ADMINISTRATOR/HR w ACTED

ACTED to francuska organizacja pozarządowa założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie bezbronnym społecznościom, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, polegające na przerwaniu kręgu ubóstwa, promowaniu rozwoju i zmniejszeniu podatności na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować na sytuacje awaryjne, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

Obowiązki

1.Administracja

• Przygotuj dokumenty administracyjne, takie jak notatki wewnętrzne i pisma, na żądanie.
< li> Zapewnienie wdrożenia procedur administracyjnych zgodnie z wytycznymi organizacji;
• Odpowiada za zarządzanie umowami dotyczącymi lokali i monitorowanie ich.

2.Składanie dokumentów:

• Prowadź wszystkie dokumenty administracyjne w biurze krajowym, w tym teczki osobiste każdego pracownika
• Upewnij się, że nikt nie ma dostępu do teczek osobistych, chyba że na specjalne żądanie od Menedżera.

3.Rekrutacja:

1. Zarządzanie procesem rekrutacji na nowe stanowiska pracownicze;
2. Przygotuj ogłoszenia o naborze na potrzeby rekrutacji personelu krajowego dla danego obszaru i roześlij je odpowiednimi kanałami;
3. W przypadku rekrutacji utwórz krótką listę i panel rozmów kwalifikacyjnych, które zostaną zatwierdzone przez Koordynację.
4. Sprawdź referencje kandydatów na prośbę Koordynatora
5. Informuj kandydatów o wynikach rozmów kwalifikacyjnych i monitoruj zatrudnienie wybranych kandydatów.
6. Przygotuj umowy o pracę dla nowych pracowników
7. Upewnij się, że wszyscy personel, w tym nowo zatrudniony, posiada obowiązujące wytyczne i procedury i jest świadomy ich stosowania.

4.Kontynuacja personelu

< li>Upewnij się, że wszystkie procedury HR są wdrożone zgodnie z obowiązującymi wytycznymi i standardami;
1. Upewnij się, że w lokalnym biurze znajdują się listy obecności, formularze wniosków urlopowych i inne wymagane formularze;
2. Co miesiąc zbieraj listy obecności, formularze wniosków urlopowych i inne wymagane formularze z oddziałów;
3. Prowadź tabelę podsumowań urlopów i zwolnień lekarskich dla wszystkich pracowników obszaru;
4. Zapewnij prawidłowo wprowadzać/aktualizować informacje na temat wszystkich pracowników obszaru w dokumentacji wynagrodzeń i odpowiadać za terminowe uzupełnianie brakujących informacji, aby zapewnić terminową wypłatę wynagrodzeń i zwrot wydatków w każdym miesiącu;
5. Wprowadzanie danych z list obecności pracowników obszaru do list płac;
6. Ciągła aktualizacja i aktualizacja danych pracowników obszaru na listach płac;
7. Monitorowanie i zatwierdzanie listy pracowników dla wszystkich pracowników obszarów, którzy w przyszłym miesiącu mają otrzymać ocenę zaangażowania i co miesiąc przygotowują odpowiednią Notatkę;
8. Na żądanie pracowników dbają o to, aby zapisy w księgach zatrudnienia były prawidłowo prowadzone;
9. li>
10. Zarządzaj terminowo aktami pracowniczymi obszarów przekazującymi je do Departamentu Finansów Kapitału w ciągu miesiącapodstawowo;
11. Przygotuj poprawki do umowy na wniosek Koordynatora;
12. Zapewnij regularne przeprowadzanie ocen personelu zgodnie z obowiązującymi zasadami;
13. Przygotuj miesięczne raporty HR zgodnie z obowiązującymi politykami.

5.Zarządzanie archiwum

1. Zapewnij wsparcie administratorowi archiwum/Asystentowi HR w kontekście skanowania i procesu archiwizacji;
2. Bierz udział w szkoleniach/spotkaniach dotyczących pracy z platformą archiwizacyjną prowadzonych przez dział T&C;
3. Informuj o wszelkich zmianach lub wymaganiach związanych z procesem archiwizacji sugerowanych przez Dział T&C do starszego administratora/menedżera HR;
4. Kontakt z firmą archiwizującą w zakresie funkcji administracyjnych oraz zgodnie z wymaganiami starszego administratora/menedżera HR.

6. Ochrona danych osobowych, poufnych i wrażliwych:

• Zapewnij dostęp do teczek personelu HR wyłącznie osobom upoważnionym i zawsze przechowuj zawartość tych teczek w sposób poufny;< /li>
• Przestrzegaj Polityki ochrony danych Acted we wszystkich aspektach codziennej pracy specjalisty ds. HR i wymagaj, aby inni członkowie zespołu również zarządzali wszystkimi danymi osobowymi – zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi – zgodnie z polityką Acted (w tym stosując ochronę hasłem do plików zawierających dane osobowe).

7. Prawne

• Zapewnij zgodność polityki kadrowej, wewnętrznego regulaminu pracowniczego, narzędzi i procedur z ramami prawnymi;
• Umów się na przygotowanie zamówień, opisów stanowisk i innych szablonów i dokumenty zgodnie z wymogami ukraińskiego ustawodawstwa.

8. Raportowanie i wsparcie w zakresie innych działań HR:

• Przygotuj miesięczne raporty HR przy użyciu standardowych szablonów Acted i zgodnie z politykami Acted.
• Na prośbę przełożonego liniowego, wsparcie w zakresie rozpatrywania skarg lub innych skarg pracowników, zawsze zachowując się z szacunkiem i poufnością.
• Przygotuj dokumenty administracyjne w celu wsparcia personelu podczas misji terenowych.
• Wykonuj inne obowiązki zgodnie z prośbą przełożonego liniowego. 

Doświadczenie i umiejętności:

• Odpowiedni stopień naukowy i ponad 2-letnie doświadczenie zawodowe w pracy w dziale kadr na Ukrainie (w tym dobry znajomość ukraińskiego prawa pracy).
• Wykształcenie na poziomie uniwersyteckim w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi będzie zaletą.
• Co najmniej 1 rok doświadczenia w sektorze humanitarnym i/lub rozwojowym (zdecydowanie preferowane).
• Zdolność do samodzielnej pracy i podejmowania inicjatywy w opracowywaniu i realizacji zadań zorientowanych na dobro personelu i rozwój potencjału personelu;
• Umiejętność pracy w programach Microsoft Excel, Word i Outlook .
• Wymagana jest biegła znajomość języka ukraińskiego oraz praktyczna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (która zostanie oceniona podczas rozmowy kwalifikacyjnej).
• Motywacja do pracy zespołowej w środowisku wielokulturowym , wymagające elastyczności i umiejętności pracy w napiętych terminach.

Wydajność inne powiązane obowiązki w razie potrzeby.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem, poborowi obywatele Ukrainy w momencie zatrudnienia muszą przedstawić wojskowe dokumenty rejestracyjne i zaktualizować swoje wojskowe dane rejestracyjne.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby odbywające służbę wojskową muszą w trakcie zatrudnienia przedstawić aktualne wojskowe dokumenty rejestracyjne.

Oferujemy

• Urzędowe zatrudnienie;
• Regularny przegląd wynagrodzeń;
• 28 dni kalendarzowych urlopu rocznie;
• Przyjazny wielokulturowy zespół;
• Wygodne biuro w centralna część miasta;
• Rozwój kariery;
• Ubezpieczenie medyczne po okresie próbnym (3 miesiące).

____________________________________________________________________________________

"ACTED stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH). Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks Kodeksu postępowania i powiązanych zasad stanowiących część umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może skutkować zwolnieniem.”