Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych (etat, Winnica) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH poszukuje do programu „U-LEAD with Europe: Ukraina – Program wzmacniania pozycji lokalnej, odpowiedzialności i rozwoju” wykwalifikowanego pracownika na stanowisko:

Młodszy specjalista ds. administracyjnych (pełen etat, Winnica)

(wewnętrzny kod SAP: Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych)

W ciągu ostatnich kilku lat Ukraina opracowała i przyjęła różne przepisy na rzecz ambitnej reformy decentralizacyjnej, która zmienia kształt relacji między poziomem krajowym, regionalnym i lokalnym oraz buduje potencjał instytucjonalny. Powodzenie reformy decentralizacyjnej w dużej mierze zależy od koordynacji i współpracy pomiędzy różnymi zainteresowanymi stronami zaangażowanymi we wdrażanie reform na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym. Biorąc pod uwagę nowe, ważne zadania, obowiązki i zasoby finansowe, jakie zyskały samorządy lokalne, wdrożeniu reformy musi towarzyszyć doradztwo eksperckie, szkolenia i różnorodne działania wspierające. U-LEAD (Ukraina-Local Empowerment, Accountability and Development) to specjalne działanie prowadzone przez UE i jej państwa członkowskie, Niemcy, Polskę, Danię, Francję i Słowenię w ramach akcji wielu darczyńców, w celu wsparcia ustanowienia wielopoziomowego zarządzania, które będzie przejrzyste, odpowiedzialne i odpowiadające potrzebom ludności Ukrainy.

 Poszukujemy wysoce zmotywowanego młodszego specjalisty ds. administracji, który będzie wspierał funkcjonowanie Biura Regionalnego U-LEAD w Winnicy oblast.

 Obszary odpowiedzialności i zadania:

• Zapewnia zarządzanie biurem, kontrolę majątku na miejscu, pomaga w inwentaryzacji majątku.
• Przyjmowanie dokumentów, zarządzanie, archiwizacja, tłumaczenie na język angielski.
• Zarządza zaproszeniami na wydarzenia organizowane przez Biuro Regionalne Winnicy i/lub Zespół Operacyjny/Grupy Robocze, sprawdza planowaną frekwencję, sporządza listy uczestników, informuje uczestników o logistyce wydarzeń, zarządza zapytaniami uczestników, dystrybuuje i gromadzi wypełnione ujednolicone formularze oceny.
• Organizacja różnego rodzaju wydarzeń w danym obwodzie, w tym zarządzanie uczestnikami i logistyka.
• Śledzenie finansów wydarzeń, w tym przygotowywanie zgłoszeń serwisowych, wstępne sprawdzanie faktur i raportów z wydarzeń.
• Prawne wprowadzanie danych danego obwodu do infrastruktury zarządzania danymi U-LEAD with Europe Programme (U-DATA) zgodnie z wytycznych.
• Przestrzega zasad ochrony danych osobowych podczas obsługi list uczestników i wprowadzania danych osobowych do U-DATA.
• Organizuje logistykę wydarzeń, w tym catering, zakwaterowanie, przejazdy uczestników. Wspiera Program we wszystkich aspektach organizacyjnych w danym obwodzie.
• Przygotowuje zgłoszenia serwisowe we współpracy z osobą odpowiedzialną za przygotowanie wydarzenia.
• Wdraża lub pomaga CMU we wdrażaniu ustalonych procedur zamówień i kontraktacji, zapewniając zgodność marki i widoczności U-LEAD.
• Zbiera faktury i wykonujeraportów ce (wraz z listami uczestników) po upływie terminów. Wstępnie sprawdza i wstępnie przetwarza faktury w celu przyszłego zarządzania przez CMU.
• Plikuje dokumenty związane z wydarzeniami/związane z nimi, tworzy cyfrowe kopie plików.
• Przyczynia się do monitorowania kosztów.
• Wprowadza dane dotyczące wydarzeń, uczestników, trenerów i inne dane do U-DATA wraz ze wszystkimi dokumentami pomocniczymi (programy, raporty, zdjęcia, standardowe formularze oceny itp.). Współpracuje z kierownikiem Biura Regionalnego, doradcami ds. polityki i STE, aby zapewnić jakość i dokładność danych wprowadzanych do U-DATA, w tym wprowadzanie wszystkich planowanych wydarzeń z miesięcznym wyprzedzeniem.
• Regularnie sprawdza i aktualizuje Ważne wydarzenia U-DATA w odpowiednim obwodzie, zgłaszając je terminowo do U-LEAD.
• Zapewnia przyjmowanie, przetwarzanie, archiwizację i tłumaczenie niektórych z nich na język angielski.
• Pełni funkcję: Centralny Punkt Bezpieczeństwa Biura Regionalnego i współpracuje z Biurem Zarządzania Ryzykiem GIZ.
• Regularnie komunikuje się z lokalnymi dostawcami usług. 
• Komunikuje się i skutecznie współpracuje z kolegami z Biura Regionalnego, zespołu U-LEAD, a także z innych Biur Regionalnych i innych projektów GIZ na Ukrainie. 
• Zapewnia dyskretne zachowanie wobec osób trzecich we wszystkich sprawach wewnętrznych.
• Wkład RO w przygotowanie i wdrażanie lokalnych wkładów.
• Komunikuje się i regularnie raportuje do Szefa Biura Regionalnego i Zastępcy Kierownika Jednostki RegOps. 

 Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Licencjat lub równoważny.
• Co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w zarządzaniu wydarzeniami, zarządzaniu biurem lub w dziedzinach pokrewnych.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i planistyczne.
• Umiejętność pracy pod presją.
• Zorientowanie na klienta i usługi nastawienie.
• Silny gracz zespołowy.
• Bardzo dobra znajomość języka ukraińskiego i angielskiego.
• Bardzo dobra znajomość obsługi komputera (MS Office, Excel, PowerPoint itp.).
• Doświadczenie w zarządzaniu projektami.

Oferujemy:  

• Praca urzędowa, wynagrodzenie stałe w EUR, premie zależne od wyników oraz 13-krotna wynagrodzenie.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu rocznie.
• Zajęcia językowe, szkolenia umiejętności twardych i miękkich.
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe.
• Możliwa elastyczna i zdalna praca (w zależności od potrzeb projektów do 10 dni w miesiącu na terenie Ukrainy). 
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

 Praca na pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest Winnica. Zakończenie umowy - 31.12.2027 (z możliwością przedłużenia) lub powrót zmobilizowanego pracownika do pracy.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwością doskonalenia umiejętności.

 Aplikacja:

 Czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim, zawierającą m.in.Twoje CV i list motywacyjny wyjaśniający Twoją motywację do ubiegania się o pracę do  COB 02 grudnia2025, wtorek. W sprawie dalszych etapów rekrutacji skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

 Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów opatrzonych następującym tytułem:

• Nazwisko Imię_CV

•  Nazwisko Imię_List motywacyjny

 Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Oświadczenie o ochronie danych osobowych | Portal kariery | Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH