Asystent ds. finansów i subfunduszy w IREX / International Research and Exchanges Board

Kim jesteśmy

W IREX dążymy do stworzenia bardziej sprawiedliwego, dostatniego i włączającego świata – w którym jednostki osiągają swój pełny potencjał, a rządy służyć swoim ludziom, a społeczności prosperują. 

 Ale na całym świecie utrzymujące się ubóstwo, represje i niesprawiedliwość uniemożliwiają zbyt wielu ludziom osiągnięcie pełnego potencjału.  Aby rozwiązać te problemy, skupiamy się na ludziach, a nie na szczepionkach, drogach czy studniach. Wspieramy osoby i instytucje w tworzeniu zmian we własnych społecznościach i tworzeniu pomostów między narodami między ludźmi. 

IREX współpracuje z partnerami w ponad 100 krajach w czterech obszarach niezbędnych do postępu: kształtowanie liderów, wzmacnianie pozycji młodzieży, wzmacnianie instytucji oraz zwiększanie dostępu do wysokiej jakości edukacji i informacji.

Finanse i Usługi Asystenta Subgranta będą zamawiane w pełnym wymiarze godzin, aby zapewnić sprawne operacje finansowe biura IREX w Kijowie i zapewnić wsparcie dla wszystkich programów wdrażanych przez IREX na Ukrainie, pomagając zespołom w zakresie finansów, zaopatrzenia i kwestie związane z subgrantami. To stanowisko raportuje bezpośrednio do starszego kierownika ds. finansów i budżetu i będzie ściśle współpracować ze starszym księgowym, księgowym oraz starszym koordynatorem ds. finansów i subgrantów.

Czy jesteś kolejnym członkiem naszego zespołu?

• Stopień licencjata
• Minimum ponad rok odpowiedniego doświadczenia
• Zrozumienie rachunkowości i księgowość procedur
• Zaawansowana znajomość MS Office
• Znajomość programów księgowych takich jak 1C, QuickBooks, SAP Concur Expense & Invoice będzie dodatkowym atutem)
• Doskonała znajomość ilościowa i jakościowa umiejętności analityczne
• Bardzo dobra dbałość o szczegóły, rzetelność, dokładność i dokładność liczb
• Umiejętności samoorganizacji, umiejętność pracy z dużą liczbą transakcji/dokumentów i przestrzegania ścisłych terminów
• Musi posiadać silne umiejętności międzykulturowe i komunikacyjne
• Musi być w stanie wykonywać wiele zadań jednocześnie i zachowywać spokojną, przyjazną postawę w stresujących sytuacjach
• Wyższy średniozaawansowany poziom Język angielski jest koniecznością
• Należy przedstawić ważny dowód posiadania nieograniczonego zezwolenia na pracę na Ukrainie.

 Twój codzienny Zadania

Finanse:

• Pod nadzorem starszego menedżera ds. finansów i budżetu pomaganie w sporządzaniu miesięcznych raportów z wydatków (wprowadzanie wydatków codziennie do QuickBooks; skanuj dokumentację zapasową wydatków i dołączaj do transakcji QB co dwa tygodnie).
• Śledź i uzgadniaj wyciągi bankowe w QuickBooks.
• Zbieraj, archiwizuj i organizuj oryginały podstawowej dokumentacji (faktury i akty odbioru, umowy, kontrakty).
• Wsparcie personelu finansowego i programowego w zarządzaniu SAP Concur (Ukraina): przeglądanie dostawców, zamówień zakupu (notatek dotyczących działań zakupowych) i faktur, skonsultuj się z lokalnymi zespołami programu w sprawie zakupów, upewniając się, że cała dokumentacja jest zgodna z zasadami i procedurami IREX.
• Zweryfikuj dokumentację potwierdzającą płatności zgodnie z przepisami lokalnymi i przepisami darczyńców (zezwolenia, faktury, notatki itp.)
• Trw razie potrzeby przeanalizuj uzupełniające dokumenty księgowe i płatnicze.
• Przygotuj płatności bankowe w programie Internet Client Bank do dalszego przetwarzania (monitoruj dostępność środków w walucie lokalnej; upewnij się, że wymiany walut są prawidłowe, aby zminimalizować zyski/straty walutowe ).
• Prowadź księgę rejestracyjną dokumentów pełnomocnictwa do odbioru towarów od dostawców, przygotowuj je na żądanie.
• Dostarczaj dokumentację uzupełniającą do sprawozdań dawców i wniosków o audyt, jeśli to konieczne.
• Pomoc w umowach przegląd.
• Wsparcie zespołu finansowego w razie potrzeby.
• Inne obowiązki zgodnie z przydzielonymi.

Subgranci:

• Pod nadzorem Starszego Menedżera ds. Finansów i Budżetu zapewniamy pomoc w zarządzaniu poddotacjami. Obejmuje to zadania takie jak projektowanie poddotacji, konkurs, należyta staranność, negocjacje, przygotowanie dokumentów poddotacji, administracja, monitorowanie i zamknięcie.
• Zapewnij aktualność i terminowe przesyłanie plików poddotacji do wewnętrznego zarządzania dokumentami online IREX systemów.
• Pomoc we wszelkiej wewnętrznej koordynacji działań związanych z opracowywaniem i realizacją subgrantów, w tym wewnętrznych procedur certyfikacji/rozliczeń, monitorowania finansowego i terminowych wypłat płatności sposób.
• Pomoc starszemu menedżerowi ds. finansów i budżetu w przeglądaniu budżetów i raportów z wydatków, a także przekazywanie informacji zwrotnych i zaleceń dotyczących zmian.
• Pomoc w generowaniu różnej dokumentacji poddofinansowania, takiej jak umowy o poddotację i modyfikacje, inne wymagane dokumenty.
• Inne przydzielone obowiązki.

Przeprowadzamy weryfikację przeszłości wszystkich wybranych kandydatów.

To stanowisko opiera się w Kijowie na Ukrainie.

To stanowisko nie kwalifikuje się do sponsorowania imigracyjnego.

PROSZĘ NIE TELEFONOWAĆ

EOE – pracodawca zapewniający równe szanse

Jesteśmy pracodawcą zapewniającym równe szanse, także dla osób niepełnosprawnych/weteranów.

Aby zastosować: Zainteresowani kandydaci proszeni są o przesyłanie CV i listów motywacyjnych na adres [email protected]  tak szybko, jak to możliwe, podając w temacie nazwę stanowiska. Rozmowy kwalifikacyjne będą prowadzone w sposób ciągły. Stanowisko jest otwarte do momentu obsadzenia.

Termin składania wniosków:   Stanowisko otwarte do momentu zapełnienia. Zgłoszenia będą rozpatrywane na rolcepodstawa lingu. Skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami wybranymi na rozmowę kwalifikacyjną.