Zastępca Koordynatora Projektu [Humanitarna Pomoc Gotówkowa] w ACTED

ACTED jest francuską organizacją pozarządową organizacja założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie bezbronnym społecznościom, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, aby przerwać cykl ubóstwa, promować rozwój i zmniejszyć podatność na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować w sytuacjach awaryjnych, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

CEL PRACY

Pomaga zastępca koordynatora projektu z siedzibą w Kijowie nadzoruje realizację projektu i zapewnia skuteczne i terminowe zakończenie działań pieniężnych i ich wdrożenie przez cały czas, dostarczanie wysokiej jakości produktów i osiągnięcie wyników przy maksymalnym wpływie na beneficjentów. Zastępca Koordynatora Projektu pomaga w nadzorowaniu personelu projektu w codziennym zarządzaniu wszystkimi aspektami projektu Cash oraz wspiera współpracę z odpowiednimi działami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi i interesariuszami projektu.

CEL

Wnoszenie wkładu w ogólny sukces projektu gotówkowego i dbanie o to, aby produkty dotarły na czas, w ramach zakresu, budżetu, w akceptowalnym poziomie jakości oraz zgodnie z wymaganiami darczyńców i w oparciu o potrzeby beneficjentów. Koordynacja z pracownikami programu gotówkowego w celu zapewnienia terminowych działań związanych z gotówką i zorganizowania budowania potencjału nowych pracowników Cash w biurach ACTED na Ukrainie.

OBOWIĄZKI I OBOWIĄZKI

1. Programowanie

1.1 Planowanie projektu

a) Wspieranie rozwoju ogólnej strategii realizacji projektu gotówkowego (w tym strategii przejścia/wycofywania), systemów, podejść, narzędzia i materiały;

b) Pomoc w opracowywaniu i aktualizacji Standardu Procedur (SOP) organizować różne rezultaty projektu i terminową realizację działań pieniężnych;

c) Przyczynianie się do przygotowanie planu pracy i narzędzia śledzenia zgodnie z harmonogramem jako kompleksowej i szczegółowej mapy modelowej pomyślnej realizacji projektu;

d) Pomoc w organizacji i planowaniu spotkań inauguracyjnych projektu i innych spotkań związanych z planowaniem projektu, a także monitorowanie punktów działań związanych z projektem wynikających z tych spotkań.

1.2 Monitorowanie realizacji projektu

a) Wsparcie kontroli planu pracy działań gotówkowych na terenie całej Ukrainy, monitorowanie stanu realizacji projektu i codzienna aktualizacja postępu projektu;< /p>

b) Pomoc w dokumentowaniu postępów i wyzwań wdrożeniowych poprzez regularne aktualizowanie Ramowych Ram Zarządzania Projektami (PMF) i udostępnianie ich koordynatorom projektu Cash i Koordynator Techniczny;

c) Zapewnia uwzględnienie i przestrzeganie odpowiedniej jakości technicznej i standardów podczas realizacji projektu;

d) Działaj zgodnie z zasadą „nie szkodzić”, aby zapewnić bezpieczeństwo projektów dla społeczności;

e) Pomoc w przewidywaniu i łagodzeniu ryzyka i problemów oraz rozwiązywaniu wszelkich nieprzewidzianych wyzwań podczas realizacji projektu;

f) Wspieranie koordynacji i zarządzania zmianami w realizacji projektu, w szczególności identyfikowanie zmian, które muszą nastąpić, przeglądanie proponowanych zmian, analiza ich wpływu na plan projektu, zatwierdzanie/odrzucanie żądanych zmian i kontrolowanie oraz aktualizacja zakresu, kosztów, budżetu, harmonogramu i wymagań jakościowych w oparciu o zatwierdzone zmiany i w koordynacji z Jednostką Rozwoju Projektu i Działem Finansowym;

g) Regularnie i terminowo dostarczaj aktualizacje dotyczące postępów i wyzwań Koordynatorowi Projektu, DCD i Koordynatorowi Technicznemu Cash oraz innym członkom zespołu.

1.3 Dokumentowanie i zgodność

a) Zapewnienie, że zapisy i dokumenty projektu, w szczególności dokumenty potwierdzające zakończenie działań (lista beneficjentów, listy obecności, raporty od dostawców usług finansowych itp.) są odpowiednio przygotowane, skompilowane i złożone zgodnie z procedurami ACTED oraz procedury specyficzne dla dawcy;

b) Koordynacja prowadzenia bazy danych beneficjentów zawierającej wszystkie informacje dotyczące rejestracji beneficjentów i podstawowe informacje, a także działania, z których beneficjenci skorzystali, zapewniają ochronę danych przed niewłaściwym wykorzystaniem zgodnie z polityką ochrony danych Acted;

c) Zapewnij pracownikom świadomość i przestrzeganie kodeksu postępowania Acted, procedur FLATS i wymagań dawców.

1.4 Zaangażowanie i odpowiedzialność beneficjentów

a) Zapewnij, aby personel projektu przestrzegał Kodeksu postępowania Acted i traktował wszystkich beneficjentów z szacunkiem oraz bez żadnego rozróżnienia i dyskryminacji bze względu na narodowość, rasę, pochodzenie etniczne, plemię, płeć, przekonania religijne, poglądy polityczne lub niepełnosprawność;

b ) Pomoc w nadzorowaniu odpowiedniego, osiągalnego i akceptowalnego wyboru beneficjentów projektu;

c) Pomoc w opracowaniu strategię komunikacji ze społecznościami, tak aby zainteresowane strony projektu otrzymywały rzeczowe, obiektywne i przydatne informacje;

d) Zapewnienie interesariusze projektu mają prawo uczestniczyć w całym cyklu projektowym;

e) Upewnij się, że mechanizm składania skarg i reagowania firmy Acted jest przekazywane społecznościom docelowym i rozwiązują skargi związane z projektem w koordynacji z Jednostką MEAL.

1.5 Koordynacja wewnętrzna

a) Pomoc w organizowaniu regularnych spotkań koordynacyjnych projektu z zespołem projektowym Cash;

b) Dostarcza aktualizacje dotyczące postępu w realizacji działań gotówkowych, wyzwań, ryzyk, zmian w kontekście Ukrainy oraz raporty o zmianach lub sugestie dotyczące rozwiązania wyzwań i ryzyka.

1.6 Koordynacja zewnętrzna i zaangażowanie interesariuszy

a) Wspierać, ułatwiać lub podejmować działania komunikacyjne i łącznikowe w celu aktywnego konsultowania się i angażowania beneficjentów, kluczowych informatorów, aktorów, partnerów i interesariuszy na wszystkich etapach projektowania projektu (współpraca z jednostką PD) i wdrażania;< /span>

a) Koordynuje i współpracuje z innymi, kultywując dobre relacje z kluczowymi podmiotami humanitarnymi – lokalnymi i międzynarodowymi, w tym władzami rządowymi i podmiotami niepaństwowymi, poprzez regularne uczestnictwo w spotkaniach technicznych i spotkaniach dwustronnych;

b) Pomagać w identyfikowaniu możliwości współpracy i koordynowania wysiłków z innymi organizacjami, aby mieć pewność, że nasze działania opierają się na pracy innych, a nie ją powielają;

< span style="waga-czcionki: 400; Font-style: normal">c) Skieruj niezaspokojone potrzeby do innych odpowiednich podmiotów;

d) Dziel się wiedzą i innowacjami na zewnątrz ze społecznościami i innymi zainteresowanymi stronami.

1.7 Zarządzanie partnerami

a) Wyjaśnij role/obowiązki, a także oczekiwania, zwłaszcza w zakresie procesów, których należy przestrzegać, oraz budżetu, od początku partnerstwa, aby uniknąć problemów na późniejszym etapie.< /p>

b) Zapewnij wsparcie partnerom w realizacji projektu i zapewnij terminową i jakościową realizacjęprojektów przez partnerów zgodnie z ACTED i wymogami darczyńców;

c) Prowadzenie spotkań przeglądowych z partnerami, z szczególną uwagę poświęcono relacyjnym aspektom współpracy partnerskiej i zapewnij terminowe rozwiązywanie wszelkich problemów i sporów.

1.8 Bezpieczeństwo

a) Wsparcie przy analizie kontekstu w obszar realizacji projektu poprzez identyfikację i śledzenie mikrosygnałów (np. wskaźników bezpieczeństwa, wskaźników społeczno-ekonomicznych) oraz wsparcie Koordynatora Obszaru i Działu Bezpieczeństwa;

b) Zapewnienie interesariuszom projektu dobrego wizerunku ACTED, zwiększając w ten sposób akceptację obecności i działań Acted w obszarze realizacji projektu;

c) Pomóż w zarządzaniu przemieszczaniem się zespołu realizującego projekt i zadbaj o to, aby członkowie zespołu ściśle przestrzegali SCR dotyczących przemieszczania się;

< span style="waga-czcionki: 400; Font-style: normal">d) W razie potrzeby negocjuj dostęp z lokalnymi zainteresowanymi stronami.

2.Zasoby ludzkie

a) Pomoc w zdefiniowaniu struktury zespołu projektu gotówkowego i opracowaniu schematu organizacyjnego projektu w ramach ograniczeń budżetu i zgodnie z priorytetem;

b) Pomoc w opracowywaniu i/lub dostosowywaniu ToR określających role i obowiązki personelu zgodnie ze standardami ACTED;

c) Wsparcie w złożeniu planu rekrutacji do projektu do Działu HR;

d) Weź udział w rekrutacji personelu projektu gotówkowego w obszarach wdrożeniowych działań gotówkowych;

e) Upewnij się, że personel projektu rozumie i jest w stanie wykonywać swoje role i obowiązki;

f) Monitorowanie planów pracy i codziennych działań personelu projektu;

g) Zapewnij pozytywne środowisko pracy i dobrą dynamikę zespołu;

h) Przeprowadzaj regularne oceny personelu i śledź zarządzanie karierą;

i) Zarządzaj konfliktami międzyludzkimi;

j) Zapewnienie budowania potencjału pracowników w odpowiednich sektorach.

3. Logistyka

a) Uczestniczyć w procesach planowania zamówień, terminowo uruchamiać zamówienia wymagane dla projektu i ściśle śledzić zamówienia we współpracywspółpraca z logistyką;

b) Terminowe przesyłanie dokładnych i precyzyjnych formularzy zamówień;

c) Sprawdzaj jakość wymaganych towarów/dostaw na etapie zawierania umowy, a także w punkcie odbioru i współuczestniczyj w zamówieniach komitety w celu sfinalizowania wyboru dostawców zgodnie z mającym zastosowanie scenariuszem;

d) Ściśle monitoruj poziomy zapasów w projektach koordynacja z logistyką i aktywne monitorowanie bieżących, rurociągowych, dystrybuowanych i wymaganych zapasów;

e) Weź udział w skutecznym zarządzaniu flotą poprzez terminowe i rozsądne zamówienia pojazdów;

f) Zapewnienie, że zespół projektowy posiada odpowiednie zasoby niezbędne do wykonywania swoich obowiązków.

4. Finanse

a) Weź udział w przeglądzie BFU i prognozuj koszty początkowe i regularne oraz sprawdzaj wydatki na działania związane z projektami gotówkowymi;

b) Wsparcie w prognozowaniu miesięcznych potrzeb finansowych projektu i przesłanie do AC;

c) Uczestnictwo w nowych procesach opracowywania budżetu poprzez świadczenie eksperckich porad programowych związanych z wiedzą kontekstową.

5. Kontrola jakości

a) Weź udział w procesach planowania MEAL i aktywnie wspieraj realizację działań MEAL zgodnie z ramami projektu MEAL;

b) Pomoc w planowaniu i organizacji wewnętrznych kontroli jakości przez zespół projektowy;

c) Oceń podjęte działania i zapewnij efektywne wykorzystanie zasobów;

d) Podejmuj regularne wizyty w terenie, aby zapewnić wskazówki techniczne i nadzór, a także regularnie monitoruj postęp działań w ramach projektu;

e) Omów, zaplanuj i przeprowadź odpowiednie działania naprawcze, w tym w oparciu o ustalenia i zalecenia MEAL;

f) Pomagać w gromadzeniu i stosowaniu odpowiednich wniosków i najlepszych praktyk w bieżących projektach oraz zapewniać aktywne dzielenie się zdobytymi wnioskami z przełożonym, MEAL i innymi członkami zespołu, aby zastosować je w przyszłości procesy rozwoju projektu.

6. Zarządzanie dotacjami

a) Regularnie składaj sprawozdania z działań w ramach projektu, rozdzzarzuty i wskaźniki poprzez comiesięczne przedkładanie raportu PMF i PM; w szczególności regularnie i terminowo dostarczaj przełożonym i innym członkom zespołu regularne aktualizacje dotyczące postępów i wyzwań;

b) Wnieś swój wkład do sporządzania (zewnętrznych) raportów z postępu projektu, zapewniających jakość i dokładność przekazywanych informacji technicznych;

c ) Udział w organizacji spotkania zamykającego projekt i podejmowanie działań następczych w zakresie punktów działań związanych z projektem wynikających z tego spotkania;

d) Uczestniczyć w działaniach komunikacyjnych poprzez regularne gromadzenie zdjęć i historii związanych z działaniami w ramach projektu;

e) Uczestnictwo w procesach opracowywania nowych propozycji poprzez zapewnianie specjalistycznych porad programowych związanych z wiedzą kontekstową;

f) W stosownych przypadkach współpracować z darczyńcami i blisko współpracować z partnerami w zakresie aktualizacji projektu, wizyt w terenie i innych form komunikacji, w koordynacji z Jednostką Rozwoju Projektu.

7. Inne

a) Wszelkie inne zadania zlecone przez bezpośredniego przełożonego.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громад яни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby odbywające służbę wojskową muszą przedstawić aktualne wojskowe dokumenty rejestracyjne będąc zatrudnionym

Movie:

• Wyświetlony rozmiar czcionki;
• 3 miesiące вального терміну
< li style="font-weight: 400">Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
< li style="font-weight: 400">28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіо налів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медичне страхування після 3 miesiące роботи з ACTED.

______________________________________________________________________________________________

„ACTED stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH). Należy pamiętać, że wszelkie ckandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks postępowania i powiązane zasady w ramach umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może prowadzić do zwolnienia”.