Dyrektor administracyjny Atlas Logistics (dyrektor administracyjny) w Handicap international

Dyrektor administracyjny Atlas 

KRAJ: UKRAINA 

RAPORTY DLA: KREATOR PROJEKTU ATLAS TRANSPORT 

LOKALIZACJA: Dnipro 

Prosimy o przesłanie CV w języku angielskim

MISJA OGÓLNA

Kontekst misji

Od 1993 r. organizacja Humanitarian and Inclusion (HI) świadczy usługi logistyczne podmiotom humanitarnym reagującym na kryzysy w 15 różnych krajach za pośrednictwem swojej platformy logistycznej znanej jako Atlas Logistique.

Od marca 2022 roku Atlas Logistique (AL) działa na Ukrainie, oferując organizacjom humanitarnym rozwiązania logistyczne (podejście humanitarne do humanitarnego), aby ułatwić dostarczanie pomocy w szybszy, bezpieczniejszy i najskuteczniejszy sposób dla najbardziej dotkniętych populacji.

Obecnie dzięki trzem węzłom logistycznym w Dnieprze, Charkowie i Mikołajowie HI oferuje wspólne usługi magazynowania i transportu (w tym w trudno dostępnych miejscach) innym podmiotom humanitarnym. Zgodnie z potrzebami zaobserwowanymi na stronie naziemne, HI oferuje również usługi przechowywania i transportu w łańcuchu chłodniczym/w kontrolowanej temperaturze organizacjom dostarczającym towary humanitarne wrażliwe na temperaturę dotkniętej ludności i lokalnym partnerom.

MISJE / OBOWIĄZKI 

Pod nadzorem Menedżera projektu główne misje są następujące:

Misja 1. Monitorowanie i monitorowanie danych:

1.1 Zbiera i sprawdza ważność dokumentów wszystkich przewoźników i partnerów (współrzędne GPS, objętość/waga ładunku na SRF…) 

1.2 Zapewnia zgodność działań/systemu/procesu ATLAS z przepisami federalnymi, prowincjonalnymi i terytorialnymi.

1.3 Zapewnia zgodność z Procedurami Platformy HI.

1.4 Zapewnia dgromadzenie danych i wprowadzanie studni do różnych baz danych w zakresie przechowywania i transportu (Excel). 

1.5 Jest odpowiedzialny za gromadzenie, rejestrowanie, monitorowanie i archiwizację wszystkich plików zakupów transportowych. 

1.6 Wyjaśnia przewoźnikom postanowienia umów przewozu i/lub TTN. 

1.7 Zapewnia narzędzia komunikacyjne i identyfikacyjne dla przewoźników/przenośników (GPS, moduł śledzący, rozkaz misji, widoczność itp.), w zależności od Działu Bezpieczeństwa  < /p>

1.8 Gromadzi i integruje informacje o dostawcach z bazą danych „Monitorowanie kontraktów”.  

Misja 2. Dalsze działania administracyjne:  

2.1 Zapewnia relacje administracyjne i kadrowe pomiędzy władzami odpowiedzialnymi za transport Oficer oraz Ekspert ds. Transportu i Specjalista ds. Analiz Rynku. 

2.2 Sprawdź faktury przewoźnika przesłane przez Eksperta ds. Transportu i Specjalistę ds. Analiz Rynku przed przekazaniem ich Ekspertowi ds. Transportu i Specjalistowi ds. Analiz Rynku w celu zatwierdzenia. 

2.3 Postępuj zgodnie z procesem płatności i pokwitowaniami salda płatności dostawcy. 

2.4 Zajmuje się zarządzaniem papiernią i realizacją podstawowych potrzeb działalności transportowej. 

2.5 Regularnie lub na żądanie swojej hierarchii sporządza raporty i statystyki dotyczące działalności transportowej.  

2.6 Proponuje modyfikacje narzędzi i formatów, aktywnie uczestniczy w dynamice ciągłego doskonalenia i poszukiwania efektywności projektu platformy.  

2.7   Zapewnij dobrą komunikację między działaniami operacyjnymi, specjalistą ds. transportu, specjalistą ds. baz danych i procesów oraz działem administracyjnym/finansowym. 

2.8 Upewnij się, że wszystkie pliki zakupów są dobrze zarchiwizowane, a folder jest aktualny i czysty. Archiwizowanie i utrzymywanie porządku różnych plików (miękkich i papierowych)

Misja 3 Reprezentacja:

3.1 Uczestniczy w cotygodniowych spotkaniach z Działem Transportu

3.2 Uczestniczy w przekazywaniu profesjonalnego i serdecznego wizerunku partnerom i przewoźnikom

3.3 Koordynowanie dostaw do Strefa niebezpieczna i zgłaszanie ruchów do Działu Bezpieczeństwa

3.4 Przeprowadzaj badania rynku, wycenę i negocjacje z przewoźnikami.  

3,5 Ensure Operacyjna kontynuacja transportów (kontakt z przewoźnikami, kierowcami, przedstawicielami)

3.6 Zapewnij dobrą rozliczalność dokumentów procesowych i zapewnienie dokładności ewidencyjny. (TTN, faktura, ACT, raportowanie) 

3.7 Analizuj rynek transportu na określonych drogach 

3.8 Dostarcza i aktualizuje dla Działu Bezpieczeństwa informacje dotyczące bezpieczeństwa transportu (strefa, aktualizacje dat, adresy dostaw itp.) 

3.9 Zapewnia narzędzia do komunikacji i identyfikacji przenośników/przenośników (GPS, moduł śledzenia, rozkaz misji itp.) 

3.10 Prowadzenie misji wsparcia (szkolenia, mentoring, wsparcie, rekrutacja, audyt wewnętrzny, przekazania) 

3.11 Zapewnij dobrą komunikację, koordynację informacji z członkami zespołu i pomiędzy nimi zespół 

3.12 Zapewnienie odpowiedniego zarządzania logistycznego zespołem operacyjnym ścisła współpraca z służbami wsparcia

3.13 Pomóż Partnerom w zakresie odpowiedniej logistyki dla ich działania i zaproponuj najlepsze rozwiązanie transportu

WYSZUKIWANY PROFIL

Kwalifikacje:

• Licencjat w pokrewnej dziedzinie (logistyka, rozwój itp.) 

• Zamiast wykształcenia przyjmę doświadczenie

• Preferowane - kwalifikacje w zakresie logistyki

Doświadczenie:

• Co najmniej 3-letnie doświadczenie w sektorze transportu lub łańcuchu dostaw (organizacja pozarządowa lub firma prywatna) 

• Doświadczenie w międzynarodowej organizacji pozarządowej będzie dodatkowym atutem

Umiejętności:

• Możliwość porozumiewania się w języku angielskim i ukraińskim.

• Dobre umiejętności tłumaczenia, wyjaśniania i negocjacji

• Dobra znajomość prawa ukraińskiego

• Pakiet Microsoft Office

• Dobra znajomość Excela (będzie testowana) 

Cechy osobiste:

• Umiejętność ustalania priorytetów i brania odpowiedzialności, silne umiejętności organizacyjne

• Prawdziwa motywacja do pracy w sektorze humanitarnym

• Autonomia i umiejętność pracy w zespole

WARUNKI PRACY:

Umowa: Umowa o pracę (zgodnie z ustawodawstwem ukraińskim) Czas określony

Rodzaj zatrudnienia: Pełny etat

Pakiet korzyści:

• 30 dni kalendarzowych w przypadku urlopów rocznych
• 12 dni płatnych urlopów na cele wewnętrzne rocznie ( pro-rata)
• Ubezpieczenie medyczne dla personelu HI i jednej osoby na utrzymaniu (podatek płacony przez HI)
• Indywidualne sesje doradcze dla pracowników HI
• W razie potrzeby pakiet relokacyjny może zostać przyznany na stanowiska kierownicze i kluczowe
• Odpowiednie środki wsparcia dla osoby niepełnosprawnej (w razie potrzeby)

RÓWNE SZANSY

HI jest pracodawcą zapewniającym równe szanse. Cenimy różnorodność i jesteśmy zobowiązani do tworzenia włączającego środowiska opartego na wzajemnym szacunku dla wszystkich pracowników. Nie dyskryminujemy ze względu na wiek, płeć, niepełnosprawność, religię , pochodzenie etniczne, kolor skóry, rasa, stan cywilny lub inne chronione cechy.

Jeśli jesteś niepełnosprawny i potrzebujesz specjalnej pomocy podczas rozmowy kwalifikacyjnej, podaj nam niezbędne szczegóły.

Handicap International ma jasne zasady instytucjonalne dotyczące „Ochrony dzieci”, „Zwalczania nadużyć finansowych, przekupstwa i korupcji”, „Niepełnosprawności, płci i wieku” oraz „Ochrony beneficjentów przed wykorzystywaniem seksualnym, molestowaniem i molestowaniem”. Dlatego też wszyscy pracownicy mają obowiązek zobowiązać się do przestrzegania, przestrzegania i promowania tych zasad oraz do podpisania Kodeksu i postępowania HI.

Przesyłając aplikację CV, kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy).

Менеджер з адміністративної діяльності Atlas Logistics (dyrektor administracyjny)

KRAJ: Ukraina

ZAMÓWIONE PRZEZ:  Kierownik projektów i programów z zakresu produkcji materialnej (niematerialnej) (program transportowy)

REGION: Dnipro

Prosimy o przesłanie CV w języku angielskim

OBOWIĄZKI OGÓLNE

Kontekst misji

Od 1993 r. firma Humanity and Inclusion (HI) świadczy usługi logistyczne organizacjom humanitarnym reagującym na kryzysy w 15 różnych krajach za pośrednictwem platformy logistycznej znanej jako Atlas Logistique.

Od marca 2022 roku Atlas Logistique (AL) działa na Ukrainie, oferując organizacjom humanitarnym rozwiązania logistyczne (podejście humanitarne do humanitarnego), aby ułatwić szybsze, bezpieczniejsze i skuteczniejsze dostarczanie pomocy najbardziej dotknięta populacja.

Obecnie posiadając trzy centra logistyczne w Dnieprze, Charkowie i Mikołajowie, HI oferuje innym organizacjom humanitarnym wspólne usługi magazynowania i transportu (w tym do miejsc trudno dostępnych). W zależności od lokalnych potrzeb HI oferuje również usługi do łańcucha chłodniczego/przechowywania w temperaturze oraz transportu towarów humanitarnych do organizacji dostarczających towary humanitarne wrażliwe na temperaturę dotkniętej ludności i partnerom lokalnym

ZADANIA / OBOWIĄZKI

Pod przewodnictwem kierownika projektu główne zadania to:

Misja 1. Śledzenie i monitorowanie danych : 

1.1 Zbiera i weryfikuje ważność wszystkich dokumentów przewoźników i partnerów (współrzędne GPS, objętość/waga ładunku w SRF...)

1.2 Zapewnia zgodność działalności/systemu/procesu transportowego ATLAS z przepisami stanowymi, regionalnymi i lokalnymi.

1.3 Zapewnia zgodność z procedurami platformy NO.

1.4 Zapewnia gromadzenie danych i ich prawidłowe wprowadzanie do różnych baz danych dotyczących przechowywania i transportu (Excel).

1.5 Jest odpowiedzialny za gromadzenie, rejestrowanie, monitorowanie i archiwizację wszystkich plików związanych z zaopatrzeniem i transportem.

1.6 Wyjaśnia przewoźnikom postanowienia umów przewozu i/lub TTN.

1.7 Zapewnia środki komunikacji i identyfikacji przewoźników (narzędzie GPS, przydział obowiązków, znaki identyfikacyjne itp.).

1.8 Gromadzi i integruje informacje o dostawcach w bazie danych "Monitorowanie umów".

Misja 2. Wsparcie administracyjne: 

2.2. Sprawdza faktury przewoźnika przesłane przez specjalistę ds. transportu przed przekazaniem ich do administratora bazy danych i przetwarzania danych w celu potwierdzenia.

2.3. Monitoruje proces płatności i potwierdzenia otrzymania płatności przez dostawców.

2.4. Zarządza obiegiem dokumentów i zaspokaja podstawowe potrzeby logistyki transportu.

2.5. Regularnie lub na zlecenie swojego przełożonego raportuje i przesyła dane statystyczne dotyczące działalności transportowej.

2.6. Oferuje modyfikację narzędzi i formatów, bierze czynny udział w dynamice ciągłego doskonalenia i poszukiwaniu efektywności projektu platformy.

2.7. Zapewnia prawidłową komunikację pomiędzy operacjami, specjalistą ds. transportu, administratorem baz danych i przetwarzania danych a działem administracyjnym/finansowym.

2.8. Zapewnia właściwą archiwizację wszystkich plików zakupowych i utrzymuje porządek w bieżącej bazie danych. Archiwizuje i utrzymuje porządek różnych plików (w wersji elektronicznej i papierowej).

Misja 3. Komunikacja na temat projektu HI Platforma

3.1 Bierze udział w cotygodniowych spotkaniach z Departamentem Transportu 

3.2 Bierze udział w kształtowaniu profesjonalnego i przyjaznego wizerunku wśród partnerów i przewoźników

3.3 Koordynuje dostawy do obszarów niebezpiecznych i zgłasza ruch działowi bezpieczeństwa

3.4 Prowadzi badania rynku, pozyskiwanie ofert handlowych i negocjacje z przewoźnikami

3.5 Zapewnia kontrolę operacyjną nad transportem (kontakt z przewoźnikami, kierowcami, przedstawicielami)

3.6 Zapewnia prawidłowe rozliczanie dokumentów procesowych i dokładność informacji (TTN, faktura, ustawa, raportowanie)

3.7 Analizuje rynek usług transportowych na poszczególnych trasach 

3.8 Dostarcza i aktualizuje działowi bezpieczeństwa informacje dotyczące bezpieczeństwa transportu (strefa, daty aktualizacji, adresy wysyłki itp.)

3.9 Zapewnia narzędzia do komunikacji i identyfikacji konwojów (GPS, urządzenia śledzące, rozkazy misji itp.)

3.10 Prowadzi misje wsparcia (szkolenia, mentoring, wsparcie, rekrutacja, audyt wewnętrzny, przeniesienie obowiązków)

3.11 Zapewnia prawidłową komunikację, koordynację i wymianę informacji pomiędzy członkami zespołu

3.12 Zapewnia właściwe zarządzanie logistyką przez zespół operacyjny w ścisłej współpracy z służbami wsparcia

3.13 Pomagaj partnerom w prawidłowej logistyce ich operacji i oferuj najlepsze rozwiązania transportowe

WYMAGANE KOMPETENCJE

Kwalifikacje:

• Licencjat w dziedzinie pokrewnej (logistyka, rozwój itp.)
• Zamiast wykształcenia akceptowane będzie doświadczenie
• Pożądane - wykształcenie wyższe w zakresie logistyki

Doświadczenie zawodowe:

• Co najmniej 3 lata doświadczenia w sektorze transportu lub łańcuchu dostaw (organizacja pozarządowa lub firma prywatna)
• Doświadczenie w pracy w międzynarodowej organizacji pozarządowej będzie dodatkowym atutem

Umiejętności:

• Możliwość porozumiewania się w języku angielskim i ukraińskim.
• Dobre umiejętności tłumaczenia, wyjaśniania i negocjacji
• Dobra znajomość ukraińskiego ustawodawstwa w zakresie transportu towarowego
• Znajomość pakietu Office
• Dobra znajomość Excel (będzie sprawdzana)< /li

Cechy osobiste:

• Umiejętność ustalania priorytetów i brania odpowiedzialności, silne umiejętności organizacyjne
• Prawdziwa motywacja do pracy w sektorze humanitarnym
• Samodzielność i umiejętność pracy w zespole
< /ul>

WARUNKI PRACY

Umowa:Umowa o pracę (zgodnie z ustawodawstwem ukraińskim) Czas określony

Rodzaj zatrudnienia:Pełny etat

Zalety:

• 30 dni kalendarzowych corocznego urlopu
• 12 dni corocznego płatnego urlopu zdrowotnego (pro -oceniony czas przepracowany)
• Ubezpieczenie zdrowotne dla pracowników HI i jednego członka rodziny (dopłata opłacana przez HI)
• Indywidualne doradztwo psychologiczne dla pracowników HI
• W razie potrzeby możemy zapewnić pakiet relokacyjny na stanowiska kierownicze i kluczowe
• Odpowiednie środki wsparcia dla osoby niepełnosprawnej (w razie potrzeby)

OPCJE

HI jest pracodawcą zapewniającym równe szanse. Cenimy różnorodność i staramy się stworzyć środowisko integracyjne oparte na wzajemnym szacunku dla wszystkich pracowników. Nie dyskryminujemy ze względu na wiek, płeć, niepełnosprawność, religię, pochodzenie etniczne , kolor skóry, rasa, stan cywilny lub inne chronione cechy.

Wszystkich zainteresowanych kandydatów, bez względu na wiek, płeć, niepełnosprawność, religię, pochodzenie etniczne, kolor skóry, rasę, stan cywilny i inne cechy, zachęcamy do aplikowania na to stanowisko.

Jeśli jesteś niepełnosprawny i potrzebujesz specjalnej pomocy podczas rozmowy kwalifikacyjnej, podaj nam niezbędne szczegóły.

Handicap International posiada przejrzyste zasady instytucjonalne dotyczące ochrony dzieci, zwalczania nadużyć finansowych, przekupstwa i korupcji, niepełnosprawności, płci i wieku oraz ochrony beneficjentów przed wykorzystywaniem seksualnym, molestowaniem i molestowaniem" Są one obowiązkowe dla wszystkich pracowników, którzy mają obowiązek przestrzegać, przestrzegać i promować te zasady oraz podpisać Kodeks postępowania HI.

Przesyłając CV, wnioskodawca wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy).