Specjalista ds. finansów w HELVETAS Swiss Intercooperation

1. Kontekst

HELVETAS to największa szwajcarska organizacja pozarządowa posiadająca podwójny mandat w zakresie długoterminowego rozwoju i pomocy humanitarnej. Od kilku lat jest obecna na Ukrainie, realizując projekty rozwojowe głównie za pośrednictwem partnerów lokalnych.

W 2022 roku HELVETAS zainicjował pomoc doraźną. Obecnie budujemy naszą obecność operacyjną, aby zapewnić kompleksową reakcję na obecny kryzys humanitarny. HELVETAS planuje działać na Ukrainie przez następne 5 lat.

 1. Warunki wstępne

HELVETAS jest największą szwajcarską firmą spoza branży organizacja rządowa posiadająca podwójny mandat: długoterminowy rozwój i pomoc humanitarna. Na Ukrainie jest obecna od kilku lat, realizując projekty rozwojowe głównie za pośrednictwem partnerów lokalnych.

W 2022 roku HELVETAS zainicjował świadczenie pomocy doraźnej. Obecnie budujemy naszą obecność operacyjną, aby zapewnić kompleksową reakcję na trwający kryzys humanitarny. HELVETAS planuje pracować na Ukrainie przez najbliższe 5 lat.

2. Cele doradztwa i główne zadania konsultantów:

• Wspieranie menedżera finansowego w przeglądaniu wszystkich raportów finansowych i dokumentów potwierdzających organizacji partnerskich;
• Przygotowuj płatności bankowe i gotówkowe;
• Pamiętaj o codziennej aktualizacji dzienników wydatków i ksiąg kasowych w programie Excel, aby odzwierciedlić rzeczywisty stan istniejącego stanu środków pieniężnych i salda bankowego we wszystkich walutach;
• Przesyłaj wyciągi bankowe i podpisywał inwentarz gotówkowy i księgi kasowe menedżerowi finansowemu przed piątym dniem każdego miesiąca kalendarzowego;
•  Upewnij się, że księgowość na koniec miesiąca jest przeprowadzana, w tym przeliczenie środków pieniężnych i uzgodnienie bankowe, odbywa się terminowo;
• Upewnij się, że wszystkie wydatki są co miesiąc wprowadzane do programu księgowego BAS dla celów księgowych zgodnie z ukraińskim ustawodawstwem;
•  Zatwierdź i podpisz zapotrzebowania na zakup, zatwierdzenie płatności ze strony finansów side;
•  Zapewnij, że zapisy księgowe są dokonywane zgodnie z wewnętrznymi wytycznymi i ukraińskim ustawodawstwem, dokładnie i terminowo, przeglądając i zatwierdzając dzienniki przed ich opublikowaniem;
•  Zapewnij, że zeskanowane kupony są zapisywane w OneDrive na co miesiąc;
• Sprawdzaj dzienniki pokładowe i formularze obliczeń paliwa dostarczone przez Menedżera Logistyki, przekazuj zaliczki i zwroty paliwa.
• Aktywnie bierz udział w harmonizacji procesów operacyjnych praca: dzielenie się pomysłami, tworzenie narzędzi, aktualizacja wytycznych itp.;
•  Zapewnij alokację kosztów wsparcia (paliwa, wynagrodzeń, czynszu itp.) w oparciu o rozliczalne dyski kosztowe poparte odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi;
• Inne obowiązki służbowe dotyczące zadań operacyjnych działu finansowego.

2. Cel doradztwa i główne zadania konsultantów

• Wspomaganie menedżera finansowego w sprawdzaniu wszystkich raportów finansowych i towarzyszących dokumentów organizacji partnerskich;
• Przygotowanie banku i płatności gotówkowe;
• Zapewnianie codziennej aktualizacji rejestrów wydatków i ksiąg kasowych w formacie Excel w celu odzwierciedlenia rzeczywistej gotówki w kasie i salda bankowegobilans we wszystkich walutach;
• Przekazuj wyciągi bankowe i podpisane księgi kasowe kierownikowi finansowemu do 5 dnia każdego miesiąca kalendarzowego;
• Zapewniaj terminowe księgowanie na koniec miesiąca, w tym przeliczanie środków pieniężnych i uzgadnianie rachunków bankowych;
• Zapewnianie miesięcznego wprowadzania wszystkich wydatków do programu księgowego BAS dla celów księgowych zgodnie z ustawodawstwem ukraińskim;
• Sprawdzanie i podpisywać wnioski o zakup, zatwierdzać płatności z działu finansowego;
• Zapewnić dokładne i terminowe transakcje księgowe zgodnie z instrukcjami wewnętrznymi i ustawodawstwem ukraińskim poprzez sprawdzanie i zatwierdzanie dzienników przed ich dokonaniem;
• Zapewnianie miesięczne zapisywanie zeskanowanych voucherów w OneDrive;
• Sprawdź dokumenty podróżne i formularze kalkulacji paliwa dostarczone przez kierownika logistyki, przekaż zaliczki za paliwo i zwraca koszty paliwa.
• Aktywny udział w harmonizacji pracy operacyjnej: dzielenie się pomysłami, tworzenie narzędzi, aktualizacja instrukcji itp.;
•  Zapewnienie podziału kosztów wsparcia (paliwo , płace, czynsz itp.) w oparciu o rozliczalne kalkulacje kosztów poparte odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi;
• Inne obowiązki służbowe związane z zadaniami operacyjnymi instytucji finansowej dział.
  

3. Wymagania

• Minimalnie 3 lata odpowiedniego doświadczenia.
• Dobra znajomość pakietu MS Office, w tym Excel, 1C, BAS.
• Dobra organizacja umiejętności i dbałość o szczegóły
• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie

Wymagania

• < span style="font-style: inherit; Font-weight: inherit">Minimalnie 3 lata odpowiedniego doświadczenia
• Dobra znajomość obsługi programów MS Office, w szczególności Excel, 1C, BAS.
• Doskonałe umiejętności organizacyjne oraz dbałość o szczegóły
• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie

4. Produkty

W trakcie tych konsultacji oczekuje się następujących wyników:

Arkusz czasu pracy.

5. Wyniki

Podczas tej konsultacji oczekuje się następujących wyników:

Tabela.

6. Ramy czasowe zlecenia i programowania

Okres czasowy doradztwa obejmuje okres od 2 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r. w pełnym wymiarze godzin. Konsultant dostarczy arkusze czasu pracy na wszystkie dni robocze z odpowiednimi czynnościami (wzór zostanie dostarczony). 

7. Ramy czasowe zadania i programowania

Konsultant będzie pracował od 2 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2025 r. w pełnym wymiarze czasu pracy. Konsultant dostarczy kartę czasu pracy obejmującą wszystkie godziny pracydni z odpowiednimi zajęciami (zostanie dostarczony szablon).

8. Logistyka

Wsparcie logistyczne na Ukrainie zapewnią biura HELVETAS Ukraine w Kijowie. 

9. Logistyka

Wsparcie logistyczne na Ukrainie zapewni biuro HELVETAS Ukraine w Kijowie.

10. Raportowanie

Konsultant będzie raportował bezpośrednio do kierownika finansowego.

11. Raportowanie

Konsultant będzie raportował bezpośrednio do Dyrektora Finansowego.