Archiwista w lifecell

Szukamy archiwisty, który dołączy do naszego zespół archiwum lifecell, zapewniający księgowanie, zabezpieczanie i niszczenie dokumentacji archiwalnej Spółki zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Ukrainy. 

Zadania funkcjonalne:

1. Udział w opracowywaniu i wdrażaniu systemów projektowych elektronicznego obiegu dokumentów i elektronicznego archiwum dokumentów. 
2. Jako administrator systemów i procesów zarządzania dokumentami elektronicznymi: koordynacja i wsparcie administracyjne; inicjowanie i koordynowanie wdrażania nowych funkcjonalności i zmian w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją i archiwum elektronicznego. 
3. Monitorowanie ilości podpisanych dokumentów w systemie za okres oraz podpisywanie miesięcznych umów z wykonawcą. Informowanie współpracowników w przypadku błędów
4. Bierz udział w opracowywaniu nazewnictwa spraw, terminów i zasad przechowywania i niszczenia dokumentów. 
5. Kontroluj terminowość przekazania dokumentów do zabezpieczenia archiwalnego, przyjmuj z działów strukturalnych dokumenty uzupełnione przez ewidencję; sprawdzanie prawidłowości tworzenia i rejestracji skrzynek przy przekazywaniu ich do archiwum (proces polega na wydaniu specjalnej odzieży).
6. Zaszyfruj jednostki magazynowe, przygotuj zbiorcze opisy miejsc składowania stałego i tymczasowego, usystematyzuj je, prowadzić rejestr spraw; zapewnić zachowanie materiałów dokumentacyjnych w archiwum.
7. Przekazanie materiałów dokumentacyjnych firmie archiwalnej, archiwum państwowemu. 
8. Przeprowadź badanie wartości naukowej i praktycznej dokumentów archiwalnych.
9. Przeprowadź spisanie i zniszczenie materiałów, których okres przechowywania upłynął (proces polega na wydaniu specjalnej odzieży).< /li>
10. Wydawaj kopie i dokumenty archiwalne (w razie potrzeby), przygotuj niezbędne referencje, odpowiedzi na pytania i prowadź ich ewidencję.
11. Budowa i utrzymanie systemu przechowywania archiwalnego: archiwum operacyjne i klasyczne.< /li>
12. Przeprowadź audyt systemu zarządzania dokumentacją i zabezpieczenia archiwalnego.
13. Zapewnij wsparcie metodyczne i informacyjne jednostkom administracyjnym i archiwalnym (opracowanie instrukcji, procedur i polityk).
14. Tworzenie, organizowanie i administrowanie archiwum elektronicznym.
15. li>
16. Rejestracja zamówień na główną działalność przedsiębiorstwa; prowadzić dziennik rejestracji zamówień; zapewnić kontrolę obecności rejestrowanych zleceń.
17. Kontrola przestrzegania Procedur wystawiania, rejestrowania i realizacji zleceń.

Koordynacja procesu elektronicznego obiegu dokumentów z kontrahentami :

• Tworzenie \ usuwanie użytkowników systemu
• Nadawanie uprawnień użytkownikom systemu
• Tworzenie tagów w systemie (oraz przypisywanie ich do użytkowników i dokumentów)< /li>
• Koordynowanie procesu wydawania EDS:

a. Organizacja przetargu na wybór dostawcy EDS

b. Konsultacje realizatorów procesu – asystentówreakcje

c. Obsługa wydania fizycznego (kontrola wypełnienia dokumentów wewnętrznych firmy przy wydawaniu kluczy cyfrowych)

d. Administrator kluczy cyfrowych w SAP (wprowadzanie w SAP dla pracowników daty wystawienia EDS i okresu jego ważności)

e. Wycofanie danych elektronicznych od dostawcy

f. Fizyczne usunięcie pendrive'a w przypadku zwolnienia pracownika (lub przeniesienia)

g. Kontrola dostępności mediów cyfrowych i ich zamawianie w razie potrzeby. 

1. Edukacja - preferowana dziedzina archiwalistyki

2. Doświadczenie zawodowe - od 2 lat na podobnym stanowisku

3. Angielski - średniozaawansowany

Co oferujemy?

• Praca w dużej międzynarodowej firmie
• Możliwość rozwoju kariery
• Praca urzędowa
• Ubezpieczenie zdrowotne
• 28 dni płatnego urlopu
• Konkurencyjne wynagrodzenie i premia roczna
• Szkolenia i edukacja