Asystent wykonawczy w International rescue committee

Międzynarodowy Komitet Ratunkowy (IRC) reaguje na najgorsze kryzysy humanitarne na świecie i pomaga ludziom przetrwać, odzyskać siły i przejąć kontrolę nad swoją przyszłością. IRC działa na rzecz poprawy bezpieczeństwa, zdrowia, edukacji, dobrobytu gospodarczego i wzmocnienia pozycji ludzi w regionach dotkniętych kryzysem. Program naprawy gospodarczej i rozwoju IRC gwarantuje, że klienci zaspokoją swoje krótko- i długoterminowe potrzeby gospodarcze poprzez zrównoważone i etyczne programy, takie jak między innymi transfery gotówkowe i bony, promocja bezpieczeństwa żywnościowego, inteligentna dla klimatu produkcja rolno-pasterska oraz rozwój przedsiębiorczości i promocja zatrudnienia.

PRACA
Asystent wykonawczy to starszy członek personelu pomocniczego odpowiedzialny za szeroki zakres zadań administracyjnych i usługi wsparcia dla Zespołu Senior Management (SMT) na Ukrainie składającego się z 6 członków. Będzie utrzymywał doskonałe systemy zarządzania i komunikacji, aby umożliwić ukraińskiej kadrze kierowniczej wyższego szczebla działanie na najwyższym możliwym poziomie. Raportuje do Dyrektora Regionalnego na Ukrainie i ściśle współpracuje ze wszystkimi pozostałymi członkami Grupy SMT. Stanowisko będzie zlokalizowane w Kijowie, ale może wiązać się z podróżami do innych biur terenowych IRC w Charkowie, Dnieprze i Odessie w celu zapewnienia wsparcia członkom SMT w razie potrzeby.

KLUCZOWE OBOWIĄZKI
Administracyjne

– organizacja wszystkich spotkań, w których uczestniczy członek SMT jest inicjatorem i organizatorem, obejmującym koordynację i ustalanie programu, prowadzenie notatek oraz monitorowanie realizacji planów działania w miarę potrzeb. 

- Zapewnij pomoc w organizacji podróży służbowych członków SMT, m.in. wsparcie działu administracyjnego w rezerwacji biletów, zakwaterowania, przygotowaniu TAF, TER dla członków SMT.

- Koordynuj harmonogramy obecności w programach i zapewniaj wsparcie logistyczne zgodnie z żądaniem. 

- Pomoc w organizacji wydarzeń, w tym kwartalnych SMTi E< span style="font-style: normal; Font-weight: 400">SMT (rozszerzony zespół zarządzający wyższego szczebla), w tymrezerwacja miejsc i zamówienie cateringu w porozumieniu z działem zaopatrzenia/administracji, przygotowanie programu, zamówienie artykułów biurowych i niezbędnych materiałów itp. 

- Bądź dostępny do wykonywania innych zadań administracyjnych i pomagania w nich zgodnie z żądaniem Członek SMT .

Komunikacja 

- Pomoc z przygotowaniem komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w imieniu członka SMT.

- Tłumaczenie korespondencji elektronicznej na język angielski i/lub języki ukraińskie, aby zapewnić korektę przetłumaczonych e-maili przed wysłaniem w imieniu SMT członek.

- W razie potrzeby zapewnij osobiste tłumaczenie na język angielski dla członków SMT , na spotkaniach lub wydarzeniach organizowanych w języku ukraińskim. 

- Profesjonalnie i dyplomatycznie reprezentuje IRC w kraju i za granicą, jeśli to konieczne. 

- Wsparcie w przygotowaniu prezentacji, raportów na zlecenie członek SMT.< br/>

Zarządzanie projektami 

- Identyfikacja luk i zarządzanie doskonaleniem systemów/procesów w celu poprawy efektywności pracy międzyresortowej w kraju. 

- Pomoc w innych potrzebach departamentu i projektach specjalnych pod kierunkiem Dyrektora Regionalnego na Ukrainie. 

Kluczowe relacje robocze:

Umiejscowienie raportów dla: Do dyrektora regionalnego
Reżyseria: nie dotyczy
Wewnętrzne: strong>
- Dyrektor Regionalny na Ukrainie oraz wszyscy członkowie wyższej kadry zarządzającej programami na Ukrainie
- Częsty kontakt z ESMT, koordynatorami terenowymi, Dział HR, dział zaopatrzenia i dział administracyjny

Wymagania dla kandydatów
Wykształcenie:Licencjat w biznesie administracji, marketingu, stosunków międzynarodowych lub w dowolnej dziedzinie pokrewnej. 

Doświadczenie zawodowe: 3-4 lata doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku, najlepiej w środowisku INGO

- Silne umiejętności komunikacyjne i interpersonalne: wykazana umiejętność skutecznej pracy w dużej, złożonej organizacji, zarówno poziomo, jak i pionowo, a także dyplomatycznie komunikować się z różnymi ludźmi w środowisku wielokulturowym; 

- Doskonałe organyzdolności innowacyjne: umiejętność samodzielnej pracy w dynamicznym, szczegółowym środowisku i efektywnej organizacji procesu pracy szybko zmieniającego się zespołu; mile widziane doświadczenie w strukturze macierzowej; 

- Krytyczne i nieszablonowe myślenie;

- Sprawdzona dbałość o szczegóły: umiejętność śledzenia i przetwarzać wiele szczegółów jednocześnie i dokładnie; 

- Elastyczne podejście do pracy: umiejętność produktywnej pracy w zespole i samodzielnie, dostosowywania się do zmian i niepewności;

- Rzetelność i umiejętność zachowania poufności informacji; 

- Umiejętność obsługi komputera: umiejętność efektywnej i dokładnej pracy z MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint, a także adaptacji do nowych aplikacji. 

- Silne zdolności wizualne: umiejętność pomocy w przygotowaniu wykresów i wykresów w programach Excel i PowerPoint; 

- Umiejętności pisania i redagowania: umiejętność tworzenia i redagowania profesjonalnych dokumentów i korespondencji w języku angielskim i ukraińskim;

Język: - Biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego jest obowiązkowa.

Pracownicy IRC mogą liczyć na następujące korzyści:

Konkurencyjne wynagrodzenie
• Praca zorientowana na cel, perspektywy rozwoju
• Zajęcia z języka angielskiego i nieograniczone szkolenia online
• Ubezpieczenie na życie
• Ubezpieczenie zdrowotne dla pracowników< /li>
• Bezpłatna pomoc psychologiczna dla pracowników i członków ich rodzin
• 30 dni kalendarzowych urlopu na elastycznych warunkach nie są ograniczone ustawowo ustalonymi normami minimalnymi
• Do 10 dni płatnego zwolnienia lekarskiego

ETYKA ZAWODOWA

IRC tworzy multidyscyplinarne, włączające zespoły profesjonalistów, które zachęcają do pracy zespołowej, włączania i spójności, krytycznego myślenia, delegowania uprawnień, dyskusji i obiektywizmu, aby pomóc naszym klientom tak skutecznie, jak to możliwe.

Międzynarodowy Komitet Ratunkowy jest zaangażowany w ochronę ludzi, którym służy, swoich pracowników i wszystkich osób z nimi powiązanych przed wszelkimi formami krzywdy, nadużyć i przemocy, w tym wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego. Komitet zobowiązuje się do: zobowiązuje się do podejmowania wszelkich niezbędnych środków zapobiegawczych i tworzenia środowiska, w którym ludzie czują się bezpiecznie i mogą zgłaszać wykroczenia. Pracownicy IRC muszą przestrzegać podstawowych wartości i zasad określonych w IRC Way – Standardy postępowania zawodowego. Chodzi o uczciwość, usługi, równość i odpowiedzialność.IRC równieżwdraża i zapewnia przestrzeganie szeregu dodatkowych zasad wewnętrznych dotyczących ochrony klientów i personelu przed krzywdą i molestowaniem w ramach „Zasad ochrony osób dorosłych i dzieci”, „Zasad szacunku w miejscu pracy i przeciwdziałania molestowaniu w środowisku pracy” Miejsce pracy”, „Zasady zwalczania represji i ochrony reporterów”, uzupełnione Ogólnymi wytycznymi IRC dotyczącymi raportowania. Z obowiązkami można zapoznać się w języku angielskim i ukraińskim pod tym linkiem: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. ;

IRC stosuje podejście zerowej tolerancji wobec niewłaściwego postępowania i podejmuje wszelkie odpowiednie środki i działania naprawcze po otrzymaniu informacji o niewłaściwym postępowaniu . działania Jednostka dochodzeniowa IRC składa się ze specjalistów i wykwalifikowanych śledczych, którzy prowadzą profesjonalne dochodzenia ukierunkowane na interesy ofiar. Angażują się w przypadku zgłoszenia naruszenia bezpieczeństwa za pośrednictwem bezpiecznych i wygodnych kanałów komunikacji, które IRC tworzy dla swoich pracowników, partnerów i klientów. IRC jest także aktywnym członkiem Międzyagencyjnej Grupy Roboczej ds. Ochrony przed Wykorzystywaniem i Przemocą Seksualną (PSEA) utworzonej na Ukrainie. Przestrzeganie zasad równości płci, równości, różnorodności i włączenia społecznego: IRC stara się stworzyć zróżnicowane, włączające, przyjazne i bezpieczne środowisko pracy, w którym wszyscy ludzie są traktowani sprawiedliwie, godność i szacunek. W IRC kategorycznie zabraniamy i nie tolerujemy dyskryminacji, molestowania, odwetu ani zastraszania naszych pracowników, niezależnie od tego, jak pracują. Wśród naszych pracowników staramy się zwiększać odsetek kobiet, osób z krajów i społeczności, w których pracujemy, a także osób identyfikujących się jako rasy i grupy etniczne niedostatecznie reprezentowane w globalnych strukturach władzy.

Równość płci: Celem IRC jest zmniejszenie nierównowagi płci na stanowiskach kierowniczych. Wdrażamy system świadczeń mających na celu stworzenie sprzyjającego środowiska pracy kobietom, taki jak urlop macierzyński, protokoły bezpieczeństwa uwzględniające płeć oraz inne świadczenia i dodatki zachęcające kobiety do pracy w naszym zespole. Pracodawca zapewniający równe szanse: Oferujemy równe szanse naszym pracownikom i cenimy różnorodność w naszej firmie. Odrzucamy dyskryminację ze względu na rasę, religię, kolor skóry, pochodzenie narodowe, płeć, płeć, ekspresję płciową, orientację seksualną, wiek, stan cywilny, status weterana lub stopień niepełnosprawności. Dbamy o to, aby osoby niepełnosprawne mogły korzystać z odpowiednich udogodnień, m.in. podczas ubiegania się o pracę czy podczas rozmowy kwalifikacyjnej,wykonywania podstawowych obowiązków funkcjonalnych, a także umożliwienia im korzystania z innych świadczeń i przywilejów zapewnianych przez pracodawcę.