Specjalista ds. grantów i finansów w Plan International

Kim jest Plan International?

Plan International to niezależna organizacja zajmująca się prawami dziecka i organizacją humanitarną, której celem jest zapewnienie dzieciom życia wolnego od biedy, przemocy i niesprawiedliwości.

Aktywnie jednoczymy dzieci, społeczności i inne osoby, które podzielają naszą misję wprowadzania pozytywnych, trwałych zmian w życiu dzieci i młodych ludzi. Wspieramy dzieci w zdobywaniu umiejętności, wiedzy i pewności siebie, których potrzebują, aby dochodzić swoich praw do spełnionego życia, dziś i w przyszłości. Koncentrujemy się szczególnie na dziewczętach i kobietach, które najczęściej pozostają w tyle.

Od ponad 75 lat i jesteśmy obecnie aktywni w ponad 70 krajach.

Jak działa Plan International odpowiedział na kryzys ukraiński?

Od marca 2022 r. Plan International reaguje na kryzys we współpracy z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego w Polsce, Rumunii i Mołdawii, aby wyjść naprzeciw potrzebom osób dotkniętych kryzysem oraz społeczności goszczących, a teraz jesteśmy gotowi rozszerzyć naszą działalność na Ukrainie sam w sobie.

Wspieramy zintegrowaną edukację i ochronę dzieci, obejmującą wsparcie w zakresie zdrowia psychicznego i psychospołecznego (MHPSS), za pomocą gotówki i bonów (CVA) jako modalność.

Co możesz zabrać ze sobą?

Wiemy, że kryzys ten będzie miał druzgocące, długoterminowe skutki dla kobiet i dzieci w regionie, a Plan International odegra kluczową rolę w reagowaniu na te potrzeby, kontynuując rozpoczynanie działalności w każdym z czterech krajach Planujemy przejście z obecnego wsparcia świadczonego globalnie przez zespoły Plan International na zatrudnienie lokalne, na dłuższy okres.

Osoba na tym stanowisku raportuje do Menedżera ds. finansów Ukrainy i jest odpowiedzialna za zarządzanie dotacjami – w tym: zarządzanie dochodami i budżetem, raportowanie i analizę dotacji, wizyty w terenie i budowanie potencjału partnerów oraz audyt dotacji zgodnie z wymaganiami darczyńców Osoba na tym stanowisku zapewnia także wsparcie techniczne i doradztwo w zakresie skutecznego zarządzania dotacjami zgodnie z rygorystycznymi wymogami dotyczącymi zgodności z przepisami dotyczącymi darczyńców.

Odpowiedzialność

· Zapewnia przekrojowe wsparcie techniczne i porady dotyczące skutecznego zarządzania dotacjami na poziomie krajowym.

· Wspieraj punkty kontaktowe projektu i finansów podczas miesięcznego monitorowania budżetu w porównaniu z wydatkami projektu ECHO. Syntetyzuj zagadnienia na poziomie przywództwa.

· Konsoliduj i przesyłaj do Ukrainy, kraju Finance manager listy uzgadniania miesięcznych dotacji

· Upewnij się, że dane projektu są prawidłowo włączone zarówno do SAP, jak i Power BI oraz w powiązaniu z budżetem głównym Ukrainy.< /p>

· Monitoruj i koordynuj raportowanie finansowe dotyczące dotacji partnerów w ramach projektów finansowanych z dotacji.

· Zbieraj, sprawdzaj i archiwizuj dokumentację uzupełniającą sprawozdania finansowe.

· Opracuj skonsolidowane sprawozdania finansowe zapewniające jakość przed ich przesłaniem do Menedżera ds. finansów Ukrainy i dalej do Plan International Germany.

· Zapewnij zgodność z wymogami darczyńców dotyczącymi dotacji.

· Wsparcie zarządzania budżetem dotacji w celu zapewnienia dokładności i kompletności, aktywnie monitorując wskaźniki wydatków i niepełnych wydatków.

· Wspieraj personel Programu we wszelkich zmianach i modyfikacjach dotacji i umów oraz jasno przekazuj te kwestie odpowiednim współpracownikom.

· Konsoliduj dwumiesięczne zapotrzebowanie na gotówkę w oparciu o potrzeby programu i zespołów wsparcia

· Zapewnienie terminowego przekazywania dochodów z dotacji zgodnie z umowami.

· Obsługuje procesy uruchamiania, śródokresowego i zamykania dotacji zgodnie z wymaganiami Plan International i Darczyńców.

· Koordynuje i ułatwia audyt projektu finansowanego z dotacji zgodnie z umową.

· Asysta Koordynatora Partnerstwa w prowadzeniu programów szkoleniowych w zakresie dotacji i finansów dla partnerów.

· Utrzymywanie dobrej komunikacji między zespołami, zapewnienie dobrej dynamiki zespołu i zapewnienie skutecznych kanałów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej związanej z grantami oraz ich przestrzeganie.

· Prowadzenie budowania potencjału w zakresie zarządzania dotacjami i wydatkami finansowymi, w tym w zakresie zasad i procedur dotyczących zgodności finansowej.

· Wspieranie rozwoju i utrzymywania kompleksowego systemu zarządzania informacjami i archiwizowania, który gwarantuje, że wszystkie dokumenty finansowe darczyńców są odpowiednio i aktualne.

· Współpracuj z kierownikiem projektu, programami i kierownikiem finansowym, aby zapewnić terminowe dostarczanie wysokiej jakości raportów, które spełniają wymagania darczyńców i Plan International.

· Wspólnie z zespołem finansowym pomagaj kierownikom technicznym programu i partnerom projektu w zrozumieniu wymogów dotyczących sprawozdawczości finansowej.

Wiedza techniczna, umiejętności i wiedza

Podstawowa wiedza

· Odpowiednie doświadczeniewykształcenie wyższe i wyższe – od 0 do 5 lat – w dziedzinie finansów: rachunkowość; raportowanie; finansowanie dotacji; planowanie i analiza finansowa itp.

· Kwalifikowany lub częściowo wykwalifikowany księgowy.

· Znajomość odpowiedniego ustawodawstwa ukraińskiego

· Znajomość zagadnień kontroli wewnętrznej, audytu i/lub zarządzania finansami.

· Solidna wiedza specjalistyczna w zakresie systemów finansowych. Biegła obsługa złożonych systemów finansowych, w tym wielowalutowych pakietów księgowych / ERP.

· Znajomość i doświadczenie w korzystaniu z SAP i Microsoft D365

· Znajomość MS Excel

· Doświadczenie w projektach finansowanych przez darczyńcy międzynarodowi (doświadczenie z niemieckimi darczyńcami instytucjonalnymi GFFO lub BMZ będzie dodatkowym atutem)

· Znajomość wymagań głównych darczyńców nadzwyczajnych i doświadczenie w budżetowaniu i raportowanie do darczyńców.

· Wykazywane zrozumienie sektora pomocy humanitarnej i sposobów pracy.

· Doświadczenie w pracy w INGO lub NGO na poziomie biura terenowego i/lub krajowego.

Niezbędne umiejętności< /p>

· Silne umiejętności komunikacji interpersonalnej w formie pisemnej i ustnej oraz umiejętność komunikowania się z pracownikami o różnym poziomie zrozumienia finansów.

· Dobra praktyczna znajomość języka angielskiego i ukraińskiego w mowie i piśmie.

· Koncentruje się na rozwiązaniach; potrafi efektywnie koordynować i planować pracę, aby dotrzymać terminów i skutecznie ustalać priorytety; dostarczać na czas i w zakresie z niejednoznacznością.

· Dobre umiejętności numeryczne;

· Potrafi dobrze pracować pod presją; dobrze radzi sobie w dynamicznych, płynnych środowiskach: potrafi się dostosować i jest proaktywny.

· Potrafi budować sieci i partnerstwa w trudnych warunkach, aby promować wysoką wydajność.

· Wartości pracujące w zespole, chcące brać na siebie więcej obowiązków i wspierać członków zespołu;

· Doświadczenie w zarządzaniu personelem, nadzorowaniu lub budowaniu potencjału.

· Wrażliwość na szeroki zakres kultur i kontekstów

· Wyjątkowe umiejętności zarządzania interesariuszami, w tym wystarczająca wiarygodność polityczna do pracy na wszystkich poziomach w zespołach finansowych Global Hub;

· Praca jest dokładna, dokładna, metodyczna i dobrze zorganizowana;

Podstawowe zachowania

· Zaangażowany w strategię i wartości Plan International

· Gracz zespołowy, ceni międzykulturowość i różnorodność

· Dobre umiejętności budowania relacji;

· Komunikuje się jasno i efektywnie;

· Potrafi spokojnie pracować pod ekstremalną presją, w zmiennym i niepewnym środowisku oraz w nieprzewidywalnych (długich) godzinach podczas reagowania kryzysowego

· Jest wytrwały i zapewnia rozwiązanie problemów.

· Wykazuje uczciwość i przejrzystość w pociąganiu siebie i innych do odpowiedzialności za realizację ustalonych celów i standardów postępowania Planu

Zaplanuj wartości międzynarodowe w praktyce

Jesteśmy otwarci i odpowiedzialni

• Promuje kulturę otwartości i przejrzystości, także w kontaktach ze sponsorami i darczyńcami.
• Trzyma siebie i innych odpowiedzialnych za osiągnięcie najwyższych standardów uczciwości.
• Konsekwentne i sprawiedliwe traktowanie ludzi.
• Jesteś otwarty na błędy i chcesz się na nich uczyć.
• Odpowiadamy za to, że jesteśmy organizacją bezpieczną dla wszystkich dzieci, dziewcząt i młodzi ludzie

Dążymy do uzyskania trwałego efektu

• Wyraża jasny cel dla personelu i stawia wysokie oczekiwania.
• Tworzy klimat ciągłe doskonalenie, otwarty na wyzwania i nowe pomysły.
• Koncentruje zasoby, aby wprowadzać zmiany i maksymalizować długoterminowy wpływ, reagując na zmienione priorytety lub kryzysy.
• Oparte na dowodach i oceniające skuteczność.

Dobrze nam się współpracuje

• Szuka konstruktywnych rezultatów, słucha innych i, jeśli to konieczne, jest gotowy na kompromis.
• Buduje konstruktywne relacje w całym Plan International, aby wspierać nasze wspólne cele.
• Buduje relacje oparte na zaufaniu i relacje, w których wygrywają obie strony, z fundatorami, partnerami i społeczności.
• Łączy się z innymi osobami spoza organizacji i dobrze współpracuje z nimi, aby budować lepszy świat dla dziewcząt i wszystkich dzieci.

Włączamy i wzmacniamy

• Umożliwiamy naszym pracownikom dawanie z siebie wszystkiego i rozwijanie swojego potencjału
• Szanujemy wszystkich ludzi, doceniamy różnice i kwestionujemy równość w naszych programach i miejscu pracy
• Wspieramy dzieci, dziewczęta i młodzież w zwiększaniu ich pewności siebie i zmiany własnego życia

Pamiętaj, że Plan International nigdy nie będzie wysyłać niechcianych e-maili z prośbą o płatność od kandydatów.