Specjalista ds. administracyjnych i finansowych, mianowanie tymczasowe (364 dni), NO-1, Lwów, #130019 – otwarte wyłącznie dla obywateli Ukrainy w Unicef

UNICEF działa w ponad 190 krajach i terytoriach, aby ratować życie dzieci, bronić ich praw i pomagać im w realizowaniu ich potencjału, od wczesnego dzieciństwa do okresu dojrzewania. W UNICEF jesteśmy zaangażowani, pełni pasji i dumni z tego, co robimy. Promowanie praw każdego dziecka to nie tylko praca – to powołanie. UNICEF to miejsce, w którym buduje się kariery: oferujemy naszym pracownikom różnorodne możliwości rozwoju osobistego i zawodowego, które pomogą im rozwijać satysfakcjonującą karierę, jednocześnie zapewniając satysfakcjonującą pracę misja. Jesteśmy dumni z kultury, która pomaga pracownikom rozwijać się, w połączeniu z atrakcyjnym wynagrodzeniem i pakietem świadczeń. Odwiedź naszą stronę internetową, aby dowiedzieć się więcej o tym, co robimy w UNICEF. Dla każdego dziecka nadzieja UNICEF UkrainaJak możesz coś zmienić? Podstawowa misja UNICEF jest promowanie praw każdego dziecka, wszędzie, we wszystkim, co robi organizacja – w programach, rzecznictwie i operacjach. Strategia równości, kładąca nacisk na dzieci i rodziny znajdujące się w najbardziej niekorzystnej sytuacji i wykluczone, przekłada to zaangażowanie na rzecz praw dziecka na działania. Dla UNICEF równość oznacza, że ​​wszystkie dzieci mają szansę przetrwać, rozwijać się i osiągnąć swój pełny potencjał, bez dyskryminacji, uprzedzeń i faworyzowania. W stopniu, w jakim jakiekolwiek dziecko ma nierówne szanse w życiu – w wymiarze społecznym, politycznym, gospodarczym, obywatelskim i kulturowym – jego prawa są łamane. Istnieje coraz więcej dowodów na to, że inwestowanie w zdrowie, edukację i ochronę obywateli społeczeństwa znajdujących się w najbardziej niekorzystnej sytuacji – eliminując nierówności – nie tylko zapewni wszystkim dzieciom możliwość wykorzystania ich potencjału, ale także doprowadzi do trwałego wzrostu i stabilności krajów. Dlatego tak istotne jest skupienie się na kapitale własnym. Przyspiesza postęp w kierunku urzeczywistnienia praw człowieka przysługujących wszystkim dzieciom, co stanowi powszechny mandat UNICEF, zgodnie z Konwencją o prawach dziecka, a jednocześnie wspiera sprawiedliwy rozwój narodów. Cel stanowiska Urzędnik ds. administracji i finansów jest odpowiedzialny za wykonywanie szerokiej gamy standardowych zadań administracyjnych i finansowych wymagających dogłębnej znajomości procedur, procesów i zasad administracyjnych i finansowych UNICEF. Stanowisko to wspiera głównie specjalistę ds. operacyjnych NO-2/NO-1 w zakresie świadczenia wydajnych i opłacalnych usług wsparcia administracyjnego, zapewniając wytyczne dotyczące działania usług wsparcia administracyjnego. Stanowisko to zapewnia zgodność działań i usług administracyjnych biura z polityką administracyjną, procedurami, zasadami i przepisami organizacji. Na tym stanowisku potrzeba kreowania wizerunku wiarygodnego i rzetelnego usługodawcy jest niezbędna dla jakości realizacji procesów, a wpływ pracy bezpośrednio odzwierciedla ogólną reputację zespołu pod względem szybkości reagowania na potrzeby klienta i jakości procesu wykonanie. To stanowisko może nadzorować personel usług ogólnych. Podsumowanie kluczowych funkcji/zakresów obowiązkówWsparcie i usługi administracyjneZarządzanie podróżamiZamawianie konsultantów i usługodawcówWsparcie kontroli finansowej, w tym zarządzanie skarbem i gotówkąProwadzenie rejestrów i zarządzanie dokumentacjągementWiedza i budowanie potencjału Wsparcie i usługi administracyjne Zapewnia i udoskonala wsparcie administracyjne i usługi biurowe, w tym zarządzanie przestrzenią, usługi transportowe, użytkowanie i konserwację pojazdów, sprzęt, organizację konferencji i podróży, reprodukcję dokumentów, komunikację, usługi pocztowe i dostawcze, lokalne zamówienia i rachunki płatności za media. Zapewnia terminowe i efektywne kosztowo świadczenie podstawowych usług biurowych obejmujących zarządzanie przestrzenią, sprzęt, komunikację i ochronę w celu zwiększenia bezpieczeństwa i produktywności pracowników. Zapewnia efektywne zarządzanie zaopatrzeniem administracyjnym, sprzętem biurowym, pojazdami i innymi nieruchomościami, przeprowadza regularną weryfikację i liczy ćwiczenia oraz terminowo reaguje na obowiązujące raporty korporacyjne do kierownictwa biura i centrali. Zapewnia oficjalne tłumaczenie dokumentów (z polskiego na angielski i odwrotnie, które będą wykorzystywane wewnętrznie lub do przedłożenia do GSSC. Wspiera podejście Międzyagencyjnego Zespołu Zarządzania Operacyjnego do ulepszanie wspólnych usług ONZ w celu osiągnięcia wydajności i efektywności. Pomaga w negocjowaniu i administrowaniu sprawami związanymi z lokalami biurowymi, mediami i usługami z dostawcami i agencjami. Ściśle współpracuje z ICT, dostawami i innymi odpowiednimi sekcjami w zakresie budżetu, certyfikacji rozliczeń, zapasów i zarządzania aktywami. do utrzymania i wdrożenia Planu Ciągłości Działania. Zarządzanie podróżami Zapewnia pracownikom pomoc techniczną w zakresie organizacji podróży i uprawnień w oparciu o zasady i zasady organizacji. Współpracuje z odpowiednimi punktami kontaktowymi ds. podróży, aby zapewnić, że organizacja otrzyma najlepszą obsługę i cenę za wszystkie podróże. Odprawy/sprawy z pracownikami w kwestiach związanych z powiązanymi sprawami administracyjnymi, takimi jak wizy, poświadczenia bezpieczeństwa, procedury dokumentacyjne. Wyciągi, dane wejściowe, utrzymuje oraz weryfikuje poprawność ewidencji podróży w systemie podróżniczym organizacji, aby zapewnić prawidłowość transakcji związanych z kosztami podróży i podróżami pracowników. Pomaga w przygotowywaniu budżetów kosztów podróży i prowadzi zapisy kontroli budżetowej podróży. Monitoruje poświadczenia podróży, wydatki na podróże, identyfikuje i rozwiązuje problemy i wyzwania zapewnia skuteczne działania następcze oraz terminowe rozwiązywanie i zamykanie dokumentów podróży. Wspiera wdrażanie strategii i systemów dotyczących podróży służbowych. Poleca zespołowi ulepszenia i sugestie. Zawieranie umów z konsultantami lub innymi usługodawcami Zapewnia, że ​​wszystkie transakcje administracyjne i ustalenia dotyczące umów są zgodne z obowiązującymi politykami, procedurami, zasadami i przepisami. Uczestniczy w przeglądach ustaleń umownych związanych ze wsparciem administracyjnym ( tj. usługi kurierskie, utrzymanie obiektów, pomocnicze wsparcie administracyjne, konserwacja pojazdów, konserwacja sprzętu itp.), aby zapewnić przestrzeganie warunków wszystkich umów przez dostawców usług. Zapewnia wsparcie w negocjacjach opłacalnych administracyjnych ustaleń umownych z dostawcami usług, a także z partnerami wdrażającymi, jeśli jest to wymagane, i proponuje nadzór nad wszelkimi zmianami, które mogą być wymagane. Monitoruje płatności pod kątem zobowiązań umownych.Wsparcie kontroli finansowej, w tym zarządzanie skarbem i gotówką. Przeglądanie i przetwarzanie płatności w VISON związanych z HACT, płatnościami za media, dostawami, PO, zaliczkami i innymi transakcjami finansowymi w zakresie w odpowiednim czasie do Globalnego Centrum Usług Wspólnych (GSSC) oraz zapewnienie przestrzeganie limitów budżetowych, przepisów IPSAS i organizacji, zasad, polityk, procedur, standardów odpowiedzialności i etyki. Podejmuj w odpowiednim czasie działania dotyczące zaległych rachunków, aby rozwiązać oczekujące problemy. Obejmuje to dialog i działania następcze z GSSC w celu ułatwienia terminowego przetwarzania transakcji finansowych składanych do centrum. Przetwarzanie (zgodnie z upoważnionymi organami) wypłat płatności dokonywanych lokalnie za pomocą listów bankowych, czeków lub drobnych banknotów. Przetwarzaj wpływy gotówkowe i uzgadniaj wkłady do dochodu, aby zapewnić ich terminowe deponowanie i rejestrowanie w systemach UNICEF. Dokonuj odpowiednich czynności związanych z zamykaniem rachunków (miesięcznych, kwartalnych i rocznych) terminowo i zgodnie z instrukcjami zamknięcia. Przeglądaj ryzyko finansowe i ryzyko dla reputacji w transakcjach przeprowadzanych przez biuro i podnosić flagi, gdy kierownictwo wymaga podjęcia działań. Przygotowuj raporty o wyjątkach finansowych, podkreślaj nietypowe działania i transakcje, badaj anomalie i informuj przełożonego o konieczności podjęcia działań w odpowiednim czasie. Przeprowadzaj regularne przeglądy jakości i zgodności transakcji finansowych, w tym dokumentów uzupełniających DCT (przeniesienie, korekty, przeprogramowanie i likwidacja), aby zapewnić rejestrację dokumentów prawidłowo, a wydatki są rozsądne. Wspieraj kontrolę, obsługę i zarządzanie rachunkami bankowymi, drobnymi i gotówkowymi zgodnie z przepisami i zasadami finansowymi UNICEF/ONZ oraz lokalnymi praktykami bankowymi. Bądź na bieżąco z procedurami i przepisami dotyczącymi prowadzenia rachunków bankowych oraz stóp procentowych i walutowych. Informuj przełożonych i odpowiednich współpracowników, aby mogli podjąć odpowiednie działania w odpowiednim czasie. Utrzymuj kontakt z kierownictwem lokalnego banku w rutynowych sprawach operacyjnych. Przesyłaj miesięczne wyciągi bankowe do GSSC w celu uzgodnienia i podejmuj niezbędne działania naprawcze w związku z ustaleniami zidentyfikowanymi przez centrum. Utrzymuj system monitorowania i prognozowania okresowych potrzeb gotówkowych. Przekazuj kierownictwu aktualne informacje na temat stanu środków pieniężnych/prognoz i przedstawiaj zalecenia w celu zapewnienia wystarczającej dostępności zasobów dla programów i działań operacyjnych. Prowadzenie dokumentacji i zarządzanie dokumentacją Sprawdź, czy wnioski zawierają niezbędne dokumenty uzupełniające, zwykle dokument oryginalny, ważność opłaty, czy są certyfikowane przez odpowiedzialny personel i prawidłowo zakodowane. Regularnie archiwizuj transakcje i powiązane dokumenty potwierdzające oraz udostępniaj kopie w odpowiednich sekcjach, jeśli jest to wymagane. Utrzymuj pliki twarde i elektroniczne oraz aktualizuj systemy baz danych, zapewniając terminowe i odpowiednie rejestrowanie, zabezpieczanie i usuwanie informacji poufnych. Opracuj skuteczny system archiwizacji umożliwiający aktualizację i wyszukiwanie łatwiejsze przechowywanie plików, przestrzeganie zasad i wymogów dotyczących poufności w celu ochrony danych i informacji. Organizuj dokumenty zgodnie z systemem archiwizacji i digitalizuj wszystkie ważne dokumenty. Chroń i aktualizuj pliki, jeśli to konieczne. Budowanie wiedzy i potencjału. Promuj kulturę wyższąst. standardy etyczne i zachowania w zarządzaniu zasobami UNICEF. Wspieraj inicjatywy mające na celu poprawę zarządzania poprzez przechwytywanie, instytucjonalizację i dzielenie się najlepszymi praktykami i wyciągniętymi wnioskami. Zalecaj ulepszenia procesów i procedur w celu zwiększenia produktywności i wydajności, w tym wdrożenie strategii oszczędzania kosztów. Uczestnictwo i/lub organizowanie szkoleń i wydarzeń edukacyjnych w celu budowania potencjału personelu i interesariuszy/partnerów. Wpływ na wyniki Zdolność administratora i specjalisty ds. finansów do skutecznego zarządzania i wykonywania transakcji finansowych oraz usług administracyjnych ma bezpośredni wpływ na zaspokajanie potrzeb organizacyjnych/personelowych oraz realizację programu celów i zadań. To z kolei przyczynia się do utrzymania/wzrostu wiarygodności UNICEF jako skutecznego i odpowiedzialnego zarządcy powierzonych organizacji zasobów oraz do umacniania wizerunku UNICEF jako organizacji kompetentnej w zakresie dostarczania opłacalnych i trwałych wyników programów. Kwalifikowanie się jako rzecznik każdego dziecka będziesz mieć…WykształcenieMinimalne wymagania:Wymagane jest wykształcenie wyższe w jednej z następujących dziedzin: Zarządzanie przedsiębiorstwem, Zarządzanie finansami, Rachunkowość, Finanse publiczne, Funkcja operacji pokrewnych (biznes międzynarodowy, zarządzanie projektami itp.) lub jakakolwiek inna dziedzina nauk społecznych. Doświadczenie zawodowe Wymagane jest co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na poziomie krajowym i/lub międzynarodowym, szczególnie w jednym lub większej liczbie obszarów zarządzania operacyjnego, w tym budżetu; zarządzanie finansami i raportowanie; zarządzanie obiektami; administracja.Wymagana znajomość aplikacji Microsoft Office.Wymagania językowe.Wymagana biegła znajomość języka angielskiego i ukraińskiego.PożądaniDoświadczenie w pracy w kraju rozwijającym się i/lub znajomość sytuacji awaryjnych. Doświadczenie w agencji systemu ONZ, dużej firmie prywatnej lub publicznej będzie atutem. Doświadczenie w pracy w kraju rozwijającym się i/lub w kontekście pomocy humanitarnej/sytuacji kryzysowych będzie atutem. Doświadczenie w pracy z korporacyjnymi systemami ERP (Enterprise Resource Planning) i IPSAS (International Public Sector) Standardy Rachunkowości) jest wysoce pożądana. Znajomość innego oficjalnego języka ONZ lub języka lokalnego jest uważana za zaletę. W przypadku każdego dziecka wykazujesz... Podstawowe wartości UNICEF, takie jak troska, szacunek, uczciwość, zaufanie, odpowiedzialność i zrównoważony rozwój (CRITAS) stanowią podstawę wszystko, co robimy i jak to robimy. Zapoznaj się z naszą Kartą Wartości: Wartości UNICEF Kompetencje UNICEF wymagane na tym stanowisku to… Buduje i utrzymuje partnerstwa Wykazuje samoświadomość i świadomość etyczną Dążenie do osiągania wyników wywierających wpływ Wprowadza innowacje i akceptuje zmiany Zarządza dwuznacznością i złożonością Myśli i działa strategicznie Współpracuje z innymi Wychowuje, przewodzi i zarządza ludźmi. Zapoznaj się z naszymi ramami kompetencji i ich różnymi poziomami. UNICEF powstał, aby służyć dzieciom na świecie znajdującym się w najbardziej niekorzystnej sytuacji, a nasza globalna siła robocza musi odzwierciedlać różnorodność tych dzieci. Rodzina UNICEF pragnie włączyć każdego, bez względu na rasę/pochodzenie etniczne, wiek, niepełnosprawność, tożsamość płciową, orientację seksualną, religię, narodowość, pochodzenie społeczno-ekonomiczne lub jakąkolwiek inną cechę osobistącteristic. Oferujemy szeroką gamę środków zapewniających bardziej zróżnicowaną siłę roboczą, takich jak płatny urlop rodzicielski, urlop ze względu na karmienie piersią oraz rozsądne udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. UNICEF zdecydowanie zachęca do korzystania z elastycznej organizacji pracy. UNICEF nie zatrudnia kandydatów, którzy mają dzieci (osoby poniżej 18 roku życia). UNICEF prowadzi politykę zerowej tolerancji wobec zachowań niezgodnych z celami i zadaniami Organizacji Narodów Zjednoczonych i UNICEF, włączając w to wykorzystywanie i molestowanie seksualne, molestowanie seksualne, nadużycie władzy i dyskryminację. UNICEF angażuje się w promowanie ochrony i zabezpieczenia wszystkich dzieci. Wszyscy wybrani kandydaci zostaną poddani rygorystycznej kontroli referencji i przeszłości oraz oczekuje się od nich przestrzegania tych standardów i zasad. Kontrole przeszłości będą obejmować weryfikację referencji akademickich i historii zatrudnienia. Od wybranych kandydatów może być wymagane podanie dodatkowych informacji w celu sprawdzenia przeszłości. Nominacje w UNICEF wymagają zaświadczenia lekarskiego.  W przypadku stanowisk IP wymagane jest wydanie wizy przez kraj przyjmujący stację służbową, co ułatwi UNICEF. Wizyty mogą również podlegać wymogowi zaszczepienia (szczepienia), w tym przeciwko SARS-CoV-2 (Covid). Jeśli zostaniesz wybrany na stanowisko w UNICEF, musisz albo zostać zaszczepiony zgodnie z wymogami, albo uzyskać zwolnienie lekarskie wydane przez odpowiedni departament ONZ. W przeciwnym razie wybór zostanie anulowany. Uwagi Zgodnie z art. 101 ust. 3 Karty Narodów Zjednoczonych przy zatrudnianiu personelu najważniejszym czynnikiem jest konieczność zapewnienia najwyższych standardów wydajności, kompetencji i uczciwości. Aktywne zaangażowanie na rzecz różnorodności i włączenia społecznego ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia dzieciom najlepszych wyników. Na to stanowisko zachęca się wykwalifikowane i odpowiednie kobiety do aplikowania. Od pracowników rządowych rozważanych do zatrudnienia w UNICEF zwykle wymaga się rezygnacji ze stanowisk rządowych przed podjęciem pracy w UNICEF. UNICEF zastrzega sobie prawo do wycofania oferty spotkania bez odszkodowania, jeśli w rozsądnym terminie z jakiegokolwiek powodu nie uzyska się wizy lub zaświadczenia lekarskiego lub nie zostaną spełnione niezbędne wymagania dotyczące szczepień. UNICEF nie pobiera opłaty manipulacyjnej na żadnym etapie procesów rekrutacji, selekcji i zatrudniania (tj. etapu aplikacji, etapu rozmowy kwalifikacyjnej, etapu walidacji lub mianowania i szkolenia). UNICEF nie będzie prosić o podanie informacji o koncie bankowym kandydatów. Wszystkie stanowiska w UNICEF są ogłaszane i skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami z krótkiej listy, którzy przejdą do następnego etapu procesu selekcji. Kandydat wewnętrzny działający na poziomie stanowiska w odpowiednim obszarze funkcjonalnym lub kandydat wewnętrzny/zewnętrzny w odpowiedniej Grupie Talentów może zostać wybrany, jeśli jest odpowiedni na to stanowisko, bez oceniania innych kandydatów. Kwalifikujący się pracownicy na stałych- umowy terminowe, ciągłe lub stałe, mające zastosowanie do stanowisk IP TA na stanowisku służbowym oznaczonym jako L2/L3, mogą zachować zastaw i swoje uprawnienia na czas określony, pod warunkiem uzyskania zgody kierownikafis. Warunki tymczasowego przydziału będą się różnić w zależności od statusu stanowiska, a uprawnienia do relokacji mogą być ograniczone zgodnie z odpowiednimi politykami. Dodatkowe informacje na temat pracy w UNICEF można znaleźć tutaj. Stanowisko to mieści się we Lwowie, a osoba piastująca będzie oczekuje się, że będzie to praca na miejscu. Jednakże, w zależności od warunków bezpieczeństwa i zaleceń, będzie musiał przenieść się na terytorium Ukrainy. Pokaż więcej Pokaż mniej Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Тимчасова зайнятість Посадові обов’язки Розвиток бізнесу, Загальний бізнес і Бухгалтерський облік/Аудит Галузі Фінансові послуги і Некомерційні організації