Specjalista ds. administracyjnych w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH poszukuje wykwalifikowanego specjalisty ds. administracyjnych do klastra dobrego wielopoziomowego zarządzania („Klaster MLG”):

Specjalista ds. administracyjnych < strong>(pełny etat, Kijów)

(wewnętrzny SAP kod: Specjalista ds. administracyjnych)

Specjalista ds. administracyjnych ETOM dołączy do Jednostki Zarządzania Klastrami w Klastrze Dobrego Wielopoziomowego Zarządzania („Klaster MLG”) GIZ Ukraine. 

Klaster Dobrego Wielopoziomowego Zarządzania w ukraińskim portfelu GIZ obejmuje projekty wspierające przejrzystą, wydajną i zrównoważoną reformę zarządzania w wysiłkach na rzecz odbudowy już prowadzonych w kraju dotkniętym wojną, kształtującym jego przyszłość jako nowoczesnego naród europejski. Projekty zapewniają efektywną współpracę na szczeblu administracji krajowej, regionalnej i lokalnej, promując pomocniczość jako zasadę demokracji w związku z dostosowywaniem się Ukrainy do dorobku prawnego Unii Europejskiej. 

Jednostka Zarządzania Klastrem (CMU) zatrudniająca około 40 pracowników zapewnia obsługę handlową i administracyjną projektów w Klastrze MLG. CMU jest podzielona na trzy zespoły (Finanse i Księgowość; Umowy i zaopatrzenie; Wydarzenia, podróże i zarządzanie biurem [ETOM]).

Jako specjalista ds. administracyjnych ETOM jesteś odpowiedzialny za zapewnienie profesjonalnego zarządzania biurem i powiązanych zadań . 

Obszary obowiązków

• Zapewnianie profesjonalnych usług zarządzania biurem; Przejęcie na własność biura (2 piętra, 2500 m2, biuro typu open space) wraz z kosztami wynajmu. zarządzanie i koordynacja wszystkich powiązanych zadań (zapewnianie optymalnych warunków pracy; konserwacja, naprawy i ulepszenia; nadzór i aranżacja pomieszczeń konferencyjnych, pomieszczeń socjalnych, miejsc pracy, pomieszczeń sanitarnych, schronienia; zakup wszystkich odpowiednich artykułów biurowych).
• Dalszy rozwój powierzchni biurowej zapewniający komfortowe i nowoczesne warunki pracy; planowanie i wdrażanie przebudowy, budowy i ulepszeń.
• Zapewnienie optymalnych warunków pracy w biurze (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja, oświetlenie, inne) poprzez współpracę z wynajmującym.
• Koordynacja pracy dozorców/personelu sprzątającego, recepcjonistów i kierowcy.
• Rozwój strategiczny i operacyjny oraz dostosowanie procesów Zarządzania Biurem.
• Wydawanie i weryfikacja regulaminów zarządzania biurem , bezpieczeństwo, schronienie, parking, itp.
• Zarządzanie umowami najmu i podnajmu; badania rynku nieruchomości wraz z regularnymi porównaniami kosztów.
• Zarządzanie środkami trwałymi, roczną inwentaryzacją i procesami z nimi związanymi.
• Prowadzenie szkoleń we wszystkich istotnych tematach.
• Wspieranie organizacji wydarzeń wewnętrznych i zewnętrznych.
• Przygotowywanie i nadzór nad umowami serwisowymi i zakupami; Koordynacja usługodawców, firm budowlanych i dostawców.
• Doradzanie menedżerom i pracownikom w zakresie procesów związanych z zarządzaniem biurem.
• Działanie jako punkt kontaktowy ds. bezpieczeństwa (SFP) dla personelu biurowego i obiektów.
• Występujg inne obowiązki i zadania na zlecenie kierownictwa.
• Organizacja usług logistycznych.

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie i kompetencje:

• Licencjat lub równoważny w odpowiedniej dziedzinie. 
• Udokumentowane doświadczenie jako Office Manager/Facility Manager w biurach o powierzchni ponad 1000 mkw. 
• Co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku. 
• Doświadczenie w pracy w GIZ i/lub innych organizacjach międzynarodowych będzie atutem. 
• Ciesz się kreatywną pracą i projektowaniem.
• Niezawodność, poufność, elastyczność i odporność na stres, umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie i utrzymywania wysokiej jakości pracy. 
• Gracz zespołowy posiadający umiejętności komunikacji międzykulturowej, nastawienie zorientowane na klienta i usługi. 
• Podejście zorientowane na wyniki i rozwiązania. 
• Wybitne umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, umiejętność dotrzymywania terminów. 
• Wysoki stopień lojalności, samoorganizacji i motywacji. 
• Rodzimy Ukrainiec, biegła znajomość języka angielskiego i znajomość języka niemieckiego będzie dodatkowym atutem. 
• Dobra znajomość obsługi komputera, w tym pakietu MS Office i aplikacji. 
• Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej. 
• Chęć podnoszenia kwalifikacji w zależności od zadań do wykonania. 
• Gotowość do okazjonalnych wyjazdów służbowych na terenie Ukrainy ze względu na różne lokalizacje projektów.

Oferujemy:

• Praca służbowa.
• Wynagrodzenie stałe w EUR, premie zależne od wyników oraz 13. pensja.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu rocznie.
• Zajęcia językowe, twarde oraz szkolenia z zakresu umiejętności miękkich.
• Indywidualne oraz grupowe wsparcie psychologiczne.
• Możliwa praca zdalna i elastyczna.
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia< /strong>

Praca na pełen etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Zadanie rozpoczyna się tak szybko, jak to możliwe. Miejsce służby: Kijów. Umowa obowiązuje do 31.12.2025 z możliwością przedłużenia. 

GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwościami doskonalenia umiejętności.

Aplikacja

Aplikacja składające się z CV kandydata i listu motywacyjnego w języku angielskim wyjaśniającego motywację do ubiegania się o pracę należy przesłać na adres [email protected] do COB w styczniu 27, 2025< strong>, poniedziałek.

Wysyłając aplikację kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celach rekrutacyjnych. W sprawie kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.