żywienia i edukacji, PAH koncentruje swoje globalne działania na zapewnieniu zrównoważonego i stabilnego rozwoju regionów dotkniętych skutkami konfliktów zbrojnych, klęsk żywiołowych i innych kryzysów humanitarnych.

PAH jest obecna na Ukrainie od sierpnia 2014 roku, dostarczając pomoc humanitarną najsłabszej części ludności dotkniętej konfliktem. PAH udziela pomocy osobom wewnętrznie przesiedlonym, osobom starszym i samotnym matkom, działającym w sektorach ochrony bezpieczeństwa żywnościowego i źródeł utrzymania. PAH Ukraina rozszerza obecnie program z pomocy humanitarnej na interwencje wczesnej rekonwalescencji i interwencje rozwojowe, które zapewnią dotkniętej ludności szanse na trwałe źródła utrzymania.

Więcej informacji można znaleźć w Strona główna - Polska Akcja Humanitarna

Kluczowe obowiązki i obowiązki:

Zakupy - 25%

• Zapewnianie realizacji procesów zakupowych:
• Otrzymywanie, rejestrowanie i śledzenie zakupów Formularz zapotrzebowania (PRF): otrzymywanie przychodzących dokumentów PRF, weryfikacja obecności wymaganych podpisów/upoważnień, datowanie, stemplowanie i zapisywanie w rejestrze zapotrzebowań, przydzielanie każdemu numeru pod względem daty, miesiąca i kolejności w miarę ich występowania.
• Zapytania ofertowe/zapytania ofertowe i analiza ofert: pomaganie kierownikowi działu w działaniach przetargowych i udziale w komisjach przetargowych, przygotowywanie list kontrolnych i podsumowań analiz ofert podczas posiedzeń Komisji ds. analizy ofert w przypadku ofertowania otwierane, analizowane i wybierane przez dostawcę. Analizuj oferty/oferty i przekaż je kierownikowi działu, koordynuj ocenę techniczną lub doradztwo przed złożeniem zamówienia lub przedstawieniem komisji ds. zakupów.
• Przygotowanie i wysyłka zamówień: Przygotuj zamówienia zakupu/umowy/umowę ramową, wprowadź je do modułu śledzenia zamówień i przedstaw kierownikowi działu do weryfikacjin i ostateczna zgoda wydziału. Pod nadzorem HoD przygotowuje zamówienia/umowy zakupu i wysyła je do dostawców do akceptacji. Śledź dostawy zgodnie z harmonogramem dostaw dostawcy i śledź dostawy w Matrycy śledzenia dostaw. 
• Ekspedycja: zarządzaj próbkami dostarczonymi przez dostawców, współpracuj z magazynami/biurami odbiorczymi w sprawie przyjęć towarów i utrzymuj właściwe śledzenie wszystkich dostaw. Pomoc w przygotowaniu cotygodniowych raportów zakupowych.
• Płatności: przygotuj i prowadź dokumentację zaopatrzenia wymaganą zgodnie ze zgodnością z płatnościami za towary/usługi.
• Upewnij się, że cały proces zakupów jest odpowiednio udokumentowany, a dokumentacja zaopatrzenia jest prowadzona zgodnie z wymogami Podręcznika logistyki i zakupów PAH

 Zakupy i partnerstwa procesy magazynowe/transportowe – 25%

• Bierz udział w ocenie partnera
• Dokonuj zakupów dla partnera w oparciu o ocenę partnera
• Sprawdź i śledź zakupy partnera na każdym etapie procesu zakupowego
• Przygotuj wnioski wyciągnięte z partnera na koniec okresu wdrożenia
• Przeprowadzaj regularne wizyty w WH partnera, aby sprawdzić stan WH i ustalenia dotyczące procesów dystrybucji
• Udziel partnerowi konsultacji w dowolnym obszarze logistyki, jeśli partner tego wymaga
• Bierz udział w cotygodniowych spotkaniach z partnerami. 
• W ścisłej współpracy z działem finansów i partnerstwa weryfikuj i potwierdzaj dostępność linii budżetowych na zakupy.
• Udział w budowaniu potencjału partnerów PAH od strony logistycznej

Zarządzanie magazynem i zapasami - 10%

• Zapewnianie wdrożenia i przestrzegania minimalnych standardów procedur logistycznych PAH oraz polityk krajowych w obszarze zarządzania magazynem
• Wsparcie HOD w obszarach związanych z budżetami, technicznymi aspektami programu i mechanizmami wdrażania zgodnie z wymaganiami
• Zarządzaj magazynem zgodnie ze standardową procedurą PAH w systematyczny sposób
• Zarządzaj przyjmowaniem materiałów przychodzących i umieszczaniem ich w magazynie zgodnie ze standardową procedurą PAH oraz wysyłaniem materiałów w różne miejsca zgodnie z wymaganiami
• Koordynuj współpracę z oficerem floty i firmą transportową w celu zorganizowania samochodów ciężarowych w celu terminowej dostawy materiałów.
• Nabywaj i zarządzaj magazynem, ciężarówkami, odbieraj i przygotuj umowę oraz dokonaj płatności zgodnie z wymaganiami umowy.
• Przygotuj raporty dotyczące magazynu i inwentarza

Zarządzanie aktywami – 10%

• Wpis majątku PAH do Rejestru majątku
• Przygotuj odpowiednie dokumenty przekazania majątku przypisanego pracownikowi
• Przeprowadzaj okresową weryfikację fizyczną
• Zgłaszaj wszelkie braki i uszkodzenia oraz badaj zgodnie z potrzebami

Raportowanie i Dokumentacja – 20%

• Zbieranie danych, przeglądy raportów głównych i konsolidacja modułu śledzenia zamówień w terenie oraz przesyłanie raportów co miesiąc.
• Twórz, podsumowuj i kompiluj co tydzieńroczne, miesięczne, kwartalne raporty logistyczne i analizowanie danych wraz z kluczowymi ustaleniami

Zarządzanie flotą – 10%

• Śledź i monitoruj codzienne działania floty
• Zgłaszanie wszelkich problemów z flotą do punktu centralnego floty/Menedżera LOGów/Logów
• Przekazuje miesięczne raporty dotyczące floty dla biura w Charkowie do punktu centralnego floty
• Współpracuj z innymi członkami personelu, aby się upewnić procedury bezpieczeństwa i bezpieczeństwa stosowane w przypadku każdego ruchu Pojazdu.
• Regularna kontrola pojazdów w centralnym punkcie floty w celu zapewnienia, że spełniają one standardy bezpieczeństwa

 Specjalista ds. logistyki zostanie wybrany na podstawie wymagań kwalifikacyjnych opisanych poniżej:

• Wykształcenie wyższe;
• Co najmniej 1 rok doświadczenia w pracy w logistyce/zakupach w międzynarodowej lub lokalnej organizacji pozarządowej;
• Dobra znajomość języka angielskiego w zakresie komunikacji werbalnej i pisemnej (poziom średniozaawansowany)
• Zrozumienie międzynarodowej pracy humanitarnej;
• Dobre umiejętności interpersonalne;
• Dobra praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office i Google Apps;
• Dobre umiejętności organizacyjne i dyskrecja w przypadku informacji poufnych;
• Udokumentowana umiejętność radzenia sobie z wymagającymi zadaniami;
• Umiejętność samodzielnej i proaktywnej pracy.

Co oferuje PAH:

• Możliwość zdobyć doświadczenie w profesjonalnej i elastycznej międzynarodowej organizacji pozarządowej, jednej z największych organizacji w Europie Środkowo-Wschodniej.
• Praca w dynamicznym i zmotywowanym zespole.
• Dobrowolne ubezpieczenie medyczne w całości pokrywane przez organizację.
• Bezpłatne kursy języka angielskiego i inne możliwości rozwoju zawodowego.
• Pełny pakiet świadczeń socjalnych zgodny z ukraińskim ustawodawstwem.
• Elastyczne warunki pracy.
• Dostęp do poufnych sesji wsparcia psychologicznego w przypadku potrzebne.
• Dodatkowe dni wolne w związku z przestrzeganiem świąt państwowych i religijnych na Ukrainie.

Równe szanse i niedyskryminacja

Nasza organizacja przestrzega zasad równości, poszanowania godności ludzkiej i niedyskryminacji zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy.

Nie tolerujemy dyskryminacji ze względu na wiek, płeć, tożsamość płciową, stan cywilny, ciążę, rodzicielstwo status, niepełnosprawność, stan zdrowia, rasa, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub narodowe, obywatelstwo, język, religia lub inne przekonania, orientacja seksualna lub jakakolwiek inna cecha.

Wszyscy kandydaci są oceniani wyłącznie na podstawie ich kompetencji zawodowych i zgodności z wymaganiami stanowiska.

Zatrudnianie osób niepełnosprawnych

Organizacja jest otwarta na zatrudnianie osób niepełnosprawnych i zapewnia równe szanse udziału w rekrutacji procesu.

W razie potrzeby jesteśmy gotowi:

Jak aplikować

Jeśli jesteś zainteresowany aplikowaniem na to stanowisko, prześlij nam następujące dokumenty przygotowane w języku ANGIELSKIM:

• Krótkie CV (maks. 2 strony) zawierające istotne informacje dotyczące Twojego wykształcenia i doświadczenia zawodowego.
• Oznaczenie dyspozycyjności do rozpoczęcia pracy w PAH.