Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanych specjalistów do projektu „Krajowy System Handlu Emisjami Ukraina” (zwanego dalej „Projektem”) do swojego biura w Kijowie w celu obsadzenia stanowisk z:

Młodszy Pracownik Administracyjny Specjalista (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Junior Administrative specjalista) 

Projekt GIZ ETS wspiera Rząd Ukrainy reprezentowany przez Ministerstwo Ochrony Środowiska i Zasobów Naturalnych Ukrainy (MEPR) w opracowywaniu i wprowadzaniu systemu handlu uprawnieniami do emisji (ETS), podobnego do emisji lub równoważnego system handlu UE (EU ETS). Wsparcie GIZ koncentruje się głównie na poziomie krajowym i obejmuje intensywną współpracę z MEPR w różnych tematach. GIZ będzie nadal zapewniać to wsparcie przez kolejne 1,5 roku. Projekt będzie zapewniał pomoc w 5 głównych obszarach: (1) rozwój potencjału organu odpowiedzialnego za wdrożenie ETS; (2) rozwój cyfrowego narzędzia do przetwarzania danych uczestników ETS; (3) zalecenia dotyczące ustalenia „limitu” dla ukraińskiego ETS; (4) zalecenia dotyczące zasad przydziału uprawnień oraz (5) pomoc w opracowaniu i wdrożeniu fazy pilotażowej ETS. Ponieważ w czerwcu 2022 r. Ukraina uzyskała status kraju kandydującego do UE i ma ambitny cel, aby w najbliższej przyszłości zostać członkiem UE, pomoc w ramach projektu będzie opierać się głównie na odpowiednich doświadczeniach, podejściach i procedurach UE. W ramach projektu otwiera się etatowe stanowisko Młodszego Specjalisty ds. Administracyjnych, które będzie na co dzień wspierać realizację projektu. Na tym stanowisku Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych przewiduje realizację funkcji wymienionych poniżej.

Zadania:

• zapewnianie sprawnego codziennego funkcjonowania biura i wspieranie realizacji zadań Projektów; 
• zapewnianie wsparcia administracyjnego Projektom; 
• zaspokajanie potrzeb administracyjnych urzędu przy minimalnej interwencji; 
• zapewnienie przestrzegania przepisów finansowych i administracyjnych; 
• planowanie i organizacja (administracyjna) wydarzeń wewnętrznych i zewnętrznych Projektów (online/offline); 
• pomoc w zarządzaniu podróżami; 
• wspieranie monitorowania i ewaluacji Projektu. 

Zadania:

1. Koordynacja

• zapewnienie wymiany informacji pomiędzy personelem projektu, partnerami i innymi instytucjami; 
• przygotowywanie i organizacja spotkań/warsztatów/konferencji wewnętrznych i zewnętrznych; 
• organizowanie wydarzeń lub wspieranie wydarzeń organizowanych przez organizacje partnerskie, sprawdzanie planowanej frekwencji, list uczestników, standardowych formularzy oceny; 
• efektywna komunikacja i współpraca z kolegami z Projektów i innych projektów GIZ na Ukrainie; 
• zapewnianie dyskrecji wobec osób trzecich we wszystkich sprawach wewnętrznych; 
• regularne raportowanie do przełożonego. 

2. Ogłoszenieministerstwo

• będące odpowiedzialne za organizację administracyjnych i logistycznych aspektów działań w ramach projektu (spotkania, warsztaty itp.); 
• wdrażanie lub pomaganie koordynatorom projektów we wdrażaniu procedur zamówień i zawierania umów na towary i usługi; 
• zapewnienie prawidłowego działania sprzętu biurowego; 
• zapewnienie odbioru dokumentów, ich przetwarzania, tworzenia kopii cyfrowych, archiwizacji i tłumaczenia części z nich na język angielski; 
• przechowywanie dokumentów zgodnie z wewnętrznymi zasadami archiwizacji GIZ;
• śledzenie bieżących okresów obowiązywania umów wielokrotnych, dostarczanie i raportowanie wyników oraz harmonogram płatności;
• pomoc w podróżach zarządzanie personelem projektu i partnerami projektu.

3. Finanse i księgowość oraz monitorowanie i ocena (M&E)

• pomoc w przygotowaniu planowania operacyjnego i budżetu Projektów; 
• wkład w monitorowanie kosztów; 
• zbieranie faktur i raportów z wyników (w tym list uczestników) śledzenie terminów; 
• wstępne sprawdzanie i wstępne przetwarzanie faktur do celów przyszłego zarządzania przez Jednostkę Serwisową; 
• sprawdzanie zestawień wydatków podróżnych pracowników do zatwierdzenia przez przełożonego; 
• wspieranie zespołu M&E w razie potrzeby; 
• regularne sprawdzanie i aktualizowanie ważnych wydarzeń w Systemie M&E oraz terminowe raportowanie ich kierownictwu Projektów; 
• wprowadzanie danych dotyczących wydarzeń, uczestników, trenerów i innych danych do systemu M&E wraz ze wszystkimi dokumentami towarzyszącymi (agendy, raporty, zdjęcia, ustandaryzowane formularze oceny itp.); 
• przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych podczas obsługi list uczestników i wprowadzania danych osobowych do systemów monitorowania.

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie i kompetencje:

Kwalifikacje

• Pożądane wykształcenie wyższe w odpowiedniej specjalizacji oraz kwalifikacje z zakresu administracji biznesowej (odpowiednik licencjatu lub MBA). 

Doświadczenie zawodowe

• co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe na porównywalnym stanowisku. 

Inna wiedza, dodatkowe kompetencje

• bardzo dobra praktyczna znajomość technologii ITC (oprogramowanie, telefon, faks, poczta elektroniczna, internet) i aplikacje komputerowe (np. MS Office, Excel, PowerPoint, MS Teams itp.); 
• biegła znajomość języka ukraińskiego i angielskiego w biznesie, znajomość języka niemieckiego będzie dodatkowym atutem; 
• dogłębne zrozumienie organizacji planowania administracyjnego, planowania wydarzeń i organizacji warsztatów; 
• szerokie doświadczenie w zakresie zarządzania i wsparcia administracyjnego; 
• chęć podnoszenia kwalifikacji zgodnie z wymaganiami realizowanych zadań – odpowiednie środki uzgodnione z kierownictwem; 
• rzetelność, poufność, elastyczność i odporność na stres; 
• silne umiejętności organizacyjne i planistyczne; 
• umiejętność pracy pod presją czasu; 
• postawa zorientowana na klienta i usługi; 
• dobre umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne; 
• silny gracz zespołowy; 
• godzwysoki poziom lojalności, samoorganizacji;
• doskonałe zarządzanie czasem.

Oferujemy:

• oficjalne zatrudnienie;
• wynagrodzenie stałe w EUR, premie uzależnione od wyników oraz 13-ta pensja;
• ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu rocznie;
• zajęcia językowe, umiejętności twarde i miękkie szkolenia;
• indywidualne i grupowe wsparcie psychologiczne;
• możliwość pracy zdalnej i elastycznej;
• sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia

Pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Czas trwania umowy wynosi do 31.01.2026. Zadanie rozpoczyna się tak szybko, jak to możliwe. Miejsce służby: Kijów. Należy spodziewać się podróży służbowych (za granicę) i do różnych regionów Ukrainy zgodnie z wymogami projektu i przepisami bezpieczeństwa. 

GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwościami doskonalenia umiejętności.

Aplikacja < /p>

Aplikację składającą się z CV kandydata oraz listu motywacyjnego w języku angielskim wyjaśniającego motywację do ubiegania się o pracę należy przesłać na adres [email protected]< /rozpiętość> do COB w styczniu 27, 2025< strong>, poniedziałek.

Wysyłając aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celach rekrutacyjnych. W sprawie kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.