Asystent Techniczny ds. HR i Administracji Ukraina Szostka w Norwegian Refugee Council

Opis stanowiska Od wszystkich pracowników NRC oczekuje się pracy zgodnie z podstawowymi wartościami organizacji: zaangażowaniem, innowacyjnością, włączaniem i odpowiedzialnością. Te postawy i przekonania będą kierować naszymi działaniami i relacjami. Rola i obowiązki Asystent techniczny administratora HR będzie odpowiedzialny za codzienną realizację prac HR i administracji na poziomie obszaru. Ogólne obowiązki: Przestrzeganie zasad, narzędzi i podręczników NRC i wytycznych. Udzielanie szerokiego wsparcia przy realizacji portfela funkcji wsparcia zgodnie z planem działania. Samodzielnie wdraża procedury i działania w ramach własnej funkcji lub kluczowych kompetencji powierzonych. Odpowiada za organizację i realizację zadań zgodnie z priorytetami i standardami. Wykazuj inicjatywę w codziennym rozwiązywaniu problemów zgodnie z ustalonymi procedurami, priorytetami i standardami obowiązującymi w obszarze pracy. Współpracuj z odpowiednimi działami i punktami kontaktowymi. Promuj i dziel się pomysłami na ulepszenia w swoim obszarze specjalizacji. Określone obowiązki Wykonuj wszystkie zadania administracyjne zapewnienie sprawnego funkcjonowania Biura Terenowego Szostka: zamawianie środków czystości, artykułów biurowych i materiałów eksploatacyjnych; zarządzanie umowami najmu i zabezpieczenia biura Szostka poprzez przygotowywanie umów, składanie PR/PO niezbędnych do płatności, bycie centralnym punktem dla Wynajmującego biura, przygotowywanie zmian najmu (przedłużenie, wypowiedzenie, inne zmiany umowy). Nadzoruj zadania sprzątające. Asysta przy sporządzaniu pism, listów motywacyjnych do korespondencji urzędowej. Odpowiadaj na prośby o informacje ogólne, podając dokładne informacje. Wysyłanie, przyjmowanie, rozdzielanie i archiwizowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Organizowanie wydarzeń i spotkań w Szostce hromada (znalezienie miejsca, organizacja cateringu, realizacja płatności). Rezerwacja noclegu w Szostce dla personelu NRC i gości, jeśli zajdzie taka potrzeba. Zapewnienie wsparcia badawczego i administracyjnego, jeśli to konieczne. Terminowo uzgadnianie zaliczek pieniężnych, jeśli zostały pobrane.Zbieranie podpisów, skanowanie kart czasu pracy dotyczą SzostkiDostarczenie/wydrukowanie dokumentów wymaganych w procesie onboardingu dla każdego nowo zatrudnionego pracownika (umowa o pracę, obowiązujące zasady, zbieranie podpisów, archiwizacja, przesyłanie kopii papierowych CO).Archiwizacja wniosków związanych z umową wypowiedzenia umowy o pracę, złożenie do podpisu decyzji o rozwiązaniu umowy i przesłanie jej wersji papierowej do CO. Przygotowywanie zleceń podróży służbowych, zbieranie podpisów, archiwizacja. Aktualizacja modułu śledzenia urlopów dla pracowników Szostki, zbieranie podpisów na zleceniach urlopowych. Wykonywanie innych stosownych zadań zleconych przez bezpośredniego przełożonego / ASM/AM. Kompetencje Kompetencje zawodowe Licencjat w odpowiedniej dziedzinie. Wykształcenie wyższe będzie dodatkowym atutem.Minimalnie 1 rok doświadczenia na podobnym stanowisku.Doświadczenie w pracy w organizacji humanitarnej będzie atutem.Doświadczenie w pracy w złożonym i zmiennym kontekście.Podstawowa znajomość języka angielskiego, biegła znajomość języka ukraińskiego w mowie i piśmie. Kompetencje behawioralne Silne umiejętności organizacyjne i planowania Silne umiejętności nawiązywania kontaktów i negocjacji. Odporność i zdolność do pracy w niepewnym środowisku przy pełnym obciążeniu pracą. Zdolność do niezależnej i proaktywnej pracy.Pokaż więcej Pokaż mniej Poziom pozycji Nie dotyczy Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Obowiązki służbowe Zarządzanie personelem Przemysły Organizacje niekomercyjne