Starszy specjalista ds. nagród/projektów w HIAS

Podsumowanie STANOWISKA

Specjalista ds. nagród/projektów w Dziale Programów HIAS będzie odpowiedzialny za zapewnienie skutecznej koordynacji, administracji i optymalizacji wszystkich procesów związanych z zarządzaniem nagrodami. Stanowisko to będzie skupiać się na zarządzaniu cyklami nagród od aplikacji poprzez wdrożenie i raportowanie, doskonalenie procesów operacyjnych i pełnienie roli kluczowego punktu kontaktu pomiędzy działami. Specjalista ds. nagród/projektów będzie również miał za zadanie stworzyć systemy promujące wydajność i przejrzystość, zapewniając zgodność wszystkich interesariuszy oraz dotrzymanie terminów, budżetów i wyników.

OBOWIĄZKI I ZASADNICZE FUNKCJE:

1. Zarządzanie nagrodami i optymalizacja procesów (40%)

· Nadzoruje cały cykl życia nagrody, w tym etapy składania wniosków, negocjacji, wdrażania, monitorowania i zamknięcia.

· Upewnij się, że procesy związane z zarządzaniem nagrodami są usprawnione i zoptymalizowane pod kątem maksymalnej wydajności.

· Opracowuj, wdrażaj i utrzymuj systemy i narzędzia do śledzenia postępów w zdobywaniu nagród, wyników, budżetów i terminów.

· Koordynuj działania z zespołami finansowymi, MEAL i operacyjnymi, aby zapewnić zgodność budżetów, raportowania i wymogów dotyczących zgodności.

· Identyfikuj wąskie gardła w bieżących procesach i proponuj rozwiązania optymalizujące operacje i usprawniające przepływy pracy.

2. Koordynacja międzywydziałowa (25%)

· Pełnić funkcję głównego punktu kontaktowego dla wszystkich wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy zaangażowanych w proces przyznawania nagród, zapewniając płynną komunikację między zespołami.

· Utrzymuj aktualną dokumentację dotyczącą nagród i zapewniaj prawidłowe składanie dokumentów zgodnie z przepisami organizacyjnymi i darczyńcami zasady.

3. Zgodność i raportowanie (20%)

· Upewnij się, że wszystkie nagrody są zgodne z wymaganiami darczyńców, polityką organizacyjną i zobowiązaniami prawnymi.

· Zarządzaj terminowym przesyłaniem wniosków oraz dokładne raporty finansowe i programowe dla darczyńców i interesariuszy.

· Ściśle współpracuj z zespołami MEAL, aby zebrać niezbędne dane do raportowania i zapewnić zgodność z ramami monitorowania i oceny.

4 . Zarządzanie dokumentacją i wiedzą (15%)

· Upewnij się, że cała dokumentacja projektu i nagrody jest dobrze zorganizowana i dostępna, w tym umowy, raporty, budżety i korespondencja.

· Zarządzaj scentralizowaną bazą danych lub systemem informacji o nagrodach, aby promować przejrzystość i łatwy dostęp dla wszystkich odpowiednich członków zespołu. 

WYMAGANA WIEDZA, UMIEJĘTNOŚCI I UMIEJĘTNOŚCI:

· Koordynacja operacyjna: Sprawdzona umiejętność usprawniania procesów, zarządzania przepływami pracy i zapewniania koordynacja między wieloma działami i zespołami.

· Doświadczenie w zarządzaniu nagrodami: Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu pełnym cyklem życia nagrody, w tym fazami zgodności, raportowania i zamknięcia.

· Optymalizacja procesów: Możliwość identyfikowania nieefektywności i wdrażania rozwiązań usprawniających procesy i poprawiających ogólną efektywność operacyjną.

· Świadomość finansowa< /u>: Zrozumienie budżetowania, śledzenia finansów i wymagań dotyczących zgodności z darczyńcami.

· Zarządzanie interesariuszami: Udokumentowane doświadczenie w budowaniu i utrzymywaniu relacji z darczyńcami, partnerami i zespołami wewnętrznymi.< /p>

· Znajomość oprogramowania: zaawansowana znajomość pakietu Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) i narzędzi do zarządzania projektami (np. SharePoint, Visio lub odpowiednik).

· Umiejętności komunikacyjne: Silne umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej, umożliwiające tworzenie jasnych, zwięzłych raportów i prezentacji.

· Rozwiązywanie problemów: Umiejętność pracować niezależnie, myśleć krytycznie i proponować innowacyjne rozwiązania wyzwań operacyjnych.  

KWALIFIKACJE:

· Licencjat w dziedzinie informatyki, zarządzania projektami lub pokrewnej dziedziny.

· Minimum 3-5 lat doświadczenia w zarządzaniu projektami, koordynacji projektów lub na pokrewnych stanowiskach w sektorze humanitarnym lub korporacyjnym.

· Udokumentowane doświadczenie w optymalizacji procesów operacyjnych i zapewnianiu terminowego dostarczania wyników projektu.

• Wymagana biegła znajomość języka ukraińskiego i angielskiego.   

Preferowane KWALIFIKACJE:

· Doświadczenie w zarządzaniu programami humanitarnymi w sytuacjach konfliktowych lub pokonfliktowych.

· Znajomość wyników- zarządzanie oparte na zarządzaniu (RBM) i ramy IT.

ZASTRZEŻENIE:

Ten opis stanowiska ma na celu opisanie ogólnego charakteru i poziomu wykonywanej pracy. Nie jest to wyczerpująca lista wszystkich obowiązków, wymaganych umiejętności czy stałej lokalizacji. Lokalizacja może ulec zmianie w zależności od potrzeb programowych. Elastyczność jest niezbędna, gdy rośniemy i rozwijamy się. Wybrany kandydat musi czuć się komfortowo w dynamicznym, zmieniającym się środowisku pracy, w którym dotrzymuje się wielu kluczowych terminów. W razie potrzeby od wszystkich członków zespołu można wymagać wykonywania obowiązków poza normalnymi godzinami pracy. 

PROCES ZATRUDNIENIA:

Dążymy do zapewnienia uczciwego i pełnego szacunku procesu rekrutacji i dokładamy wszelkich starań, aby odpowiedzieć każdemu kandydatowi. Priorytetem jest dla nas komunikacja i przejrzystość w stosunku do wszystkich kandydatów, nawet tych, którzy nie posuwają się do przodu. Oto migawka naszego procesu rekrutacji:

Krok 1: Prześlij swoją aplikację!

Krok 2: Ekran telefonu z pracownikiem działu kadr.

Krok 3 : Wywiad z menadżerem ds. rekrutacji.

Krok 4: Wywiad z panelem pracowników HIAS.

Krok 5: Sprawdzenie referencji.

Krok 6: Oferta i sprawdzenie przeszłości.

Krok 7: Rozpocznij swoją karierę zawodową z HIAS! 

Uwaga: niektóre nasze procesy rekrutacyjne mogą się różnić i nie wszyscy kandydaci przejdą do każdego etapu. 

O NAS:

Ponad sto lat temu społeczność żydowska założyła HIAS (pierwotnie Hebrajskie Towarzystwo Pomocy Imigrantom) w Nowym Jorku, bramie imigrantów do Ameryki. Wspierając Żydów uciekających przed prześladowaniami i biedą w Europie Wschodniej, nasi założyciele kierowali się tradycjami, tpoczątków i historii narodu żydowskiego – historii ucisku, wysiedleń i diaspory. Od tego czasu HIAS pomaga pokoleniom Żydów stojących w obliczu przemocy ze względu na to, kim byli, i HIAS nadal angażuje się w pomoc żydowskim uchodźcom na całym świecie. Obecnie nasi klienci HIAS, podobnie jak nasi pracownicy, pochodzą z różnych wyznań, grup etnicznych i środowisk. Wnosimy nasze doświadczenie, historię i wartości do naszej pracy na pięciu kontynentach, zapewniając dziś uchodźcom niezbędne usługi i możliwości, których potrzebują, aby się rozwijać.

HIAS to społeczność ucząca się, zaangażowana w różnorodność i włączenie. Naszą pracę wykonujemy rzetelnie, odpowiedzialnie, przejrzyście i przestrzegając najwyższych standardów etycznych. Poszukujemy pracowników z różnych środowisk i doświadczeń życiowych, którzy dołączą do naszych zespołów zlokalizowanych w Stanach Zjednoczonych i na całym świecie. Zachęcamy do składania aplikacji osoby identyfikujące się jako BIPOC, osoby niepełnosprawne, osoby ze społeczności LGBTQ+ oraz osoby, które przeżyły przymusowe wysiedlenie lub imigrację. Zależy nam na budowaniu zróżnicowanej siły roboczej, która odzwierciedla naszą wizję, misję i wartości. 

WIZJA:

HIAS oznacza świat, w którym uchodźcy znajdują powitanie, bezpieczeństwo i możliwości. 

MISJA:

Opierając się na naszych żydowskich wartościach i historii, HIAS zapewnia niezbędne usługi uchodźcom i osobom ubiegającym się o azyl na całym świecie oraz broni ich podstawowych praw, aby mogą odbudować swoje życie. 

WARTOŚCI:

Witamy • Acogimiento • Gościnność • ????? ???? (Hachnasat Orchim)

Witamy nieznajomego

Sprawiedliwość • Justicia • Sprawiedliwość • ??? (Tzedek)

Dążymy do sprawiedliwości

Empatia • Empatia • Empatia • ??? (Chesed)

Z empatią podchodzimy do naszych Klientów

Partnerstwo • Companerismo • Współpraca • ?????? (Chevruta)

Wierzymy w zmianę świata poprzez partnerstwo

Odwaga • Coraje • Odwaga • ????< /em> (Ometz)

Działamy z odwagą budując lepszy świat

Odporność • Odporność • Odporność • < em>??? (Ruach)

Dostosowujemy się i rozwijamy, stale demonstrując naszą odporność 

RÓŻNORODNOŚĆ:

HIAS dba o zróżnicowane i włączające miejsce pracy. Wszyscy wykwalifikowani kandydaci będą brani pod uwagę przy zatrudnieniu bez względu na rasę, kolor skóry, pochodzenie narodowe, pochodzenie etniczne, pochodzenie, status obywatelstwa, wyznanie religijne, wiek, płeć, płeć, orientację seksualną, niepełnosprawność fizyczną, niepełnosprawność umysłową, stan zdrowia, informacje genetyczne, stan cywilny, zarejestrowany partner domowy lub status związku cywilnego, stan rodzinny, ciąża, poród, status wojskowy, chroniony status weterana, orientacja polityczna lub inny status prawnie chroniony. 

BEZPIECZEŃSTWO:

HIAS angażuje się w ochronę dzieci, bezbronnych dorosłych i wszelkich innych osób przed jakąkolwiek szkodą wyrządzoną bezpośrednio lub pośrednio w wyniku ich wejścia w życie skontaktuj się z HIAS. Nie będziemy tolerować wykorzystywania seksualnego, znęcania się ani żadnych form krzywdzenia lub zaniedbywania dzieci przez naszych pracowników lub personel z nimi związany. Każdy kandydat zaoferował pracę w HIOd AS oczekuje się podpisania i przestrzegania Kodeksu postępowania i zasad zabezpieczeń HIAS. Wszystkie oferty pracy będą podlegać zadowalającym referencjom i odpowiednim kontrolom, które mogą obejmować rejestr karny. HIAS uczestniczy również w Międzyagencyjny program ujawniania niewłaściwego postępowania . Zgodnie z tym Programem poprosimy poprzednich pracodawców kandydatów o pracę o informacje na temat wszelkich ustaleń dotyczących wykorzystywania seksualnego, wykorzystywania seksualnego i/lub molestowania seksualnego w trakcie zatrudnienia lub incydentów będących przedmiotem dochodzenia, gdy kandydat odejdzie z pracy. Podobnie HIAS udostępni te informacje, gdy inne organizacje będą pytać o obecnych i byłych pracowników HIAS w ramach procesu rekrutacji. Przesyłając aplikację, osoba ubiegająca się o pracę potwierdza, że ​​zapoznała się z procedurami rekrutacyjnymi.