Administrator w Mizhnarodna asociaciya psihologiv ta treneriv-ekspertiv, GO

 Cel stanowiska

Zapewnianie skutecznego wsparcia administracyjnego, organizacyjnego i dokumentacyjnego działalności organizacji oraz poszczególnych projektów, koordynacja procesów wewnętrznych, interakcja z partnerami, uczestnikami i zespołem.

  Główne obowiązki

1. Obsługa administracyjna organizacji

• Organizacja pracy biurowej i koordynacja procesów administracyjnych organizacji pozarządowej.
• Prowadzenie dokumentacji wewnętrznej, archiwum, korespondencji, księgowanie umów i aktów.
• Przygotowywanie, gromadzenie i systematyzacja dokumentów do raportowania (darczyńcy, partnerzy, organy kontrolujące).
• Utrzymanie baz danych (uczestnicy, partnerzy, dostawcy, kontakty).
• Przygotowanie zarządzeń wewnętrznych, pism, memorandów, protokołów.

2. Obsługa administracyjna projektów

• Wsparcie zespołu projektowego w organizacji wydarzeń (szkoleń, seminariów, spotkań).
• Zbieranie i projektowanie list uczestników, podpisów, formularzy rejestracyjnych.
• Przygotowywanie faktur, umów, raportów, kopii dokumentów finansowych.
• Kontrola zgodności z procedurami administracyjnymi zgodnie z wymaganiami darczyńców.
• Logistyka koordynacyjna – rezerwacja lokalizacji, transport, zakwaterowanie, kawa przerwy, zakupy.
• Komunikacja z kontrahentami, partnerami, dostawcami.

3. Komunikacja wewnętrzna

• Pomoc w wypełnianiu formularzy dla darczyńców.
• Wsparcie procesu przygotowania wniosków grantowych.
• Koordynacja wolontariuszy lub uczestników podczas wydarzeń.

  Wymagania wobec kandydata

Wykształcenie i doświadczenie

• Wyższe lub nieukończone wyższe wykształcenie (zarządzanie administracyjne, zarządzanie, nauki społeczne, finanse itp.).
• Doświadczenie na stanowisku administracyjnym lub biurowym — od 1 roku (doświadczenie w organizacjach pozarządowych lub projektach — zaletą).

Umiejętności

• Doświadczenie w obsłudze programów Microsoft Office, Google Workspace, Canva, Zoom, Telegram, Excel.
• Umiejętność pracy z dokumentami, kontami, tabele, formularze.
• Organizacja, dbałość o szczegóły, systematyczność.
• Umiejętność koordynowania kilku zadań jednocześnie.
• Komunikacja, kompetentna komunikacja w mowie i piśmie.

Cechy osobiste

• Odpowiedzialność, punktualność, uczciwość.
• Chęć uczenia się i przestrzegania standardów organizacji.
• Życzliwość i umiejętność pracy w zespole.
• Empatia i zrozumienie wartości GO MAPTTE (pomoc psychologiczna, rozwój, wsparcie).

 Warunki pracy

• Zdalnie / częściowo offline (w zależności od potrzeb Kijów lub inne regiony).
• Praca na pół etatu lub na pełen etat (w zależności od wolumenu projektów).
• Elastyczny grafik.
• Płatność - wg. wielkość zadań i budżety projektów.
• Możliwość rozwoju zawodowego, uczestnictwo wszkolenia i programy edukacyjne.