Urzędnik ds. projektu ośrodków zbiorowych i recepcyjnych (CCCM). w ACTED

ACTED jest francuską organizacją pozarządową organizacja założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie bezbronnym społecznościom, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, polegające na przerwaniu kręgu ubóstwa, promowaniu rozwoju i zmniejszeniu podatności na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować w sytuacjach awaryjnych, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

Cel pracy

Urzędnik realizuje codzienne działania wspierające zarządzanie ośrodkami w ośrodkach komunalnych (ośrodkach zbiorowych i recepcyjnych) przyjmujących i kwaterujących wewnętrznie przesiedlonych, pod bezpośrednim kierownictwem starszego specjalisty ds. projektu / kierownika projektu / koordynatora projektu. Obejmuje to między innymi: koordynację z partnerskimi agencjami humanitarnymi, społeczeństwem obywatelskim i władzami administracyjnymi ośrodków; komunikacja i współpraca ze społecznościami i mieszkańcami ośrodków, tworzenie kanałów przekazywania istotnych informacji mieszkańcom centrów, zapewnienie, że opinie i skargi mieszkańców trafiają do kompetentnych interesariuszy, nadzór nad monitorowaniem świadczenia usług i zarządzaniem informacjami dla partnerów oraz raportowaniem klastrów ; koordynowanie prac modernizacyjnych i adaptacyjnych infrastruktury oraz dystrybucja niezbędnych artykułów wśród mieszkańców ośrodków. 

Obowiązki

Realizacja projektu

Koordynacja partnerów i świadczenie usług Monitorowanie

• Współpraca i koordynacja ze wszystkimi partnerami humanitarnymi i zainteresowanymi stronami pracującymi w ośrodku, takimi jak organizacje pozarządowe, agencje ONZ, działania, społeczeństwo obywatelskie itp.
• Współpraca i koordynacja z władzami lokalnymi odpowiedzialny za administrację centrum i świadczenie usług w centrum
• Współpraca z klastrami niższymi niż krajowe (w szczególności CCCM, Shelter, Protection, WASH)
• Monitorowanie świadczenia usług przez partnerów na poziomie centrum. Wsparcie partnerów w osiąganiu uzgodnionych minimalnych standardów i jakości świadczenia usług.
• Terminowe zgłaszanie wszelkich luk i/lub powielania się w świadczeniu usług oraz wspieranie poprzez odpowiedni mechanizm osiągnięcia uzgodnionych minimalnych standardów i jakości świadczenia usług
• Wspieranie HLP i władz lokalnych w monitorowaniu własności lokali

Łączność z mieszkańcami, mobilizacja i odpowiedzialność

• Ustanowienie mechanizmów udziału mieszkańców i wzmocnienie koordynacji I budowanie relacji z mieszkańcami na zasadzie formalnej i nieformalnej
• Organizowanie regularnych spotkań z mieszkańcami i/lub Punktami kontaktowymi/menedżerami ośrodka
• Nadzór nad działaniami mobilizacyjnymi prowadzonymi przez asystentów/pracowników informacyjnych lub mieszkańców i w razie potrzeby wspieranie działań mobilizacyjnych partnerów
• Nadzorowanie działań ACTED w zakresie komunikacji ze społecznościami (CwC), w tym między innymi działań informacyjnychs, kampanie informacyjne, infolinia, strony w mediach społecznościowych itp.
• Wspieranie tworzenia mechanizmu składania skarg i odpowiedzi (CRM) i nadzorowanie jego działania, w tym zarządzanie danymi i skierowania.
• Szkolenia i coaching kierownika centrum/punktów kontaktowych, agencji partnerskich i zespołu centrum w zakresie mobilizacji, odpowiedzialności, zarządzania i koordynacji centrum oraz tematów pokrewnych

Modernizacja infrastruktury, adaptacja i utrzymanie

• Udział w regularnej ocenie infrastruktury centrum, w tym infrastruktury WASH
• Identyfikowanie potrzeb w zakresie modernizacji, adaptacji lub prac konserwacyjnych centrum oraz nadzorowanie realizacji prac przez wykonawców w miarę potrzeb i w koordynacji z Działem Logistyki
• Uwzględnianie własności lokali i praw własności podczas prac modernizacyjnych, adaptacyjnych i konserwacyjnych, od planowania do wdrożenia, oraz w razie potrzeby przeprowadzanie procesów due diligence HLP

Informacja Zarządzanie

• Nadzorowanie gromadzenia danych na potrzeby działań związanych z zarządzaniem informacjami i udostępnianiem informacji partnerom, klastrom, mieszkańcom, władzom i zainteresowanym stronom oraz współpraca ze specjalistą ds. zarządzania informacjami w celu analizy danych i raportowania
• Wspieranie doskonalenia systemów zarządzania informacją w centrum we współpracy z kierownikiem ds. zarządzania informacją obejmujące: identyfikację luk informacyjnych, projektowanie/przegląd narzędzi, baz danych i raportów, nadzór nad gromadzeniem danych

Wsparcie Cash Interwencja oparta i rzeczowa Dystrybucja

• Koordynacja i nadzór nad dystrybucją pomocy rzeczowej, w tym koordynacja z departamentem AMEU i władzami lokalnymi
• Pełne zarządzanie dystrybucją pomocy rzeczowej i pieniężnej, w tym wsparcie w pozyskiwanie artykułów, zwiększanie świadomości i docieranie do dystrybucji oraz przestrzeganie SOP ACTED w zakresie dystrybucji, wsparcie dla osób bezbronnych podczas dystrybucji i główna ochrona
• Wsparcie w zarządzaniu rzeczami rzeczowymi znajdującymi się w magazynie, zapewnienie, że produkty i ich transport do centrum są odpowiednio zaplanowane i terminowo identyfikować wszelkie możliwe możliwości wsparcia ludności w oparciu o potrzeby i słabości, korzystając z resztek produktów w magazynie
• Bezpośrednia współpraca z mieszkańcami i kierownikami ośrodków lub punktami kontaktowymi w celu promowania przejrzystości w dystrybucji pomocy
• Zapewnienie doskonałej współpracy pomiędzy CCCM, komponentami rzeczowymi i pieniężnymi projektu

Uwzględnianie kwestii ochrony

• Uwzględnianie kwestii związanych z płcią, ochroną i GBV we wszystkich aspektach działania
• Promowanie i przestrzeganie polityki i wytycznych w zakresie zapobiegania wykorzystywaniu seksualnemu i molestowaniu (dla mieszkańców ośrodka, personelu ACTED, agencji partnerskich, wykonawców)
• Wspieranie i promowanie udziału kobiet i młodzieży , osób o szczególnych potrzebach, udział mieszkańców i działania CCCM
• Odnoszenie się do bezbronnych partnerów ochrony i przypadków ochrony w ośrodku
• Koordynowanie pomocy osobom bezbronnym podczas wydarzeń obozowych z partnerami zajmującymi się ochroną i innymi osobami humanitarnymi agencje (jak dystrybucja, rejestracja itp.)
• Zapewnienie, że zasady poufności danych są przestrzegane w działaniach związanych z zarządzaniem informacjami oraz że wrażliwe dane beneficjentów są gromadzone tylko wtedy, gdy są potrzebne, chronione podczas przechowywania i udostępniania tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne i zgodnie z protokołami uzgodnionymi ze wszystkimi partnerami.
• Zapewnienie, że wszystkie centrum, prace związane z utrzymaniem aktualizacji i infrastrukturą są przeprowadzane z uwzględnieniem podatności na zagrożenia, zawsze biorąc pod uwagę dostępność infrastruktury i włączenie osób o konkretnych potrzebach

Zarządzanie projektami i raportowanie

Planowanie, wdrażanie i raportowanie

• Wsparcie przełożonego liniowego w opracowywaniu tygodniowych i długoterminowych planów pracy związanych z realizacją projektu, w szczególności lub działania związane z zarządzaniem informacjami
• Uczestnictwo/organizowanie regularnych spotkań koordynacyjnych personelu
• Doskonała współpraca z innymi członkami zespołu, zapewniająca spójność i koordynację działań w centrum
• Terminowe raportowanie o problemach i wyzwaniach w ośrodkach kierownik liniowy
•  Terminowe zgłaszanie incydentów związanych z bezpieczeństwem, w tym pożarem, eksmisją i wszelkimi innymi możliwymi zagrożeniami w ośrodku, do centralnego punktu kontaktowego/menedżera i bezpośredniego przełożonego
• Terminowe zgłaszanie cotygodniowych raportów, produktów informacyjnych i zaktualizowanych baz danych na żądanie przełożonego liniowego
• Terminowe składanie raportów wewnętrznych (cotygodniowe, miesięczne i doraźne raporty o darczyńcach)
• Terminowe składanie klastrów raporty
• Codzienny nadzór nad zespołem Ośrodka Przyjęć Zbiorowych na poziomie obszaru, przy wsparciu bezpośredniego przełożonego
• Upewnij się, że personel CCCM i pracownicy motywowani w swoim ośrodku aktywnie podążają za swoimi TOR i przestrzeganie Kodeksu Postępowania obozu ACTED
• Wsparcie Koordynatora Obszarowego, kierownika liniowego i Koordynatora Technicznego w identyfikowaniu obszarów wymagających poprawy i opracowywaniu strategii centrum
• Wspieranie działań AME podczas monitorowania i ewaluacji działań związanych z realizacją projektu oraz uwzględniania rekomendacji działu AME w celu zwiększenia efektywności działań projektowych i maksymalizacji efektów
• Wsparcie przełożonego liniowego w aktualizacji PMF w celu rejestrowania postępów w realizacji projektu

Logistyka

• Wysyłaj dokładne i precyzyjne formularze zamówień w odpowiednim czasie, jeśli zażąda tego przełożony.
• Potwierdź jakość doboru materiałów, jeśli i kiedy ma to zastosowanie.
• Zapewnij właściwe zarządzanie i użytkowanie zasoby i zasoby projektu
• Planuj ruchy zespołu w oparciu o dostępną flotę i obowiązujące zasady

Finanse

• Wspieraj menedżera liniowego w przeglądaniu BFU i dostarczaj dokładne prognozy
• Wspieraj menedżera liniowego w prognozowaniu miesięcznych potrzeb finansowych projektu i przesyłaj do AC

HR

• Zaangażowanie w ciągłe uczenie się poprzez szkolenia i terminową identyfikację potrzeby i możliwości w zakresie budowania potencjału, w koordynacji z kierownikiem liniowym/działem TC/HR
• Nadzorowanie rekrutacji rachmistrzów, jeśli jest to potrzebne do gromadzenia danych
• Szkolenie rachmistrzów

Przejrzystość i zgodność

• Zapewnianie zgodności z wewnętrznymi procedurami ACTEDedury i procedury dotyczące dawców
• Dokładne prowadzenie dokumentacji projektu, w tym zdjęć i prawidłowe przechowywanie protokołów posiedzeń, baz danych, list obecności, raportów/dokumentów z oceny, przeglądanie i aktualizacja baz danych itp., w wersji miękkiej i papierowej

Inne

• Na życzenie linii zapewniamy tłumaczenie różnych dokumentów (np. raportów, protokołów, list beneficjentów, znaków informacyjnych) menedżer
• Wykonaj dodatkowe zadanie zgodnie z poleceniem przełożonego liniowego.

Kluczowe wskaźniki wydajności

• Liczba szkoleń przeprowadzonych dla kierowników ośrodków zbiorowego przyjmowania, punktów kontaktowych, partnerów lub wolontariuszy
• Liczba rozdanych zestawów rzeczowych/ Liczba gospodarstw domowych objętych dystrybucją środków pieniężnych
• Liczba ToR- powiązane kamienie milowe określone w pracach nad projektem plan/PMF zrealizowany w odpowiednim czasie.
• Liczba przekazanych terminowo raportów wewnętrznych (np. monitorowanie usług, szkolenia, śledzenie przemieszczania się) i zewnętrznych (np. cotygodniowe raporty CCCM, wskaźniki ośrodków zbiorowych) złożonych
< /ul>

Akta i dokumenty (m.in. zaświadczenia o darowiznach, arkusze obecności, protokoły posiedzeń, raporty z oceny/monitorowania) dostępne i odpowiednio przechowywane (kopie miękkie i papierowe)

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby pełniące służbę wojskową muszą w trakcie zatrudnienia przedstawić aktualne wojskowe dokumenty rejestracyjne.

Podstawowe wartości:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською aбо українською мовою вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без вказання посади не розглядатимуться). Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

_______________________________________________________________________________________________

„AKTYWOWANE stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH). Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks postępowania i powiązane zasady w ramach umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może prowadzić do zwolnienia”.