Młodszy Specjalista ds. Administracyjnych w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do projektu „U-LEAD with Europe: Ukraina - Lokalny program wzmacniania pozycji, odpowiedzialności i rozwoju” na stanowisko: the: 

Młodszy specjalista ds. administracyjnych Specjalista (pełny etat, Równe)

(wewnętrzny kod SAP: Młodszy specjalista ds. administracyjnych)

W dziale W ciągu ostatnich kilku lat Ukraina opracowała i przyjęła różne ustawy sprzyjające ambitnej reformie decentralizacyjnej, która zmienia kształt relacji między poziomem krajowym, regionalnym i lokalnym oraz buduje potencjał instytucjonalny. Powodzenie reformy decentralizacyjnej w dużej mierze zależy od koordynacji i współpracy pomiędzy różnymi zainteresowanymi stronami zaangażowanymi we wdrażanie reform na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym. Biorąc pod uwagę nowe, ważne zadania, obowiązki i zasoby finansowe, jakie zyskały samorządy lokalne, wdrożeniu reformy musi towarzyszyć doradztwo eksperckie, szkolenia i różnorodne działania wspierające. U-LEAD (Ukraina-Local Empowerment, Accountability and Development) to specjalne działanie prowadzone przez UE i jej państwa członkowskie: Niemcy, Polskę, Danię i Słowenię w ramach akcji wielu darczyńców w celu wsparcia rządu ukraińskiego we wdrażaniu reforma decentralizacji.

Poszukujemy wysoce zmotywowanego młodszego specjalisty ds. administracji, który będzie wspierał funkcjonowanie naszego biura regionalnego w Równem.

Obszary obowiązków i zadań:

• Zarządzanie biurem, inwentaryzacja, kontrola majątku na miejscu.
• Przyjmowanie dokumentów, zarządzanie, archiwizacja, tłumaczenie na język angielski.
• Zarządza zaproszenia na wydarzenia organizowane przez Równe Biuro Regionalne i/lub Zespół Operacyjny, sprawdza planowaną frekwencję, sporządza listy uczestników, informuje uczestników o logistyce wydarzenia, zarządza zapytaniami uczestników, rozprowadza i zbiera wypełnione standardowe formularze oceny.
• Organizacja różnego rodzaju wydarzeń na terenie danego obwodu, w tym zarządzanie uczestnikami i logistyka.
• Śledzenie finansów wydarzeń, w tym przygotowywanie zgłoszeń serwisowych, wstępne sprawdzanie faktur i raportów z wydarzeń.
• li>
• Dokładne wprowadzanie danych danego obwodu do U-LEAD z infrastrukturą zarządzania danymi Programu Europa (U-DATA) zgodnie z wytycznymi.
• Przestrzega zasad ochrony danych osobowych podczas obsługi list uczestników i wprowadzenie danych osobowych do U-DATA.
• Organizuje logistykę wydarzeń, w tym catering, zakwaterowanie, przejazdy uczestników. Wspiera Program we wszystkich aspektach organizacyjnych w danym obwodzie.
• Przygotowuje zgłoszenia serwisowe we współpracy z osobą odpowiedzialną za przygotowanie wydarzenia.
• Wdraża lub pomaga PMU w realizacji ustalonych procedur zamówień i kontraktowania, zapewniając zgodność marki i widoczności U-LEAD.
• Gromadzi faktury i raporty z wyników (w tym listy uczestników) poterminy. Wstępnie sprawdza i wstępnie przetwarza faktury w celu przyszłego zarządzania przez PMU.
• Taguje dokumenty związane z wydarzeniami/związanymi z nimi, tworzy cyfrowe kopie plików.
• Przyczynia się do monitorowania kosztów.
• Wprowadza dane dotyczące wydarzeń, uczestników, trenerów i inne dane do UDATA wraz ze wszystkimi dokumentami pomocniczymi (programy, raporty, zdjęcia, standardowe formularze oceny itp.). Współpracuje z kierownikiem Biura Regionalnego, doradcami ds. polityki i STE, aby zapewnić jakość i dokładność danych wprowadzanych do U-DATA, w tym wprowadzanie wszystkich planowanych wydarzeń z miesięcznym wyprzedzeniem.
• Regularnie sprawdza i aktualizuje Ważne Zdarzenia U-DATA w danym obwodzie, zgłaszając je terminowo do U-LEAD.
• Zapewnia zarządzanie biurem, kontrolę majątku na miejscu, pomaga w inwentaryzacji majątku.
< li>Zapewnia przyjmowanie, przetwarzanie, archiwizację i tłumaczenie części dokumentów na język angielski.
• Pełni funkcję Centralnego Punktu Bezpieczeństwa dla Biura Regionalnego i Zespołu Operacyjnego oraz współpracuje z Biurem Zarządzania Ryzykiem GIZ.
• Regularnie komunikuje się z lokalnymi usługodawcami.
• Komunikuje się i skutecznie współpracuje z kolegami z Biura Regionalnego, zespołu U-LEAD, a także z innych Biur Regionalnych i innych projektów GIZ na Ukrainie.
• Zapewnia dyskrecję wobec osób trzecich we wszystkich sprawach wewnętrznych.
• Komunikuje się i regularnie raportuje do Szefa Biura Regionalnego.

Wymagane kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie:

• Licencjat lub równoważny.
• Co najmniej 2 lata pracy doświadczenie w zarządzaniu wydarzeniami, zarządzaniu biurem lub w dziedzinach pokrewnych.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i planistyczne.
• Umiejętność pracy pod presją.
• Postawa zorientowana na klienta i usługi .
• Silny gracz zespołowy.
• Bardzo dobra znajomość języka ukraińskiego i angielskiego.
• Bardzo dobra znajomość obsługi komputera (pakiet MS Office, Excel, PowerPoint itp.).

Oferujemy:

• Praca urzędowa.
• Wynagrodzenie stałe w EUR, premie zależne od wyników i 13-ta pensja.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu w roku.
• Zajęcia językowe, treningi umiejętności twardych i miękkich.
• Pomoc psychologiczna indywidualna i grupowa, możliwa zdalna i elastyczna praca.
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia

Zadanie rozpoczyna się tak szybko, jak to możliwe. Jest to etat na urlopie macierzyńskim z 40-godzinnym tygodniem pracy. Stanowisko w Równem RO w U-LEAD z Europą z pracą mobilną. Miejscem przydziału jest Równe lub obwód. Czas trwania umowy do 30.04.2025r. Istnieje możliwość przedłużenia.   

GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwościami doskonalenia umiejętności.

Aplikacja

Aplikacja składające się z CV kandydata i listu motywacyjnego w języku angielskim wyjaśniającego motywację do ubiegania się o pracę należy przesłać na adres [email protected] do dnia COB 18 października 2024, piątek.

Wysyłając aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celach rekrutacyjnych. 

W sprawie kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami z krótkiej listy.