Specjalista ds. kadr i administracji Ukraina Odessa w Norwegian Refugee Council

Opis stanowiska To stanowisko jest otwarte dla kandydatów, którzy posiadają legalne prawo do pracy na Ukrainie. Należy pamiętać, że nie jesteśmy w stanie zapewnić pozwoleń na pracę ani sponsoringu wiz na to stanowisko. Od wszystkich pracowników NRC oczekuje się pracy zgodnie z podstawowymi wartościami organizacji: zaangażowaniem, innowacyjnością, włączaniem i odpowiedzialnością. Te postawy i przekonania będą kierować naszymi działaniami i relacjami. Rola i obowiązki Celem stanowiska oficera jest codzienna realizacja obowiązków administracyjnych w biurze terenowym. Obowiązki ogólne (maks. 10) Obowiązki te będą takie same dla wszystkich stanowisk o tym samym tytule. Obowiązki są krótkie i istotne. Szczegóły znajdują się w planie pracy i rozwoju. Zapewnij zgodność z politykami, narzędziami, podręcznikami i wytycznymi NRC. Wdrażaj portfel funkcji delegowanego wsparcia zgodnie z planem działania. Przygotowuj i opracowuj raporty o statusie zgodnie z wymaganiami menedżera HR. Zapewnij prawidłowe przechowywanie dokumentów. Promuj i dziel się pomysłami na ulepszenie systemu. administracja i funkcja HR w biurze terenowym. Wszelkie inne obowiązki, które zostaną przydzielone przez CD/HR Managera. Konkretne obowiązki Obowiązki te należy dostosować do specyfiki miejsca i kontekstu stanowiska, fazy działania, celu strategicznego i rodzaju interwencji w ramach programu. Sekcję tę należy aktualizować za każdym razem, gdy zostaje zatrudniony nowy pracownik lub gdy kontekst ulega istotnej zmianie. Projekty listów, list motywacyjny do korespondencji urzędowej. Odpowiadaj na ogólne prośby, podając dokładne informacje. Wysyłanie Odbieranie, dystrybucja i archiwizacja przychodzących i wychodzących listów, poczty i innych dokumentów dla biura terenowego Organizuj i planuj spotkania i spotkania, kiedy i jeśli zajdzie taka potrzeba. Powitaj klientów/dostawców/gości w NRC w profesjonalny i przyjazny sposób. Organizowanie rezerwacji hoteli i świadczenia usług turystycznych dla personelu lokalnego i międzynarodowego. Pomoc w zadaniach administracyjnych oraz zapewnianie poszczególnym osobom wsparcia badawczego i administracyjnego, jeśli to konieczne. Tłumaczenie dokumentów urzędowych, zarówno pisemnych, jak i ustnych w czasie rzeczywistym (w razie potrzeby). Współpraca z oficjalnymi instytucjami ds. zatrudnienia i władzami lokalnymi (w razie potrzeby). Organizowanie wydarzeń i szkoleń dla personelu. Inicjowanie zamówień. procedury z wykorzystaniem systemu Agresso Procurement Zapewnij płynność przepływu gotówki w biurze poprzez kontrolę codziennych wydatków biurowych, przygotowywanie na bieżąco tygodniowych i miesięcznych raportów rozliczenia gotówkowego, wniosków o gotówkę i raportów odpowiedzialności. Zapewnij prowadzenie systemu archiwizacji wszystkich dokumentów administracyjnych zgodnie z drzewem archiwizacji NRC, zarówno w formie papierowej, jak i miękkiej. Przygotuj wszelką dokumentację dla obszaru w imieniu NRC dla władz rządowych. Interfejsy krytyczne Przez interfejsy NRC oznacza procesy i projekty powiązane z innymi działami/jednostkami lub osobami. Odpowiednie interfejsy dla tego stanowiska to: Logistyka, Finanse, Zakupy, Program HR Kompetencje Zarządzanie personelem (CMG i HRM) Kompetencje są ważne, aby pracownik i organizacja osiągali pożądane wyniki. Są one istotne dla całego personelu i dzielą się na dwie kategorie: Kompetencje zawodoweSą to umiejętności i wiedzai doświadczenie ważne dla skutecznego działania. Ogólne kompetencje zawodowe: Pożądany wyższy poziom wykształcenia (wykształcenie wyższe) Doświadczenie z pracy na stanowisku kierownika/administratora biura w organizacji międzynarodowej Doskonałe umiejętności organizacyjne i planowania Znajomość podstawowej księgowości Doskonałe umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej w języku angielskim (wymagane) i ukraińskim Dobra znajomość pakietu Microsoft Office Wcześniejsze doświadczenie w pracy w złożonych i zmiennych kontekstach będzie zaletą Kontekst/Specyficzne umiejętności, wiedza i doświadczenie: Odpowiedzialny, punktualny, zwracający uwagę na szczegóły, szybki, dobrze wychowany, przyzwoity i chętny do pracy Doskonałe umiejętności interpersonalne Udokumentowana umiejętność radzenia sobie z wymagającymi zadaniami Możliwość samodzielnej i proaktywnej pracy Kompetencje behawioralne (maks. 6) Są to cechy osobiste, które wpływają na to, jak ludzie odnoszą sukcesy w swojej pracy. Ramy kompetencji NRC określają 12 kompetencji behawioralnych, a następujące są niezbędne na tym stanowisku: Radzenie sobie z niepewnym środowiskiem Planowanie i dostarczanie wyników Wzmacnianie i budowanie zaufania Komunikowanie się z wpływem i szacunkiem To stanowisko jest otwarte dla kandydatów, którzy mają prawo do pracy na Ukrainie. Należy pamiętać, że nie jesteśmy w stanie zapewnić pozwoleń na pracę ani sponsoringu wiz na to stanowisko. Pokaż więcej Pokaż mniej Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Управління персоналом Галузі Некомерційні організації