Asystent administracyjny / urzędnik ds. akcji finansowanej przez UE „Instrument integracji UE dla Ukrainy” w Central Project Management Agency

TERMIN SKŁADANIA ZGŁOSZEŃ | 31 stycznia 2025, 23:59 czasu kijowskiegoSECTORS | Administracja RODZAJ MOŻLIWOŚCI | Umowa o świadczenie usług na 12 miesięcy z możliwością przedłużenia do końca projektuPLANOWANY BUDŻET | max 2 300 EUR miesięcznie (umowa serwisowa zawierająca wszystkie powiązane podatki i inne powiązane koszty). Pozostałe (nieosobowe) wydatki związane z realizacją projektu będą pokrywane dodatkowo zgodnie z regulaminem i procedurami Projektu. PRZEWIDYWANA TERMIN ROZPOCZĘCIA | I kw. 2025ORGANIZACJA | Centralna Agencja Zarządzania Projektami (CPVA), Litwa LOKALIZACJA OBOWIĄZKU | Kijów, Ukraina (Biuro projektu)PUNKT KONTAKTOWY | Kierownik projektu CPVA, pani Simona Petrulytė [email protected]ĄZKI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ ASYSTENTA/PRACOWNIKA ADMINISTRACYJNEGO: Usługi obejmują ogólne usługi wsparcia dla lidera zespołu (TL) i zespołu biurowego w zakresie pomocy administracyjnej, zarządzania biurem, korespondencji, prowadzenia dokumentacji i usługi w zakresie archiwizacji, księgowości oraz tłumaczeń ustnych i ustnych należy świadczyć w ścisłej współpracy z kluczowymi ekspertami TL, międzynarodowymi i krajowymi, CPVA zespół obejmujący m.in.:Ogólne wsparcie zespołu TL i biura w zakresie pomocy administracyjnej, zarządzania biurem, korespondencji, prowadzenia i archiwizacji dokumentacji, księgowości i księgowości;Opracowywanie materiałów pisemnych związanych z projektem w języku ukraińskim/angielskim ;Wspieranie zespołu TL i biura w kwestiach organizacyjnych, logistycznych i technicznych, w szczególności przy organizacji konferencji, szkoleń, warsztatów, spotkań, misji eksperckich i wizyt studyjnych ekspertów i innych;Rozwijanie i utrzymywanie bliskich kontaktów roboczych z ukraińskimi urzędnikami zaangażowanymi w Projekt , Liderzy komponentów projektu (międzynarodowi i krajowi), Zespół Projektowy CPVA z siedzibą w Wilnie, odwiedzający eksperci krótkoterminowi (dalej – STE);Pomoc lub organizowanie kontaktów lub spotkań, uczestnictwo w spotkaniach oraz sporządzanie i rozpowszechnianie protokołów;Wspieranie zespołu TL i biura (w stosownych przypadkach) w zadaniach monitorowania i raportowania;Wspieranie STE w kwestiach organizacyjnych i technicznych, w tym pomoc w rozwiązywaniu problemów związanych z podróżami, zakwaterowaniem i innymi powiązanymi;Współpraca w mediach społecznościowych, obecność w Internecie oraz inne działania zwiększające widoczność, jeśli jest to wymagane, w koordynacji z osobą odpowiedzialną za komunikację projektu i widoczność/zarządzanie wiedzą; Zastępowanie tłumacza ustnego-tłumacza: o Tłumaczenie podczas spotkań lub innych rozmów ustnych (asystent może być wspierany przez profesjonalne tłumaczenie ustne w przypadku zadań specjalnych ) z języka ukraińskiego na język angielski i odwrotnie; o Tłumaczenie dokumentów projektowych (dokumenty prawne, regulaminy, materiały szkoleniowe, materiały informacyjne, raporty i inne materiały pisemne) z języka ukraińskiego (na język angielski i odwrotnie; o Przeprowadzanie korekty dokumentów przetłumaczonych na język Język ukraiński; o As TL i zespołowi biura oraz STE w odniesieniu do kwestii językowych;Wspieranie TL i zespołu biura oraz tłumacza ustnego-tłumacza w identyfikowaniu, zamawianiu i monitorowaniu komercyjnych usług tłumaczeń pisemnych i ustnych.Wsparcie kierownika projektu CPVA i dyrektora finansowego (FO ) z pomyślną administracją i zarządzaniem Projektem:o Aspomaga w wydatkach finansowych projektów; o pomaga w rozwiązywaniu z władzami ukraińskimi wszelkich kwestii związanych z realizacją projektu i funkcjonowaniem zespołu projektowego, m.in. rejestracja projektu, składanie raportów VAT itp.;o Zapewnienie zgodności z procedurami zamówień CPVA przy zamawianiu materiałów biurowych, usług organizacji wydarzeń i innych;o Prowadzenie dokumentacji finansowej i przetwarzanie faktur we współpracy z CPVA FO;o Gromadzenie roszczeń związanych z projektem do audytów; o Kieruje biurem, w tym zasadami bezpieczeństwa (np. procedury przeciwpożarowe i inne); o Wykonywanie wszelkich innych aspektów, które mogą być zgodne z pełnioną rolą. ADMINISTRACYJNY ASYSTENT/PRACOWNIK POWINIEN POSIADAĆ NASTĘPUJĄCY PROFIL: Wymagane wykształcenie wyższe (dyplom). Minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie pomocy administracyjnej przy realizacji i zarządzaniu projektami. Doświadczenie w służbie cywilnej, organizacji pozarządowej lub środowisku międzynarodowym będzie znaczącym atutem (można wymagać umowy o pracę lub świadectwa służby). Językami roboczymi są angielski i ukraiński (w mowie i piśmie). Biegła znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie jest obowiązkowa. Doświadczenie w tłumaczeniach będzie dodatkowym atutem.Doświadczenie w zakresie procedur administracyjnych.Umiejętność obsługi komputera, w szczególności zaawansowane umiejętności obsługi MS Office, MS Excel i PowerPoint.Gotowość do pracy samodzielnej lub w zespole, wykazująca się inicjatywą i elastycznością. Proaktywne, elastyczne i zorientowane na szczegóły podejście do zadań oraz nastawione na obsługę podejście do wspierania działań w terenie.Dobre umiejętności współpracy i komunikacji oraz umiejętność budowania dobrych relacji roboczych z ludźmi z różnych środowisk kulturowych.PROCEDURA APLIKACJI: Prosimy o przesyłanie CV na adres [email protected] podając nazwę aplikowanego stanowiska „Asystent Administracyjny_UA2EU” do dnia 31 stycznia 2025 r., godz. 23:59 czasu kijowskiego. Informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami w celu wzięcia udziału w dalszych etapach postępowania przetargowego zaplanowanych na styczeń-luty 2025 r. OPIS PROGRAMU/AKCJI: ogólny cel programu UE „Instrument Integracji UE dla Ukrainy” (dalej – UA2EU lub Akcja ) ma na celu wspieranie stopniowego dostosowywania się Ukrainy do dorobku prawnego UE oraz jej ogólnych wysiłków na rzecz integracji z UE z myślą o przyszłym członkostwie w UE. Celem tej pomocy UE jest zbudowanie silnych i skutecznych mechanizmów państwowych służących zarządzaniu procesem przystąpienia Ukrainy do UE i wdrażaniu powiązanych reform. Instrument będzie reagował na pojawiające się i zmieniające się potrzeby głównych zainteresowanych stron i będzie budował solidny potencjał instytucjonalny umożliwiający spełnienie kryteriów przystąpienia. Akcja zapewni wsparcie: i) wzmocnionym potencjałom kluczowych podmiotów i zainteresowanych stron Ukrainy w zakresie ogólnego zarządzania, koordynacji i monitorowania procesów akcesyjnych do UE oraz programu powiązanych reform;ii) zwiększonej dostępności wiedzy specjalistycznej prawnej niezbędnej do skutecznego zbliżenia ukraińskiego do dorobku prawnego UE;iii) Zwiększone ogólne możliwości instytucjonalne, proceduralne i metodologiczne właściwych instytucji w zakresie tłumaczenia dorobku prawnego UE;iv) Podniesiona świadomość społeczeństwa ukraińskiego i kluczowych zainteresowanych stroner grup zajmujących się procesem przystąpienia do UE i programem powiązanych reform. Akcja będzie realizowana w ramach zarządzania pośredniego z Agencją Państwa członkowskiego UE Centralna Agencja Zarządzania Projektami (CPVA) będzie kierować Akcją, zapewniając spójność i trwałość wszystkich działań w ramach projektu, a także as nadzoruje realizację trzech komponentów. Całkowity budżet przydzielony na okres realizacji Akcji wynosi 14 mln EUR, przy wkładzie współfinansowania w wysokości 1 mln EUR ze strony Republiki Litewskiej i 3 mln EUR z Republiki Danii. Fundusze te będą zarządzane przez CPVA w okresie od 1 stycznia 2025 r. do 31 grudnia 2027 r. Asystent/urzędnik administracyjny będzie ściśle współpracował z zespołem projektowym CPVA, w tym kierownikami projektów i urzędnikami ds. finansów, a także z zespołem ds. działań, składa się z Lidera Zespołu, Zastępcy Lidera Zespołu, Kluczowych Ekspertów Międzynarodowych i Krajowych, puli ekspertów krótko- i średnioterminowych oraz ekspertów osadzonych w kluczowych instytucjach beneficjentów. Pracownicy biura projektu będą pracować w Kijowie na Ukrainie. Informacje o ORGANIZACJI: CPVA ma ponad 20-letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami i pracujemy nad tym, aby inwestycje publiczne były korzystne i zarządzane w sposób odpowiedzialny. Administrujemy projektami i programami oraz realizujemy politykę międzynarodowej współpracy rozwojowej. Zapewniamy także wsparcie metodyczne w zakresie inwestycji publicznych władzom i instytucjom państwowym i miejskim oraz doradzamy w kwestiach związanych z projektami partnerstwa publiczno-prywatnego. RÓŻNORODNOŚĆ I RÓWNOŚĆ SZANS: CPVA stawia na różnorodność i szanuje prawa człowieka we wszystkich obszarach swojej pracy. Jakakolwiek dyskryminacja, w tym ze względu na płeć, religię, orientację seksualną, pochodzenie etniczne lub kulturę, nie jest akceptowana. Personel będzie szanował równe prawa jednostek i starał się stworzyć atmosferę, w której akceptowane i cenione są różnice międzyludzkie. OCHRONA DANYCH: odpowiadając na niniejsze Wyrażenie zainteresowania wyrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Pamiętaj, że Twoje dane będą przechowywane na centralnym serwerze w CPVA. Więcej informacji można znaleźć na następującej stronie internetowej: https://www.cpva.lt/en/protection-of-personal-data/558. Wszystkie otrzymane informacje będą przechowywane na naszych bezpiecznych serwerach, które nie są dostępne z publicznej strony internetowej dla osób trzecich. Celem przetwarzania podanych przez Ciebie danych jest zarządzanie każdym wyrażonym zainteresowaniem w celu ewentualnej wstępnej selekcji w CPVA. Podstawą legalności przetwarzania jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i urzędy Unii Europejskiej agencji i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Pokaż więcej Pokaż mniej Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий деньObowiązki służbowe Administracja Przemysły Organizacje niekomercyjne