Administrator/Asystent HR w SOLETERRE STRATEGIE DI PACE

ADMINISTRATOR/ASYSTENT HR

Obowiązek stacja: Miasto Kijów

Typ Kontrakt: FOP

Raportowanie do:  dyrektor finansowy

Nadzoruje: nie dotyczy

Funkcje:
Administrator/Asystent HR jest odpowiedzialny za codzienne wspieranie zadań administracyjnych/finansowych Soleterre. Dodatkowo odpowiada za prawidłową archiwizację i płatności biura kijowskiego. W tym kontekście płatności są dokonywane terminowo, dokumenty projektowe są odpowiednio archiwizowane, zgodnie z procedurami Organizacji i wskazówkami Dyrektora ds. Finansów. Ponadto jest odpowiedzialny za wdrażanie polityk i procedur dotyczących zasobów ludzkich oraz prawidłowe zarządzanie administracyjne całym personelem pracującym w misji Soleterre w Kijowie zgodnie z procedurami organizacyjnymi, zapewniającymi zgodność z przepisami wewnętrznymi i przepisami darczyńców. Oczekuje się od niego uczciwości i przejrzystości oraz zachowania niezbędnego poziomu poufności informacji uzyskanych w trakcie pracy.

Dział finansów obowiązków:

• Wsparcie specjalisty ds. finansów w przygotowaniu prawidłowej sprawozdawczości finansowej zgodnie z wymaganiami darczyńcy, ustawodawstwem krajowym i planem pracy programu.
• Zapewnij dokładność danych finansowych dokumenty.
• Przygotowanie i archiwizacja płatności oraz dostarczenie ich do dyrektora finansowego.
• Sprawdź listę wydatków pod kątem opisów BL.
• Organizuj i zarządzaj dokumentacją administracyjną; zbierać i monitorować dokumentację finansową (tj. dokumentacja przychodząca z działu logistyki jest kompletna, dodano dodatkowe dokumenty z działu programowego) i archiwizować ją.
• Utrzymuj aktualne archiwum (online i w plikach dokumentacji) umów z różnymi dostawcami i podmioty.
• Codziennie rejestruj wydatki w systemie rozliczalności Soleterre.
• Wraz z zespołem programu regularnie sprawdzaj dokumenty finansowe partnerów.
• Pomoc w zarządzaniu i uzgadnianiu przepływów pieniężnych (kasowych i bankowych) oraz tworzeniu miesięcznych raporty.
• Wspieraj dyrektora finansowego w przygotowaniach do audytu wewnętrznego i zewnętrznego.
• Wkład w definiowanie i aktualizację procedur administracyjnych zgodnie z przepisami krajowymi, darczyńcami i wewnętrznymi procedurami Soleterre.
•  

Obowiązki HR dział:

• Zgodnie z polityką rekrutacji przeprowadzamy proces rekrutacji na przydzielone stanowiska i wybieramy kandydatów, którzy spełniają określone kryteria na dane stanowisko, w ścisłej współpracy z menadżerami ds. rekrutacji.
• Zapewnij, że proces rekrutacji jest odpowiednio śledzony, udokumentowany i archiwizowany.
• Prowadź spotkania wprowadzające/wprowadzające na tematy HR z nowymi personelu dołączającego do Soleterre w ciągu pierwszego tygodnia, chyba że uzgodniono inaczej. Upewnij się, że cały personel otrzymał wszystkie obowiązkowe odprawy (tj. bezpieczeństwo, CP/PSEA).
• Upewnij się, że wszyscy nowi pracownicy podpiszą umowę na czas, przydzielą e-mail, w razie potrzeby otrzymają identyfikator i sprzęt IT.
• Wprowadź/aktualizuj dane wdo bazy danych HR (dokumentacja personelu napędowego i personelu).
• Pomoc przełożonym liniowym w zapewnieniu, że wszyscy pracownicy mają roczny plan urlopów, stale aktualizowany. Śledź i zatwierdzaj wnioski urlopowe oraz udostępniaj salda urlopów pracownikom/menedżerom liniowym co kwartał. Upewnij się, że narzędzie do śledzenia urlopów jest regularnie aktualne.
• Zbierz podpisy na miesięcznych odcinkach wynagrodzeń i upewnij się, że personel otrzyma ich kopię.
• Wsparcie menedżerów liniowych w zarządzaniu wynikami, wdrażaniu systemu oceny pracowników, śledzeniu i przeglądaniu formularza oceny wyników oraz zatwierdzaniu procesu (formularze podpisane i prawidłowo wypełnione).
• Na żądanie może on wziąć udział w spotkaniu oceniającym wyniki, aby ułatwić dyskusję i zapewnić osiągnięcie celów.
• Upewnij się, że pracownicy otrzymają i podpiszą swoje umowy prawidłowo i terminowo, dokonaj poprawek/odnowienia/nieodnowienia oraz formalności związane z rozwiązaniem umowy dla pracowników zgodnie z przepisami wewnętrznymi.
• Śledź i kontroluj status umów pracowników w obszarze odpowiedzialności i informuj o tym przełożonych liniowych.
• Upewnij się, że odchodzący personel ukończy/przejdzie przez procedury odprawy celnej.
• W koordynacji z zespołem programu pamiętaj o regularnej aktualizacji i przekazywaniu schematu organizacyjnego zespołowi obszarowemu podstawie.
• Wsparcie w tłumaczeniu dokumentów/komunikacji na lokalny język W razie potrzeby.
• Regularnie odwiedzaj lokalizacje terenowe, aby wspierać/spotykać się z personelem.

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe w zakresie zarządzania/administracji lub jakikolwiek inny odpowiedni stopień
• Minimalnie 1 rok odpowiedniego specjalisty ds.doświadczenie w dziale kadr i doświadczenie w INGO. Dodatkowe odpowiednie doświadczenie może zastąpić stopnie wymienione powyżej. 
• Znajomość narzędzi rozliczalności i systemu podwójnego wpisu. 
• Doskonała znajomość obsługi oprogramowania komputerowego MS Excel.
• Znajomość ogólnych zasad rachunkowości, administrowania dotacjami i procesów zamówień.
• Umiejętność pracy indywidualnej i w zespole oraz tworzenia wspierającej relacji roboczej pomiędzy wszystkimi zespołami projektowymi.
• Wysoka poufność, szacunek, uczciwość i niedyskryminująca postawa
• Przestrzeganie wartości Soleterre. 

Język: Dobra znajomość języka angielskiego (obowiązkowego) i ukraińskiego