Kierownik działu finansowego w People in Peril

O People in Peril:

People in Peril (wcześniej znana jako People in Need Slovenia) to słowacka organizacja non-profit, która zapewnia bezpośrednią pomoc osobom dotkniętym wojną , są ofiarami klęsk żywiołowych lub żyją w ubóstwie na marginesie społeczeństwa. People in Peril zostało założone w 1999 roku przez grupę dziennikarzy zszokowanych skutkami konfliktu w Kosowie dla ludności cywilnej i od tego czasu organizacja niesie pomoc humanitarną i rozwojową na całym świecie. Obecnie People in Peril jest jedną z wiodących organizacji humanitarnych na Słowacji, reagującą na kryzys na Ukrainie zarówno na Słowacji, jak i poza Ukrainą.

Więcej informacji można znaleźć na stronie: https://clovekvohrozeni.sk/people-in-need-slovakia/

Kontekst ogólny w kraju:< / strong>

People in Peril jest obecny na Ukrainie od tragicznych wydarzeń na Majdanie w Kijowie w lutym 2014 roku, kiedy to People in Peril włączył się w akcję medyczną i ewakuację ludności cywilnej ze stref objętych działaniami wojennymi. People in Peril w dalszym ciągu zapewniało pomoc projektową na Ukrainie poprzez programy zapewniania azylu, VODH, ochrony i wsparcia psychospołecznego aż do wybuchu wojny na pełną skalę w dniu 24 lutego 2022 r. Od pierwszych dni inwazji PIP SK pomagała uciekającym przed wojną – najpierw na granicach, a stopniowo w głębi Ukrainy. Od początku wojny organizacja People in Peril przekazała pomoc o wartości ponad 7 milionów euro i pomogła ponad 200 000 osób na Ukrainie i Słowacji.

Obecnie zespół People in Peril na Ukrainie składa się z około 20 osób osoby pracujące w obwodzie zakarpackim, zapewniające ochronę, schronienie i wsparcie psychospołeczne osobom wewnętrznie przesiedlonym (IDP) i społecznościom ich przyjmującym.

Cel stanowiska:

Szef działu finansowego nadzoruje zespół finansowo-księgowy programu People in Peril na Ukrainie. Odpowiada za całokształt zarządzania finansami, w tym planowanie i budżetowanie, księgowość, kontrolę finansową, raportowanie. Zapewnia zgodność z polityką wewnętrzną i wymogami darczyńców, międzynarodowymi standardami księgowymi i finansowymi, a także ukraińskim ustawodawstwem i przepisami dotyczącymi darczyńców.

Kluczowe obowiązki i obowiązki:

Finanse i rachunkowość

• Opracuj zasady i procedury finansowe zgodnie z międzynarodowymi standardami, ustawodawstwem, polityką PIP i wymaganiami darczyńców oraz zapewnij ich zgodność z wymogami finansowymi wydział i inne działy zaangażowane w finanse;
• Realizacja wszystkich wymogów w zakresie sprawozdawczości finansowej dla interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych, w tym terminowa i dokładna księgowość, przeprowadzanie standardowych procedur zamknięcia miesięcznych i rocznych;
• Ścisła współpraca z centralą PIP , postępując zgodnie ze wskazówkami technicznymi i w razie potrzeby prosząc o wsparcie lub poradę;
• Zapewnij wdrożenie skutecznych systemówm zarządzania i kontroli finansów oraz ich regularnego przeglądu, który obejmuje:

a) Koszty projektów i zatwierdzone budżety;
 b) Zapewnienie poprawności dokumentacji rocznej i audyty podatkowe ;
 c) Budżetowanie kosztów programów krajowych i kosztów wspólnych programów;
 d) Systemy informacji księgowej i zarządczej;
 e) Zarządzanie środkami pieniężnymi i przepływami pieniężnymi, w tym zarządzanie rachunkami bankowymi i wymiana monitorowanie stawek (będzie opracowywane);
e) Procedury wydatkowe, szczególnie w ramach zakupów;
g) Kontrola dokumentacji i procedur;
h) Wsparcie systemu zarządzania finansami partnerów poprzez szkolenia i budowanie potencjału;
i) Przegląd systemów finansowych, zasad i procedur lokalnych partnerów pod kątem zgodności z wymaganiami darczyńców.
 
Budżetowanie i planowanie;

1.           Wspieranie Szefa Organizacji w zarządzaniu zasobami i projektami PIP poprzez: 
a.           Formułowanie podziału kosztów wspólnych;
b.           Alokacja zasobów na działania wspierające;
c.            Zapewnienie skutecznego wsparcia i wskazówek pracownikom programu i kadrze zarządzającej podczas planowania i alokacji środków;
d.           Monitorowanie realizacji umów z darczyńcami i wykorzystania zasobów;
e.           Identyfikacja rozbieżności pomiędzy planowanymi środkami a ich wykorzystaniem, przeprowadzenie analiz i przedstawienie rekomendacji rozwiązań lub redystrybucji środków.
2.           Przygotowanie rocznego budżetu Programu, a także budżetów projektów we współpracy z Dyrektorem Regionalnym, Zespołami Programowymi i Operacyjnymi;
3.           Współpracować z Grupą Programową w celu zapewnienia terminowej i rzetelnej sprawozdawczości finansowej darczyńcom;
4.           Identyfikacja i efektywne zarządzanie ryzykami finansowymi. Opracować i wdrożyć środki łagodzące te zjawiska;
5.           Opracuj i monitoruj budżet główny, aby zapewnić odpowiednie pokrycie wszystkich pozycji budżetu;
6.           Dostarczaj dokładnych informacji i monitoruj rozwój budżetu nowych propozycji;
7.           Zapewnienie wsparcia zespołowi Programu i partnerom w zaspokajaniu potrzeb finansowych, w tym w zakresie dywersyfikacji źródeł finansowania;
8.           Upewnij się, że osoby odpowiedzialne za budżet projektu rozumieją i wypełniają swoje obowiązki.

Zgodność z polityką

1.           Aby zapewnić należyte spełnienie wszystkich wymagań darczyńców określonych w umowie w sprawie projektu;
2.           Zapewnienie zgodności z wewnętrzną polityką zarządzania finansami PIP;
3.           Optymalizuj wykorzystanie zasobów w biurze, aby działania były jak najbardziej opłacalne;
4.           Ściśle współpracuj z logistyką i zaopatrzeniem oraz działem HR, aby zapewnić odpowiednią jakość wszystkich dokumentów sprawozdawczości finansowej i spełniać wymogi raportowania.
 
Zarządzanie i rozwój personelu

1.         Monitoruj, czy zespół finansowy ma odpowiedni personel;
2.           Monitoruj, czy zespół finansowy rozumie swoje obowiązki i jest w stanie wykonywać swoje funkcje;
3.           Zarządzaj zespołem finansowym; ustalaj oczekiwania, w razie potrzeby zapewniaj przywództwo i wsparcie techniczne oraz regularnie oceniaj bezpośrednich podwładnych;
4.           Wdrażaj strategie rozwoju personelu i systemy zarządzania wydajnością do procesu budowania zespołu. Wdrożenie systemu zorientowanego na wyniki i monitorowanie.

Wymagane umiejętności i wiedza:

• Magister finansów
< li>Co najmniej 2 lata praktycznego doświadczenia w pracy w organizacji o złożonej strukturze
• Doświadczenie w zarządzaniu projektami finansowymi i spełnianiu wymagań różnych darczyńców instytucjonalnych
• Minimum 2 lata doświadczenie w zarządzaniu w środowisku korporacyjnym lub w międzynarodowych organizacjach pozarządowych (NGO), w tym w opracowywaniu i wdrażaniu usług wsparcia strategicznego i operacyjnego.
• Doskonałe umiejętności przywódcze i interpersonalne.
• Umiejętności skutecznie planować i organizować znaczny nakład pracy, który obejmuje różnorodne i złożone zadania.
• Doświadczenie w przygotowaniu do badania, wspieraniu procesów kontrolnych, a także pracy w obszarze podatków, deklaracji podatkowych i audyty podatkowe.
• Wysoko rozwinięte umiejętności analityczne, umiejętność planowania strategicznego i podejmowania decyzji, a także umiejętność pracy z kilkoma priorytetami jednocześnie.
• Umiejętność dotrzymywania terminów, przewidywania potencjalnych przeszkód i proponować rozwiązania.
• Wysoki poziom znajomości podstawowych aplikacji biurowych, w tym Microsoft 365.
• Doskonałe umiejętności negocjacyjne i reprezentacji.
• Doskonałe umiejętności komunikacji w mowie i piśmie.
• Płynna znajomość języka angielskiego.
• Dostępność FOP (trzecia grupa).
   
  Oferta People in Peril:
  
  1.            Wynagrodzenie od 95 000 UAH brutto/miesiąc w zależności od doświadczenia i skali wynagrodzeń PIP (etat);
  2.           Możliwości edukacji, szkoleń i rozwoju potencjału;
  3.           25 dni płatnego urlopu rocznie; dodatkowe 3 dni w przypadku choroby;
  4.           Zwrot kosztów podróży na terenie Ukrainy;
  5.           Aktywny udział we wzroście i rozwoju organizacji jako jednej z największych słowackich organizacji humanitarnych na Ukrainie.
• Miejsce pracy: Ukraina, Użgorod (Zakarpacie) lub Kijów
• Warunki pracy: umowa na pełen etat (40 godzin tygodniowo)
• Czas trwania umowy: 12 miesięcy z 3-miesięcznym okresem próbnym, możliwość przedłużenia po 12 miesiącach w przypadku uzyskania dofinansowania dostępny< /li>
• Termin rozpoczęcia: jak najszybciej
   
  Proces rekrutacji:
  Zainteresowanych kandydatów zapraszamy do aplikowania poprzez przesłanie CV i krótkiej motywacja do adres e-mail [email protected] z tematem listu "Head of Finance UA".
  Na pierwszą rozmowę kwalifikacyjną zostaną zaproszeni wyłącznie kandydaci z krótkiej listy.
  Uwaga: ze względu na pilny charakter uzupełnienia wakatów, rekrutacja będzie przebiegać w sposób elastyczny, a People in Peril zastrzega sobie prawo do rekrutacji kandydatów przed terminem.