Menedżer terenowy w International rescue committee

BACKGROUND:

Międzynarodowy Komitet Ratunkowy (IRC) reaguje na najgorsze kryzysy humanitarne na świecie, pomagając przywrócić zdrowie, bezpieczeństwo, edukację, dobrobyt gospodarczy i władzę ludziom zniszczonym przez konflikty i katastrofy. Założona w 1933 roku na wezwanie Alberta Einsteina, IRC jest jedną z największych na świecie międzynarodowych humanitarnych organizacji pozarządowych (INGO), działającą w ponad 40 krajach i 29 miastach USA, pomagając ludziom przetrwać, odzyskać kontrolę nad swoją przyszłością i wzmacniać swoje społeczności. Będąc siłą ludzkości, pracownicy IRC wywierają trwały wpływ, przywracając milionom bezpieczeństwo, godność i nadzieję. Jeśli szukasz rozwiązań i pasjonujesz się twórcą zmian, dołącz do nas i wywrzyj pozytywny wpływ na życie milionów ludzi na całym świecie dla lepszej przyszłości.

PRZEGLĄD PRACY:

Pod nadzorem terenowym Koordynator (FC), kierownik terenowy (FM) będzie odpowiedzialny za zapewnienie wysokiej jakości wsparcia w zakresie dostarczania programów w biurze terenowym. Rola ta skupia się szczególnie na kierowaniu skutecznymi i wydajnymi funkcjami wsparcia programu. Dodatkowo MF będzie odgrywać kluczową rolę we współpracy z ukraińskimi władzami rządowymi, w tym w usuwaniu wszelkich barier i zarządzaniu ryzykiem dla skutecznego wdrożenia. 

FM będzie bezpośrednio zarządzał zespołami wsparcia terenowego – łańcuchem dostaw (w tym flotą i magazynem), administracją, kadrami i kulturą (P&C) oraz finansami – aby zapewnić ścisłą zgodność z politykami i procedurami IRC, rządu ukraińskiego oraz darczyńców. FM zapewni odpowiedni kontekstowo wkład operacyjny i porady na wszystkich etapach cyklu projektowego, stale oceniając jakość i skuteczność wsparcia programu i odpowiednio dostosowując się. Osoba na tym stanowisku będzie ściśle współpracować z terenowymi kierownikami/kierownikami programu i ich zespołami w celu optymalizacji świadczenia wsparcia operacyjnego przy wdrażaniu programu. 

OBOWIĄZKI

Kierowanie wsparciem biura terenowego zespół

• Analizuj funkcje związane z łańcuchem dostaw, administracją, finansami i P&C na poziomie terenowym, aby zapewnić skuteczne i wydajne działanie usług wsparcia programu. Na podstawie tej analizy należy wdrażać wysiłki w zakresie ciągłego doskonalenia i, jeśli to konieczne, wydawać rekomendacje kierownikom działu wsparcia FC i/lub na szczeblu centralnym. 
• Kierowanie opracowywaniem i bieżącym przeglądem planów operacyjnych wspierających działania programu oraz programowanie zwiększania/dostosowywania rozmiaru zgodnie z zatwierdzonym krajowym systemem SAP. 
• Monitoruj przestrzeganie wszystkich zasad i procedur IRC oraz darczyńców w zakresie zamówień i aktywów mzarządzanie. 
• Bierzeć udział w spotkaniach komisji ds. zakupów, wnosząc wkład w przypadku planowania zamówień strategicznych/zamówień na dużą skalę.
• W koordynacji z zespołem ds. łańcucha dostaw upewnij się, że magazyny są dobrze wyposażone do prowadzenia działalności, posiadają niezbędne środki bezpieczeństwa i sprzęt
• W koordynacji z zespołem floty nadzoruj ruch pojazdów, aby zapewnić zgodność z zasadami i maksymalizować bezpieczeństwo programu, odpowiedzialność i efektywne wykorzystanie zasobów floty.
• Wspieraj funkcjonariuszy administracyjnych, aby upewnić się, że biuro i obiekty są dobrze utrzymane i dostosowane do celu, aby bezpiecznie pomieścić personel. Zgłaszaj wszelkie problemy informatyczne do zespołu operacyjnego na poziomie centralnym i/lub FC w celu uzyskania pomocy.
• Wspieraj dyrektora finansowego w zakresie obowiązków związanych z zarządzaniem finansami, w tym dokonywania wszelkich płatności, tworzenia raportów finansowych i wspierania zespołów wsparcia programu w zarządzaniu ich budżetami. 
• Wsparcie specjalisty ds. P&C w celu zapewnienia przyjęcia różnych zasad i procedur HR, różnych procedur HR (cykl oceny wyników i wyznaczanie celów), planów rozwoju personelu itp. dla wszystkich członków zespołu w regionie południowym.

Zarządzanie personelem

• Zarządzaj zespołem wsparcia programu terenowego w koordynacji z kierownikami wsparcia na poziomie centralnym (łańcuch dostaw, administrator, P&C i finanse); bezpośrednio nadzoruje i mentoruje liderów wsparcia na poziomie terenowym. 
• Zapewnij terminowe przeprowadzanie wszystkich ocen wyników wszystkich pracowników pomocniczych programu. Przeglądaj wszystkie oceny, aby zapewnić jakość i spójność.
• We współpracy z dyrektorami operacyjnymi, P&C i finansowymi wdrażaj politykę personalną obejmującą coaching, ocenę wyników, rozwój personelu i środki dyscyplinarne dla zespołu wsparcia programu.

Zarządzanie budżetem i dotacjami

• Co miesiąc zarządzaj budżetem w porównaniu z rzeczywistym (BVA) i procesem planowania wydatków w ramach wsparcia programu i budżetu operacyjnego dla regionu południowego. 
• W odpowiednim czasie identyfikuj wszelkie znaczące rzeczywiste lub przewidywane niedostateczne lub nadmierne wydatki na wsparcie programu i budżety operacyjne oraz udostępniaj analizę FC w celu podjęcia działań łagodzących lub naprawczych. 
• Przejrzyj wszystkie kody budżetu we wnioskach o udzielenie zamówienia, zamówieniach zakupu, voucherach i innych powiązanych dokumentach i zatwierdź zgodnie z progami FM.
• Wspieraj FC w organizowaniu spotkań otwierających dotacje na poziomie terenowym, aby zapewnić realizację projektów przy odpowiednim poziomie wsparcia programu w celu skutecznej realizacji. 
• Wkład w przegląd operacyjny i budżetowanie w zakresie opracowywania projektów, budżetów operacyjnych,d budżety główne na poziomie terenowym, aby zapewnić, że wsparcie programu jest odpowiednie kontekstowo i posiada odpowiednie zasoby. 

Zarządzanie terenem

• Wspólnie z FC oraz specjalistą ds. dostępu i bezpieczeństwa organizacji humanitarnych (HASS) ściśle monitoruj wydarzenia w bieżących i proponowanych obszarach działania (sytuacja humanitarna, polityka, bezpieczeństwo) oraz wsparcie w analizie kontekstowej. Upewnij się, że funkcje operacyjne są odpowiednio dostosowane do zmieniającego się kontekstu. 
• Wspólnie z FC upewnijcie się, że funkcje wsparcia programu są dostosowane do potrzeb wdrażania programu i posiadają odpowiednie zasoby.
• Wspieranie oceny i wdrażania wysiłków na rzecz budowania potencjału operacyjnego wraz z partnerami IRC w regionie południowym.
• Wspieranie zastępcy dyrektora ds. zarządzania terenowego (DDFM), gdy jest to potrzebne obowiązki FC w terenie, gdy FC jest poza biurem.
• Podejmowanie innych obowiązków, które mogą zostać zlecone przez FC. 

Koordynacja i reprezentacja:

• Wspieranie FC we wszystkich obowiązkach koordynacyjnych i reprezentacyjnych, takich jak między innymi uczestnictwo w zewnętrznych i wewnętrznych platformach koordynacyjnych oraz ułatwianie spotkań i reprezentacji z lokalnymi stronami zainteresowanymi, np. burmistrzami, gubernatorami, koordynacją ONZ, władzami Ukrainy, partnerami i społecznościami.
• Jako członek rozszerzonego SMT (ESMT), wraz z FC, FM reprezentuje kontekst regionu południowego i zapewnia wkład w rozwój Strategicznego Planu Działań Programu Krajowego Ukrainy (SAP) i Planu Wdrożenia SAP (SAP-IP) oraz wspiera realizację celów strategicznych. 

RAPORTOWANIE RELACJE I KOORDYNACJA:

Raporty do: Koordynator terenowy

Nadzoruje: menedżera łańcucha dostaw, dyrektorów administracyjnych, specjalistę ds. kadr i kultury (P&C), specjalistę ds. finansów

Kluczowa koordynacja z: specjalistą HASS, menedżerami programów oraz zespołami finansowymi, operacyjnymi i P&C na szczeblu centralnym. 

WYMAGANIA

Wykształcenie: Wykształcenie wyższe

Doświadczenie zawodowe:

• Minimum 4 lata doświadczenia zawodowego, najlepiej w organizacji pozarządowej na Ukrainie
• Doświadczenie w zarządzaniu nadzorem
• Doświadczenie na co najmniej jednej z funkcji menedżera terenowego: łańcuch dostaw, logistyka, administracja, zasoby ludzkie lub finanse
• Doświadczenie w skutecznej pracy z lokalnymi interesariuszami, takimi jak jako lokalne i międzynarodowe organizacje pozarządowe, władze lokalne, członkowie społeczności itp. wykazujący się wrażliwością i dyplomacją

Wykazane kompetencje:

• Doskonałe budowanie relacji, umiejętności interpersonalne i umiejętność skutecznej koordynacji w wielu zespołach
• Doskonałe umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej
• Duża dbałość o szczegóły i terminowość w zarządzaniu zadaniami
• Przywództwo w podejmowaniu inicjatywa i rozwiązywanie problemów

Wymagane języki:

• Płynna znajomość języka ukraińskiego i angielskiego w mowie i piśmie

Komputer/inne wymagania:

• Pełna profesjonalna znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Word, Excel, PowerPoint, PowerBI
• Prawo jazdy

Możliwość podróżowania: do 25% podróżujących po obwodach Chersoniu, Mikołajowa i Odessy

To stanowisko będzie zlokalizowane w lokalizacjach, w których obecny jest IRC. Stanowisko to znajduje się obecnie w Mikołajowie, ale ponieważ jest to płynny i szybko zmieniający się kontekst, lokalizacja tego zadania może ulec zmianie w zależności od potrzeb operacyjnych.

Standardy zawodowe

Międzynarodowy Komitet Ratunkowy jest zdeterminowany chronić ludzi, którym służy, oraz personel przed wszelkimi rodzajami krzywdy, w tym wykorzystywaniem seksualnym, molestowaniem i molestowaniem. Zobowiązuje się do podejmowania wszelkich niezbędnych środków zapobiegawczych i tworzenia środowiska, w którym ludzie czują się bezpiecznie. IRC tworzy różnorodne i włączające zespoły profesjonalistów, którzy promują krytyczną refleksję, dzielenie się władzą, debatę i obiektywizm, aby zapewnić naszym klientom najlepsze możliwe usługi.

Pracownicy IRC muszą przestrzegać podstawowych wartości i zasad określonych w IRC Way – Standardy postępowania zawodowego.  Są to uczciwość, obsługa, równość i odpowiedzialność. Zgodnie z tymi wartościami IRC działa i egzekwuje swoje zasady zabezpieczeń, aby chronić dorosłych i dzieci klientów przed wszelkimi zagrożeniamirm wyzysku i molestowania, w tym wykorzystywania i molestowania seksualnego, a jego personel przed molestowaniem i przemocą na tle seksualnym. 

W przypadku podejrzenia niewłaściwego postępowania IRC stosuje podejście zerowej tolerancji i podejmuje wszelkie niezbędne działania i środki naprawcze. Jednostka dochodzeniowa IRC składa się z ekspertów i przeszkolonych śledczych, która zapewnia prowadzenie profesjonalnych dochodzeń skupionych na ofiarach, jeśli zarzuty dotyczące naruszeń zabezpieczeń zostaną zgłoszone za pośrednictwem bezpiecznych i dostępnych kanałów raportowania, które IRC udostępnia swoim pracownikom, partnerom i klientom. 

Te zobowiązania są określone w Zasadach ochronnych IRC, dostępnych w języku angielskim i ukraińskim pod tym linkiem: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. 

IRC jest aktywnym członkiem Międzyagencyjnej Grupy Roboczej ds. Ochrony przed Wykorzystywaniem i Nadużyciami Seksualnymi (PSEA) utworzonej na Ukrainie.