Koordynator ds. administracyjnych, finansowych i kadrowych w Bibliotheques Sans Frontieres

ZADZWOŃ PO KONSULTANCJĘ

Koordynator ds. administracyjnych, finansowych i kadrowych
(Odpowiedź Ukrainy, Kijów)

BIBLIOTEKI BEZ GRANIC / BIBLIOTHEQUES SANS FRONTIERES

O BSF

Założona w 2007 roku przez francuskiego historyka Patricka Weila Bibliotheques Sans Frontieres (Biblioteki bez granic) to organizacja pozarządowa, która wzmacnia pozycję bezbronnych grup społecznych poprzez dzielenie się kulturą, edukacją i informacjami. Realizuje włączające i innowacyjne projekty w ponad 30 krajach, umożliwiając osobom dotkniętym kryzysami i prekariatem kształcenie się, marzenie i (od)budowanie swojego życia. Dzięki swoim innowacyjnym narzędziom, bibliotece treści i wiedzy specjalistycznej w zakresie mediacji, BSF i jej partnerzy stawiają czoła głównym wyzwaniom XXI wieku, takim jak edukacja, kultura, obywatelstwo, budowanie społeczności, zdrowie, zatrudnienie czy przedsiębiorczość.   

Nasza praca na Ukrainie

Od 2022 roku BSF działa w różnych lokalizacjach na Ukrainie, od bibliotek publicznych po ośrodki wysiedleńcze. Współpracując z organizacjami lokalnymi i innymi międzynarodowymi, oferujemy bezpieczne miejsca dla bezbronnych dzieci, w których mogą uczestniczyć w zajęciach edukacyjnych, kulturalnych i rekreacyjnych. Celem BSF na Ukrainie jest poszerzanie swojej działalności i budowanie lokalnych partnerstw skupiających się na edukacji, zdrowiu psychicznym i wsparciu informacyjnym za pomocą innowacyjnych narzędzi i dostosowanych treści.  

Cele misji

Koordynator ds. administracyjnych, finansowych i kadrowych raportuje bezpośrednio do Przedstawiciela Krajowego, ściśle współpracuje z Koordynatorem Programu oraz z działami finansów, logistyki i HR na poziomie centrali.  

1. Koordynacja administracyjna 

• Wspiera przedstawiciela krajowego i koordynatora programu w kontaktach z urzędnikami władz lokalnych w celu zapewnienia zgodności z lokalnymi przepisami i protokołami. 

• Działa jako główny kontakt w sprawach administracyjnych i dostawców zewnętrznych. 

• Zapewnia opracowanie i dostosowanie oficjalnych dokumentów i umów związanych z programami, administracją, rejestracją u władz ukraińskich i procedury dawców.  

2. Zasoby Ludzkiezarządzanie

• Zapewnia przestrzeganie ukraińskiego prawa pracy.  

• Zapewnia przestrzeganie polityki kadrowej BSF i przyczynia się do jej ciągłego doskonalenia. 

• Centralizuje dane związane z zarządzaniem personelem, nadzoruje śledzenie umów i płatności płacowych, współpracuje z zewnętrznymi księgowymi w obsłudze kadrowo-płacowej i zapewnieniu prawidłowego prowadzenia dokumentacji. 

• Zapewnia monitorowanie prawne kwestii związanych z zasobami ludzkimi. 

• Nadzoruje rekrutację i wdrażanie nowych pracowników. W razie potrzeby prowadzi rekrutację i zarządzanie konsultantami, nowo zatrudnionymi i/lub prostymi wykonawcami usług (kierowcy itp.) Związanych z administracją, finansami lub logistyką. 

• Z uwagą podchodzi do kwestii zgłaszanych przez zespoły i gwarantuje satysfakcjonujące warunki pracy. 

3. Zarządzanie finansami i budżetem

• Zapewnia zgodność naszych budżetów zarówno z procedurami wewnętrznymi, jak i z darczyńcą zasady i regulacje administracyjne i finansowe. 

• Tworzy standardowe procedury operacyjne zgodne z praktykami centrali i zgodne z zasadami darczyńców. 

• Wspiera Przedstawiciela Krajowego w definiowaniu strategii finansowej zapewniającej stabilność finansową BSF w regionie. W ścisłej współpracy z Koordynatorem Programu i Przedstawicielem Krajowym przygotowuje prognozy budżetowe dla programów, operacji i kosztów administracyjnych. 

• Terminowo i dokładnie monitoruje budżety, a jeśli zajdzie taka potrzeba, opracowuje raporty finansowe dla naszego Działu Finansowego Centrali i darczyńców projektów lub partnerzy 

• Obsługuje nasze lokalne konto bankowe oraz zarządza płatnościami i gotówką w kasie. 

• Zarządza transferami środków i zapewnia bezpieczeństwo środków/gotówki we współpracy z przedstawicielem krajowym. 

• Nadzoruje gotówkę w kasie i przelewy bankowe z centrali. 

• W koordynacji z przedstawicielem krajowym i koordynatorem programu opracowuje w razie potrzeby nowe budżety projektów. 

• Zarządza procesami płatności za sprzęt biurowy, materiały eksploatacyjne i usługi, zapewniając najlepszy stosunek jakości do ceny i przestrzeganie Polityka zakupowa BSF.  

• Przygotowuje i wspiera audyty w koordynacji z władzami administracyjnymi i fdział finansowy w centrali. 

 4. Zgodność i zarządzanie ryzykiem

• Zapewnia zgodność działań BSF Ukraine lokalne przepisy i regulacje. 

• Ogranicza ryzyko administracyjne, finansowe i logistyczne, zapewniając, że wszystkie operacje i działania są prowadzone w bezpieczny i bezpieczny sposób w bezpieczny sposób, stosując się do protokołów i wytycznych dotyczących zarządzania ryzykiem organizacji. 

• Przegląda/aktualizuje wewnętrzne kontrole, zasady i procedury w celu ograniczenia potencjalnego ryzyka. 

Elementy dostarczane

• Wspieraj BSF we wszystkich procedurach administracyjnych związanych z jego rejestracją i przestrzeganiem ukraińskiego prawa i regulacji

• Wsparcie BSF Ukraina w okresie przejściowym, umożliwiającym organizacji przejście od ofert kontraktów usługowych na stanowiska płatne na szczeblu krajowym 

• Zapewnienie otwarcia nowego biura i Pensjonatów w Kijowie

• Zapewnienie finansów i monitorowanie budżetu. Prześlij wszelkie wymagane sprawozdania/informacje finansowe zgodnie z przepisami dotyczącymi darczyńców i harmonogramem składania sprawozdań. 

Wymagania

• Magister w odpowiedniej dziedzinie, takiej jak administracja biznesowa, finanse, HR lub dziedzina pokrewna. 

• Minimalnie 6 lat doświadczenia zawodowego, w tym co najmniej 3 lata na stanowiskach administracyjnych i finansowych w firmie koordynującej poziom. 

• Wcześniejsze doświadczenie w organizacjach pozarządowych będzie dodatkowym atutem. 

• Rygorystyczny, zorganizowany i niezawodny, z możliwością niezależnej i proaktywnej pracy

• Dobre radzenie sobie ze stresem. 

• Umiejętności interpersonalne i komunikacyjne

• Doskonałe umiejętności pisania i Excela. 

• Doskonała znajomość pakietu Microsoft Office. 

• Dobra znajomość języka angielskiego. 

• Płynna znajomość języka ukraińskiego. 

Modalności

• Stan: 3 miesiące, sumowa o świadczenie usług 

• Data rozpoczęcia: JAK NAJSZYBCIEJ

• Lokalizacja: Kijów, Ukraina 

• Wynagrodzenie: Wynagrodzenie za to zadanie zostanie ustalone w drodze wzajemnego porozumienia stron po propozycji finansowej kandydata. Proponowana cena nie może przekraczać 9600 euro w przypadku umowy o świadczenie usług na okres 3 miesięcy. 

• Podróż: w zależności od sytuacji bezpieczeństwa, niniejsze doradztwo będzie wymagało podróżowania do lokalizacji na całej Ukrainie w celu odwiedzenia partnerów, oceny ich programów oraz przeprowadzenia szkoleń, wydarzeń kapitalizacyjnych i edukacyjnych.  

• Niniejsze zaproszenie do konsultacji jest otwarte wyłącznie dla obywateli Ukrainy lub stałych mieszkańców.  

Kontakt 

Zgłoszenie musi zawierać notatkę techniczną opisującą proponowaną metodologię, propozycję ceny oraz życiorys konsultanta, który będzie pracował nad zadanie (w języku angielskim). Prosimy o przesłanie zgłoszenia pocztą elektroniczną (temat: doradztwo koordynatora AFHR) na adres:

[email protected]   

< span style="font-weight: Bold">Do 2 stycznia 2025 

Do dowiedz się więcej o BSF: https://www.bibliosansfrontieres.org/