Oficer ds. HR i poboru w WeWorld

Tło WeWorld: 

WeWorld to włoska INGO działająca w 27 krajach na całym świecie i będąca członkiem ChildFund Alliance (CFA) z dużym doświadczeniem we wdrażaniu wielosektorowego reagowania w sytuacjach kryzysowych (np. Syria, Palestyna, Haiti, Mali itp.). Na Ukrainie od marca 2022 r. WeWorld zapewnia wielosektorową pomoc ratującą życie w obwodach lwowskim, kijowskim, charkowskim, chersońskim, mikołajowskim i odeskim, a także na nowo wyzwolonych obszarach wzdłuż linii frontu, wykorzystując istniejące partnerstwa i zdolność do terminowej identyfikacji i reagować na najpilniejsze potrzeby humanitarne. 

Stanowisko: oficer ds. kadr i poboru

Stacja dyżurna: Kijów

Kluczowe obowiązki:

Administracja

• Kierowanie procesem rekrutacji nowy personel. Otrzymanie ToR od osoby składającej wniosek w dziale i rozpoczęcie procesu zamieszczania ogłoszeń o pracę. Śledź kandydatów i śledź CV i listy motywacyjne. Planowanie testów i rozmów kwalifikacyjnych. Informuje kandydatów o ofertach i statusie rekrutacji.
• Tworzy umowy pracownicze w oparciu o Skalę Wynagrodzeń, ToR i ukraińskie Prawo Pracy, pod nadzorem Przedstawiciela Krajowego i Dyrektora Finansowego Kraju.
• Pomaga i zapewnia wskazówki w przygotowaniu planów podróży, rozpatrywaniu roszczeń związanych z podróżą, przygotowywaniu zamówień na podróż; wystawiać zaliczki na podróż. Śledzenie obsługiwanych dokumentów.  
• Wsparcie w zakresie zwrotu kosztów na wniosek pracowników. 
• Zapewnia dobry system archiwizacji. Skanowanie i archiwizacja dokumentów pracowniczych oraz innych akt przy wykorzystaniu aktualnego systemu archiwizacji (wersje papierowe i miękkie). Rejestrując i kontrolując proces zatrudniania, zwalniania, zmian w opisach stanowisk i dat podwyżek, a także śledząc urlopy, choroby, czas osobisty i inne. 
• Sprawdza, czy nowi pracownicy posiadają wojskowe dokumenty rejestracyjne, prawidłowo wypełniają aktualizacje itp.
• Organizuje odbiór dokumentów potwierdzających krytyczność przedsiębiorstwa;
• Zajmuje się rezerwacją osób odpowiedzialnych za służbę wojskową dla przedsiębiorstwa na okres mobilizacji i stanu wojennego;
• Współpracuje z PCK (pisemne zgłoszenie przyjęcia osoby odpowiedzialnej za służbę wojskową, przygotowanie i zdanie inspekcje itp.)
• Doradza pracownikom i kierownictwu firmy w zakresie przepisów dotyczących rejestracji wojskowej.
• Zapewnia orientację nowym pracownikom, dostarczając pakiety informacyjne, przeglądając zasady organizacji, gromadząc potrącenia u źródła i inne informacje dotyczące płac , wyjaśnianie programów świadczeń i uzyskiwanie podpisów pod dokumentami.
• Śledzi działania HR, wypełniając wakaty, formularze, raporty, dzienniki i rejestry.

Finanse

• Działa jako punkt kontaktowy HR; 
• Sprawdza kompletność, poprawność i zgodność dokumentów dotyczących płatności HR z zasadami, przepisami i procedurami;
• Udziela informacji, wyjaśnień i wskazówek na temat podstawowych zasad i procedur HR;
• Zapewnia, że ​​dokumentacja kadrowa i odpowiadające jej uzasadnienia są kompletne i prawidłowo wypełnionewyd.

Działalność ogólna

• Wspiera i dostarcza wszelkie dokumenty związane z HR do Dostawcy Outsourcingu ds. Kadr, Księgowości i Podatków za prawidłowe raportowanie do instytucji państwowych i innych kontrolerów. 

Preferowane kwalifikacje i umiejętności:

• Wykształcenie wyższe w zakresie HR, księgowości, administracji biznesowej, Handel/Finanse lub dziedzina pokrewna w akredytowanej instytucji akademickiej, z 2-letnim odpowiednim doświadczeniem zawodowym w obszarze HR; lub
• Kursy lub dyplomy w zakresie HR z co najmniej 4-letnim odpowiednim doświadczeniem zawodowym w HR. 

 Doświadczenie

• Znajomość odpowiedniej dyscypliny HR/poboru/rezerwacji jest koniecznością.< /li>
•  Wcześniejsze doświadczenie w pracy w międzynarodowych organizacjach humanitarnych, instytucjach/organizacjach pozarządowych lub rządowych w środowisku wielokulturowym będzie zaletą.
• Znajomość przepisów dotyczących rachunkowości wojskowej
• Doświadczenie ustanawianie i monitorowanie procedur kontroli wewnętrznej w celu zapobiegania oszustwom i niewłaściwemu zarządzaniu.
• Doświadczenie w monitorowaniu zgodności instytucjonalnych polityk finansowych i wytycznych.
• Udokumentowana umiejętność zachowania poufności.
• Administracyjne i umiejętności zarządzania czasem.

 Umiejętności

• Doskonałe umiejętności organizacyjne z możliwością zarządzania wieloma zadania jednocześnie pod presją czasu; dokładność i zorientowanie na szczegóły;
• Doskonały poziom umiejętności obsługi komputera, zwłaszcza pakietu Excel i Windows.
• Nienaganna dbałość o terminowość świadczenia usług.
• Doskonała umiejętność planowania pracy wyprzedzaj terminy i dotrzymuj terminów.
• Znajomość języka angielskiego jest wysoce pożądana i stanowi zaletę.

Powyższa lista nie jest ani wyczerpująca, ani ograniczająca. Na żądanie bezpośredniego przełożonego możesz zostać poproszony o inne obowiązki i zadania w ramach swojej pracy.

Proces rekrutacji może zostać zakończony wcześniej, jeśli zostanie odpowiedni znaleziono kandydata. Ze względu na dużą liczbę aplikacji z góry przepraszamy i odpowiemy tylko profilom odpowiednim na dane stanowisko.

CV i list CV w języku angielskim (maks. 1 strona) prosimy przesyłać na adres e-mail [email protected] z celem> oficer ds. kadr i poboru_Kyiv, nie później niż 22 września 2024 r. o godzinie 23:59 Kijów Czas.