Urzędnik ds. programu administracyjnego w People in Need

Miejsce pracy: Dnipro

Data rozpoczęcia: marzec-kwiecień 2026

Czas trwania umowy: 3-miesięczny okres próbny z możliwością przedłużenia w przypadku dostępności środków

Organizacja „Człowiek w Potrzebie” działa na Ukrainie od początku sierpnia 2014 roku i od tego czasu prowadzone są programy humanitarne szybko się rozwijała. Obecnie „Lyudyna v bidi” jest jedną z głównych organizacji humanitarnych na Ukrainie, która zapewnia neutralną i niezależną pomoc humanitarną osobom dotkniętym konfliktem.

PIN jest pracodawcą zapewniającym równe szanse, dlatego aplikacje są akceptowane od wszystkich wykwalifikowanych kandydatów bez dyskryminacji ze względu na rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, wiek, religię, niepełnosprawność, orientację seksualną, tożsamość płciową i inne. PIN akceptuje zgłoszenia od różnych grup i ceni różnorodność.

Ogólne informacje o roli pracownika:

Pod ogólnym kierownictwem kierownika ds. realizacji programu specjalista ds. administracji programu zapewnia wsparcie administracyjne i organizacyjne kierownictwu programu, kierownikom programów w sytuacjach awaryjnych i zespołom programowym.  

Stanowisko ma na celu zapewnienie skutecznej koordynacji procesów wewnętrznych, organizacji obiegu dokumentów, tłumaczeń, obsługi podróży służbowych i innych obowiązków opisanych poniżej. 

Opis ogólnych obowiązków:

Wsparcie administracyjne przy zarządzaniu programem:

• Zapewnianie wsparcia administracyjnego Kierownikowi Działu Wdrażania Programu; 

• Wsparcie kierowników programów pomocy doraźnej w organizacji spotkań, koordynowaniu wniosków i obiegu dokumentów

• Organizacja i koordynacja spotkań wewnętrznych zespołów programowych (rezerwacja pomieszczeń, przygotowanie materiałów na życzenie); 

• Prowadzenie protokołów spotkań (jeśli to konieczne) i kontrola zadań administracyjnych; 

• Przygotowywanie notatek urzędowych, listów, korespondencji wewnętrznejsponsoring na wniosek kierownictwa; 

• Koordynacja podpisywania dokumentów kierunku programu. 

 

• Pomoc w organizacji wydarzeń programowych, szkoleń i spotkań roboczych; 

• Zapewnienie prawidłowego przechowywania dokumentacji programowej w archiwum elektronicznym; 

• Współpraca z innymi działami (HR, Finanse, Logistyka) w zakresie administracyjnej koordynacji procesów programu. 

 

• Tłumaczenie podczas spotkań (w razie potrzeby); 

• Sprawdzanie i edycja przetłumaczonych materiałów. 

Doświadczenie zawodowe:

Doświadczenie na stanowisku administracyjnym, koordynacyjnym lub biurowym będzie dodatkowym atutem.  

Niezbędna wiedza:

• Podstawy zarządzania dokumentami i wsparcie administracyjne; 

• Zrozumienie działań programowych organizacji humanitarnej; 

• Zasady pracy z informacjami poufnymi; 

• Dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook); 

Wymagane umiejętności i cechy:

• Wysoki poziom organizacji i dbałość o szczegóły; 

• Możliwość pracy z dużą ilością informacji; 

• Umiejętność ustalania priorytetów i dotrzymywania terminów; 

• Rozwinięte umiejętności komunikacyjne; 

• Odporność na stres i elastyczność; 

• Możliwość pracy z kilkoma żądaniami jednocześnie. 

700">Oferujemy:
• Konkurencyjne wynagrodzenie w wysokości 1301EUR (brutto) w okresie próbnym + 3% po okresie próbnym;
• Możliwości rozwoju zawodowego, takie jak szkolenia, seminaria i więcej
• 28 dni urlopu corocznego + 3 dodatkowe dni urlopu noworocznego.
• Możliwość pracy zdalnej jeden dzień w tygodniu dla pracowników biurowych.
• Zakwaterowanie i dieta w przypadku podróży służbowych poza rejon stałego biura i/lub w przypadku nadmiernej odległości lub czasu dojazdu, zgodnie z People in Need's polityka podróżnicza.
• Dostawa laptopa, telefonu komórkowego (w tym przedpłaconych kart SIM) i produktów marki People in Need (plecak, termos, notebook, przenośna ładowarka).

• Biura People in Need są wyposażone we wszystkie niezbędne urządzenia zapewniające bezpieczeństwo i niezależność energetyczną z ciągłym dostępem do Internetu.

• Darmowa kawa, herbata, mleko i woda w biurach.
• Wielokulturowa i przyjazna atmosfera w zespole, około 300 pracowników w programie na Ukrainie.

Procedura aplikacji:

Prosimy o przesłanie wyraźnie oznaczonego CV i listu motywacyjnego. Pamiętaj, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami. Testy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne będą przeprowadzane na bieżąco, a stanowisko zostanie zamknięte po potwierdzeniu.

Pamiętaj, że PIN nie pobiera opłat na żadnym etapie procesu rekrutacyjnego.