Specjalista ds. HR i Administracji w Momentum Wheels for Humanity / formerly UCP Wheels for Humanity

Podsumowanie pozycji

< span style="font-style: normal; Font-weight: 400">Momentum Wheels for Humanity (MWH) poszukuje specjalisty ds. kadr i administracji, który zapewni wsparcie kadrowe i administracyjne dla pięcioletnie działanie USAID Rehabilitation for Ukraine (Rehab4U). Specjalista ds. kadr i administracji będzie ułatwiał lokalne rekrutacje, zarządzał i prowadził akta rekrutacji i personelu, a także współpracował z dostawcą usług kadrowo-płacowych MWH, aby zapewnić dokładne i kompletne przetwarzanie i raportowanie płac. Specjalista ds. kadr i administracji będzie także wspierać dyrektora finansowego i wielkiego zarządu oraz innych pracowników operacyjnych i logistycznych w codziennych zadaniach wsparcia administracyjnego.

O Momentum Wheels for Humanity

Od 1996 roku Momentum Wheels for Humanity zwiększa dostęp do mobilności i poprawiła jakość życia dzieci, młodzieży i dorosłych niepełnosprawnych fizycznie w ponad 50 krajach o niskich i średnich dochodach. Tworzymy i wzmacniamy usługi rehabilitacyjne w systemach opieki zdrowotnej poprzez szkolenia i budowanie potencjału, rozwój polityki i standardów oraz dostarczanie i dystrybucję wózków inwalidzkich i innego sprzętu zmieniającego życie. Więcej informacji znajdziesz na stronie https://momentum4humanity.org/. 

Oczekiwane obowiązki i obowiązki

Podlegając kierownikowi ds. kadr i administracji MWH, specjalista ds. kadr i administracji będzie miał następujące obowiązki:

Rekrutacja i funkcje kadrowe

• Prowadź proces rekrutacji na nowe stanowiska zgodnie z polityką i procedurami MWH: rozwijaj i publikuj nowe podania o pracę, przeglądaj i umieszczaj na krótkiej liście życiorysy kandydatów, sprawdzaj kandydatów, planuj rozmowy kwalifikacyjne i pomagaj w ich trakcie, przeprowadzaj kontrole referencji i bezpieczeństwa oraz przygotowuj listy ofertowe 
• Przygotuj projekty umów dla lokalnych pracowników i konsultantów do wglądu przez menedżera ds. kadr i administracji
• Zbieraj, przeglądaj i archiwizuj informacje o pracownikach w dobrze zorganizowanym systemie kartoteki personelu
• Zaplanuj i poprowadź wdrażanie nowych pracowników i konsultantów, zapewnij odpowiednie wdrożenie
• Zapewnij, że cały personel na Ukrainie mieć podpisane i zawsze aktualne umowy, aneksy i opisy stanowisk
• Przygotuj wymaganą miesięczną dokumentację dotyczącą zatrudnienia we współpracy z działem kadr i administracjąMenedżer ds. wymaganej sprawozdawczości rządowej
• Utrzymywanie prawidłowego fizycznego i elektronicznego systemu archiwizacji kadr zgodnie z wymogami MWH
• Współpraca z dostawcą usług płacowych MWH pod kierownictwem menedżera ds. kadr i administracji, aby zapewnić dokładne i kompletne przetwarzanie płac
• Tworzenie zleceń dotyczących zatrudnienia, rozwiązania umowy, urlopu, zwolnienia chorobowego i innych rodzaje wymagań kadrowych według potrzeb
• Opracuj/przejrzyj miesięczne raporty dotyczące czasu pracy dla pracowników krajowych i przeglądaj miesięczne karty czasu pracy dla personelu ukraińskiego
• Utwórz i prowadź harmonogram urlopów
• Wypełnij dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę zgodnie z zasadami i procedurami MWH oraz lokalnym prawem
• Kończ comiesięczne skanowanie plików HR i upewnij się, że wszystkie dokumenty HR w Boxie są aktualne
• Ściśle przestrzegaj wewnętrznych procedur i lokalnego prawa dotyczącego rekrutacji i personelu działający na terenie kraju

Funkcje administracyjne

• Otwieraj, sortuj i dystrybuuj korespondencję przychodzącą oraz organizuj dostarczanie korespondencji wychodzącej
• Odbierz telefon biurowy i upewnij się, że wiadomości są kierowane do odpowiedniego personelu
• Wspieraj zespół logistyki w identyfikowaniu potrzeb w zakresie zamówień materiałów biurowych i czyszczących
• Nadzorowanie pracy lokalnych osób sprzątających i innych wykonawców
• Rozwiązywanie problemów oraz bezpośrednia naprawa i konserwacja sprzętu i mebli biurowych, w tym drukarek i projektorów i komputery we współpracy z personelem logistycznym
• Utrzymanie elektronicznego i papierowego systemu archiwizacji akt administracyjnych
• Odpowiadanie i rozwiązywanie problemów i żądań administracyjnych
• Wykonywanie innych zadań zleconych przez kierownika ds. kadr i administracji, dyrektora finansowego i wielkiego zarządu lub szefa partii

Minimalne wymagania

• Licencjat w odpowiedniej dziedzinie, w tym kadrach, księgowości, administracji biznesowej lub innej pokrewnej dziedzinie
• Co najmniej trzyletnie doświadczenie w zakresie HR lub operacji w oparciu o projekty, najlepiej w ukraińskim sektorze non-profit
• Znajomość USAID i/lub innych międzynarodowych procedury operacyjne i rekrutacyjne dawców
• Duża dbałość o szczegóły i umiejętność pracy jako członek zespołu przy minimalnym nadzorze
• Umiejętność organizowania i rozwijania skutecznych systemów archiwizacji oraz zarządzania bazami danych
• Doskonałe umiejętności komunikacji interpersonalnej, pisemnej i werbalnej
• Elastyczne podejście do rozwiązywania problemów
• Dobra znajomość obsługi komputera w połączeniu z biegłą obsługą pakietu Microsoft Office i Outlook, Zoom i Skype
• Doskonała biegła znajomość języka ukraińskiego w mowie i piśmie
• Dobra biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie

 Preferowane kwalifikacje

• Wyraźnie preferowane doświadczenie we wspieraniu funkcji HR i administracyjnych, w tym rekrutacji, wdrażania, zarządzania aktami personalnymi i wsparcia administracyjnego biura.
• Doświadczenie w pracy z krajowymi i/lub międzynarodowymi organizacjami pozarządowymi i/lub organizacjami wielostronnymi będzie dodatkowym atutem

Jak zastosować

Prześlij list motywacyjny i CV w języku angielskim na adres [email protected], przewijane do momentu wypełnienia. W tytule prosimy wpisać „Aplikacja na stanowisko specjalisty ds. kadr i administracji: TWOJE NAZWISKO. Zgłoszenia będą rozpatrywane w trybie ciągłym nie kontaktuj się bezpośrednio z biurem.

Momentum Wheels for Humanity jest pracodawcą zapewniającym równe szanse. Cenimy zróżnicowaną siłę roboczą i włączającą kulturę. Momentum Wheels for Humanity zachęca do składania aplikacji wszystkie wykwalifikowane osoby, bez względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć i orientację seksualną , wiek, pochodzenie, stan cywilny, obywatelstwo, niepełnosprawność lub status weterana. Osoby niepełnosprawne, które mają takie same kwalifikacje na dane stanowisko, otrzymają pierwszeństwo oceny w pierwszej kolejności.