Przedstawiamy pakiet bez prowizji za zatrudnienie!
Publikuj oferty pracy
Zatrudniaj bez prowizji
Asystent FIN/HR w Medair Ukraine
54 wyświetlenia
Medair Ukraine
Gratulacje! Dziękujemy za zainteresowanie ofertami pracy w naszej organizacji – Oddział Medair na Ukrainie.
Nasz międzynarodowy zespół stara się służyć najbardziej bezbronnym grupom ludności na świecie, zapewniając praktyczną i pełną współczucia pomoc . Do realizacji misji na Ukrainie poszukujemy Asystenta ds. Finansów i Zasobów Ludzkich (FHRA), który będzie odpowiedzialny za wsparcie wszystkich bieżących procesów finansowych i kadrowych w biurze w Charkowie.
Jeśli chodzi o finanse, jest to Asystent zapewnia rzetelną i terminową realizację płatności oraz przygotowanie raportów księgowych zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (dokumenty sprawozdawcze, rachunki bankowe i wpływy) w celu prawidłowego zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Na co dzień zapewnia realizację różnych funkcji księgowych niezbędnych do zabezpieczenia potrzeb finansowych programu reagowania kryzysowego na Ukrainie, a także zapewnienia prawidłowego i zgodnego z instrukcjami przeprowadzania i rejestrowania wszystkich transakcji finansowych darczyńców, centrala i biura terenowe.
W obszarze zarządzania personelem, pod ogólnym kierownictwem Szefa Działu Zarządzania Personelem, wsparciem dla Działu Zarządzania Personelem będzie Asystent ds. Finansów i Kadr w zapewnieniu skuteczności i efektywne zarządzanie personelem w biurze z zachowaniem wysokiej jakości, dokładności i konsekwencji. Asystent przeprowadzi prace wyjaśniające i zastosuje polityki, zasady i regulacje dotyczące zarządzania personelem, wdroży wewnętrzne procedury rekrutacji personelu, obsadzania wakatów, przeprowadzania audytów, dokumentowania podróży służbowych.
Przegląd projektu: Medair (Medair) to międzynarodowa chrześcijańska organizacja humanitarna, która zapewnia pomoc w nagłych wypadkach osobom najbardziej bezbronnym podczas konfliktów, chorób i katastrof, aby zapewnić swoje życie w godności i nadziei. Swoją działalność na Ukrainie rozpoczęła na początku marca 2022 roku w wyniku eskalacji rosyjskich działań wojskowych na Ukrainie. Medair realizował liczne działania w różnych sektorach takich jak: mieszkalnictwo, opieka zdrowotna, informacja gotówkowa i niefinansowa, wsparcie społeczne, WASH, zdrowie psychiczne. Zespoły Medair zlokalizowane są na wschodzie, północy i zachodzie Ukrainy, aby zapewnić wielosektorowe podejście do pomocy. Poszukujemy wykwalifikowanego specjalisty, który dołączy do nas we wspieraniu bezbronnych społeczności.
Chcesz dowiedzieć się więcej o organizacji i jej historii? Zapraszamy na stronę www.medair.org
SZCZEGÓŁOWY OPIS STANOWISKA
KONTAKT FUNKCJONALNY
(z którym asystent współdziała w procesie wykonywania swoich obowiązków)
Wewnętrzny:
Menedżer finansowy, menadżer HR, menadżer HR wsparcie projektowe, starszy finansowy menedżer, specjaliści HR, logistycy, księgowi, kierownicy projektów, koordynatorzy projektów, cały personel krajowy i inny personel Medair, w razie potrzeby.
Zewnętrzne:
Lokalni dostawcy, usługi dostaw i wynajmu samochodów, władze lokalne, partnerzy z innych organizacji pozarządowych, audytorzy i administratorzy w centrali.
OBOWIĄZKI I GŁÓWNE DZIAŁANIA:
Ogólne
- Przestrzeganie wartości Medair i promowanie dobrego samopoczucia zespołu jako jego aktywny członek.
Działalność finansowa
A) Przetwarzanie płatności
- Terminowe przetwarzanie dokumentów płatności.
- Przedkładaj dokumenty płatności do zatwierdzenia i upewnij się, że prawidłowo załączasz rachunki jako dowód potwierdzenia od sprzedawców/dostawców.
- Współpracuj z instytucjami finansowymi działu we wszystkich kwestiach związanych z dostawa gotówki do biura.
- Prawidłowo i odpowiednio odwołuj się do dokumentów płatności i chroń je przed duplikatami.
- Podczas przetwarzania płatności przestrzegaj procedur, zasad, Podręcznika finansów i zaopatrzenia Medair.
- Monitoruj, czy zaliczki gotówkowe są księgowane, a wydatki rejestrowane terminowo, zgodnie z wymaganiami sprawozdania finansowego.
B) Zarządzanie środkami pieniężnymi
- utrzymuj wystarczającą ilość gotówki (jeśli to możliwe), w biurze nie powinno jej nigdy brakować.
- Należy przeprowadzać liczenia dzienne, tygodniowe, miesięczne i roczne kasę i uzgadniaj ją z raportami księgowymi.
- Przygotowuj tygodniowe prognozy zapotrzebowania gotówkowego bazy przy udziale zespołu logistyki i programów.
C) Audyt i wewnętrzne kontrola
strong>
- Weź aktywną rolę w utrzymywaniu kontroli wewnętrznej, zapewnieniu zgodności z ustalonymi procedurami i zerowej tolerancji dla oszustw.
- Audyt zalecenia istotne dla zakresu obowiązków, przeprowadzane są w ciągu dwóch miesięcy od daty publikacji raportu z audytu (zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego).
- Zapewnienie pomocy w uzyskaniu niezbędnej dokumentacji i próbek ułatwiających sprawne przeprowadzenie audytu.
- Zapewnienie pomocy w uzyskaniu niezbędnej dokumentacji i próbek ułatwiających sprawne przeprowadzenie audytu.
- Zapewnienie pomocy w uzyskaniu niezbędnej dokumentacji i próbek ułatwiających sprawne przeprowadzenie audytu.
p>
D) Zobowiązania
- Przejrzyj konta, aby potwierdzić, że wydatki są przypisane do prawidłowego konta KG, funduszu, projektu, sektora, lokalizacji i zgodności z zasadami rachunkowości księgowość.
- Weź udział w miesięcznym i rocznym zamknięciu ksiąg.
- Narzędzie do zarządzania dotacjami - jeśli to możliwe, regularnie korzystaj z narzędzia do zarządzania dotacjami w celu identyfikacji darczyńcy i przypisania różnych wydatków w różnych okresach cyklu projektu.
E) Archiwizacja
- Zapewnij codzienne skanowanie i przechowywanie w chmurze Sharepoint przejrzystych i czytelnych danych finansowych dokumenty,
- Kontroluj, czy dokumenty finansowe są przechowywane w całości, zarówno w wersji papierowej, jak i zeskanowanej.
F) Szkolenia
- Zaznajomienie nowych pracowników z pracą działu finansowego działu (uzupełnienie PDF, prawidłowe zrozumienie Planu Kont).
Działania związane z zasobami ludzkimi
G) Przetwarzanie płatności
- Odpowiedzialny za utrzymanie skutecznego i dokładnego systemu prowadzenia dokumentacji kadrowej, który ułatwiaw razie potrzeby odzyskuje dokumenty i informacje.
- Opracowuje i utrzymuje niezawodny system śledzenia pracy, stale go aktualizuje i dostarcza informacje HRM i zastępcy HRM o zmianach.
- Tworzy akta osobowe dla nowych pracowników i zapewnienie dostępności wszystkich niezbędnych dokumentów w aktach osobowych
- Terminowe przetwarzanie informacji do legitymacji pracowników Medair
H) Zarządzanie kontraktami- Zapewnienie dostępności, rozliczanie, prawidłowe podpisywanie wszelkich umów i innych porozumień umownych, a także monitorowanie ich realizacji w razie potrzeby.
- Aktywnie śledź kopie umów i wszelkich innych dokumentów mających wpływ na płace (wypowiedzenia umowy, dokumenty o zwolnieniu)
- Śledź opinie na temat ujawnianych wywiadów z pracownikami.
I) Funkcja wsparcia audytu
— odpowiedzialna za dostarczanie dokumentacji pomocniczej i zarządzanie wszelkimi procesami audytu, które mogą być wymagane przez kierownictwo zgodnie z prośbami darczyńców. Na przykład: ECHO, OFDA, CHF itp. Prowadź akta, skanuj i dostarczaj audytorom wszystkie niezbędne dokumenty.
J) Delegowany organ
- Utrzymuj i zapewniaj poufność informacji o pracownikach
< p >- Współpracuj z odpowiednimi współpracownikami, aby zapewnić terminowe zarządzanie procesami HR- Monitoruj, czy wszystkie praktyki zatrudniania personelu rekrutowanego na szczeblu krajowym są zgodne z lokalnymi przepisami prawa pracy ustawodawstwo
ŻYCZENIA DLA KANDYDATA:
KWALIFIKACJE / DOŚWIADCZENIE:
Kwalifikacje zawodowe - dyplom z zakresu dziedzina zarządzanie personelem, administracja lub finanse/księgowość, administracja biznesowa, zarządzanie. PREFEROWANE wykształcenie wyższe w obszarze HR lub administracji biznesowej. Certyfikowany księgowy.
Doświadczenie zawodowe - 1 rok w obszarze finansów lub zarządzania personelem i/lub doświadczenie administracyjne/archiwalne, najlepiej w organizacji pozarządowej; Ponad 2-letnie doświadczenie w finansach i HR będzie dodatkowym atutem. Doświadczenie w pracy w logistyce - 1 rok w organizacji pozarządowej.
Języki - biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie), biegła znajomość języka ukraińskiego z dobrą znajomością gramatyki (w mowie i piśmie) pisemne)
IT - Możliwość pracy z pakietem Microsoft Office, w tym Outlook, Word i Excel. POŻĄDANE - Doświadczenie w obsłudze pakietów księgowo-logistycznych, programach kadrowo-płacowych.
UMIEJĘTNOŚCI
Motywacja- chęć służenia innym, wysoka motywacja. POŻĄDANE Współczujący, zorientowany na cel, energiczny, niezależny, entuzjastyczny, energiczny.
Praca zespołowa - Gracz zespołowy, ale także zdolny do pracy niezależnej, dobre umiejętności interpersonalne i rozwiązywania konfliktów, może również dobrze pracować pracę w wielokulturowym zespole, zdecydowanym i pewnym siebie charakterze. POŻĄDANA Umiejętność zachęcania i wspierania.
Przystosowalność - umiejętność pracy pod presją i radzenia sobie z osobistym poziomem stresu, kreatywność, otwartość, elastyczność, zdolność do samokształcenia; dobre zrozumienie zagadnień międzykulturowych; umiejętność pracy w trybie wielozadaniowym, zachowania spokoju pod presją, myślenia przyszłościowego i pracy na czas; „dam radę”, pozytywne nastawienie i elastyczne podejście; zdolność do pracy w sposób poufny przez cały czas.
Wiedza techniczna – ogólne doświadczenie administracyjne poparte udokumentowanymi sukcesami w wykazywaniu dbałości o szczegóły, umiejętności pisania i komunikacji. Umiejętność rozwiązywania problemów. Zaangażowanie w najlepsze praktyki. Pomyślne doświadczenie w pracy ze szczegółowymi procesami i procedurami.
Zarządzanie i przywództwo - Dobra komunikacja i umiejętności przywódcze
Postawa w pracy - dbałość o szczegóły, zorganizowana, schludna, celowy, z analitycznym nastawieniem, potrafiący wspierać innych, grający w zespole.
Inne cechy - Uczciwy, niezawodny
ODDZIAŁ MEDAIR NA UKRAINIE stara się tworzyć zróżnicowane i włączające miejsca pracy i jest pracodawcą zapewniającym równe szanse zatrudnienia. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, skontaktuj się z nami.
CEL OGÓLNY
Praca jako ważny członek zróżnicowanego zespołu zaangażowanego w służbę światowym. najbardziej bezbronnym praktyczną i pełną współczucia opieką, za którą odpowiedzialny jest Asystent ds. finansów i zasobów ludzkich (FHRA). wspieranie Departamentu Finansów i Zasobów Ludzkich.
W zakresie finansów FHRA zapewni dokładne i terminowe przetwarzanie płatności oraz przygotowanie księgowości zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (rejestry gotówkowe księgowość, bankowość i rachunki) w celu dobrego zarządzania finansami firmy. Na co dzień FHRA pełni różnorodne funkcje księgowe wymagane do zapewnienia zaspokojenia potrzeb finansowych programu reakcji Ukrainy oraz tego, że wszystkie transakcje finansowe są przeprowadzane i rejestrowane rzetelnie i zgodnie z darczyńcą, centralą i wytyczne terenowe.
W odniesieniu do HR FHRA, pod ogólnym kierownictwem Menedżera Zasobów Ludzkich, będzie wspierać Dział HR w zapewnianiu skutecznego i wydajnego świadczenia usług HR w Biuro z wysokim poziomem jakość, dokładność i spójność. FHRA będzie odpowiedzialna za promowanie podejścia zorientowanego na klienta i wyniki, spójnego ze strategicznymi celami Medair dotyczącymi relacji People-to-People. FHRA będzie interpretować i stosować polityki, zasady i regulacje HR, wdrażać wewnętrzne procedury w zakresie rekrutacji, obsadzania, audytu, ułatwiania podróży.
PRZEGLĄD PROJEKTU
Wielosektorowy program pomocy obejmujący: świadczenie podstawowej opieki zdrowotnej, żywienia, promocji zdrowia i higieny, wody i urządzeń sanitarnych oraz dystrybucję NFI i schronisk awaryjnych w lokalizacjach stacjonarnych i ratowniczych na terenie całej Ukrainy. Celem jest pomoc w zmniejszeniu zachorowalności i śmiertelności w bezbronnych społecznościach na Ukrainie.
LINKI FUNKCJONALNE
Wewnętrzne:
Menedżer ds. finansów, Menedżer HR, Menedżer wsparcia projektu, Starszy specjalista ds. FIN i HR, FIN i HR Kierownicy, specjaliści ds. logistyki, księgowi, kierownicy projektów, koordynatorzy projektów, wszyscy pracownicy krajowi i w razie potrzeby inny personel Medair.
Zewnętrzni:
Lokalni dostawcy, agenci transferowi, lokalni władze, odpowiedniki w innych organizacjach pozarządowych, audytorzy i administratorzy w centrali.
OBOWIĄZKI i GŁÓWNE DZIAŁANIA:
Ogólne
- Przestrzeganie wartości Medair i przyczynianie się do dobrego samopoczucia zespołu jako aktywny członek.
FINANSOWANIE DZIAŁAŃ POWRÓTNYCH
A) Przetwarzanie płatności
- Terminowe przetwarzanie dowodu płatności.
- Prześlij dowody płatności do zatwierdzenia i upewnij się, że rachunki są prawidłowo dołączone jako dowód potwierdzenia przez sprzedawców/dostawców.
- Umożliwia współpracę z agentami finansowymi we wszelkich sprawach związanych z dostawą gotówki do biura.
- Prawidłowo i właściwie odwołuj się do dowodów płatności i archiwizuj je bez powielania.
- Podczas przetwarzania płatności przestrzegaj Procedur, Polityk, Podręcznika finansów i zaopatrzenia Medair.
- Kontynuuj, aby upewnić się, że zaliczki gotówkowe są księgowane, a wydatki rejestrowane na czas, zgodnie z podręcznikiem finansowym.
- Dokonuj uzgadniania gotówkowego codziennie, co tydzień i co miesiąc dla wszystkich bezpiecznych kont aby upewnić się, że wszystkie płatności są zgodne z księgą.
B) Zarządzanie gotówką
- Utrzymuj odpowiednią ilość gotówki (jeśli dotyczy), w biurze nie powinno w ogóle zabraknąć gotówki czasie.
- Dziennie, co tydzień, co miesiąc i co rok upewnij się, że liczenie środków pieniężnych zostało wykonane i uzgodnione z księgą.
- Przygotuj tygodniowe prognozy zapotrzebowania na przepływy pieniężne dla lokalizacji, korzystając z danych wejściowych zespół ds. logistyki i programów.
C) Audyty i kontrola wewnętrzna
- Odgrywanie aktywnej roli w utrzymywaniu kontroli wewnętrznej poprzez zapewnienie przestrzegania określonych procedur i stosowania zasady zerowej tolerancji dla oszustw do.
- Zalecenia z audytu mające wpływ na obszar odpowiedzialności są zatwierdzane w ciągu dwóch miesięcy od wystawienia raportu z audytu (zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego).
- Pomoc w odzyskiwaniu wymaganej dokumentacji i próbek w celu ułatwienia sprawnego audytu .
D) Raportowanie kont
- Przejrzyj konta, aby upewnić się, że wydatki są zakodowane prawe konto GL, fundusz, projekt, sektor, Przestrzegane są lokalizacje i zasady rachunkowości.
- Bierz udział i bierz udział w miesięcznym i rocznym zamknięciu ksiąg.
- Narzędzie do zarządzania dotacjami – w stosownych przypadkach regularne korzystanie z narzędzia do zarządzania dotacjami w celu ustalenia dawcy światła do pobierania różnych wydatków w różnych okresach cyklu projektu.
E) Archiwizacja
- Zapewnij przejrzyste i czytelne dokumenty finansowe są codziennie skanowane i zapisywane w Sharepoint ,
- Zapewnij kompletność dokumentów finansowych zarówno w formie papierowej, jak i zeskanowanej.
F) Szkolenia
- Wprowadzenie nowego personelu w rpozdrawiam dział finansowy (wypełnienie pliku PDF, prawidłowe zrozumienie planu kont).
DZIAŁANIA ZWIĄZANE Z ZASOBAMI LUDZKIMI
G) Przetwarzanie płatności
- Odpowiedzialny za utrzymanie skutecznego i dokładnego systemu archiwizacji personelu HR, który ułatwia ponowne rozpatrywanie dokumentów i informacji, gdy tylko zajdzie taka potrzeba.
- Opracuj i utrzymuj solidne działający system śledzenia, kontynuuje aktualizację i udostępnianie HRM i zastępca HRM w zakresie danych wejściowych
- Utwórz akta dla nowo zatrudnionego personelu i upewnij się, że w aktach osobowych znajdują się wszystkie wymagane dokumenty
- Terminowe przetwarzanie informacji dotyczących identyfikatorów pracowników Medair
H) Zarządzanie kontraktami
- Upewnij się, że wszystkie umowy i inne ustalenia umowne są obowiązujące, rozliczone, prawidłowo podpisane i, jeśli wymagany.
- Proaktywnie śledź kopie umów i wszelkie inne powiązane dokumenty, które mają wpływ na listę płac (wypowiedzenie o zakończeniu umowy, dokumenty dotyczące separacji)
- Śledź opinie podczas rozmowy kwalifikacyjnej
- Odpowiedzialna za dostarczanie dokumentów potwierdzających i prowadzenie wszelkich procesów audytu, które mogą zostać zlecone przez Zarząd zgodnie z prośbą darczyńcy. Na przykład; ECHO, OFDA, CHF itp. Przechowuj akta, skanuj i udostępniaj audytorom wszystkie wymagane dokumenty.
- Poufność informacji przechowywanych na temat poszczególnych pracowników
- Współpracuj z odpowiednimi współpracownikami, aby zapewnić terminowe zarządzanie procesami HR
- Zapewnij, że wszystkie praktyki zatrudnienia pracowników rekrutowanych na szczeblu krajowym są zgodne z lokalnymi praca prawa
- W czasie urlopu lub innego zadania na szczeblu delegowanym.
I) Funkcja audytu wsparcia
J) Organ delegowany
K) Zastępstwo dla współpracowników
Specyfikacja osoby:
KWALIFIKACJE/DOŚWIADCZENIE:
Kwalifikacje zawodowe – najlepiej posiada dyplom z zakresu HR, Administracji lub Finansów/Księgowości, Biznesu Administracja, zarządzanie. POżądane wykształcenie w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi lub zarządzania biznesem. Certyfikowany Księgowy.
Doświadczenie zawodowe - 1 rok doświadczenia w FIN lub HR i/lub administracji/archiwum, najlepiej w organizacji pozarządowej; POżądane 2 + 2 lata doświadczenia w FIN i HR. Doświadczenie w logistyce 1 rok w sektorze organizacji pozarządowych.
Języki - Doświadczenie w języku angielskim (w mowie i piśmie), Biegła znajomość języka ukraińskiego (w mowie i piśmie)
IT - Możliwość obsługi pakietu Microsoft Office, w szczególności Outlook, Word i Excel. POżądana Biegła znajomość pakietów księgowych i logistycznych, programów płacowych.
KOMPETENCJE
Motywacja - Chęć służenia innym, Wysoka motywacja. POŻĄDANE Współczujący, zmotywowany, entuzjastyczny, energiczny, autonomiczny.
Budowanie zespołu - Gracz w zespole, ale także zdolny do pracy niezależnej, Dobre umiejętności interpersonalne i rozwiązywania konfliktów, może dobrze pracować w wielokulturowym zespole, Zdecydowany i pewny siebie charakter. POżądane Zachęcanie, wsparcie
Dostosowanie - Zdolność do pracy pod presją i zarządzania osobowościąl poziom stresu, Kreatywny, otwarty, elastyczny, samouczący się; Dobre zrozumienie zagadnień międzykulturowych; Umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie, utrzymywania równowagi pod presją, myślenia przyszłościowego i pracy dotrzymującej terminów; „Can Do”, pozytywne nastawienie i elastyczne podejście; Możliwość pracy w sposób poufny przez cały czas.
Wiedza techniczna — Ogólne doświadczenie w administracji poparte udokumentowanymi sukcesami w wykazywaniu się dbałością o szczegóły, umiejętnościami pisarskimi i komunikacyjnymi. Umiejętność rozwiązywania problemów. Zaangażowanie w najlepsze praktyki. Pomyślne osiągnięcia w pracy ze szczegółowymi procesami i procedurami.
Zarządzanie i przywództwo - Dobra komunikacja i umiejętności przywódcze
Nastawienie do pracy - Dbałość o szczegóły, zorganizowany, dokładny, oddany, analityczny umysł, wspierający, gracz zespołowy
Inne cechy – Uczciwy, godny zaufania
MEDAIR UKRAINA BRANCH stara się tworzyć zróżnicowane i włączające miejsca pracy oraz jest pracodawcą zapewniającym równe szanse zatrudnienia. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje, skontaktuj się z nami.
