Керівник підрозділу - Field Coordinator в International rescue committee

Передумови:

 International Rescue Committee (IRC) реагує на найбільш серйозні гуманітарні кризи світу та допомагає людям, чиє життя та засоби для існування зруйновані конфліктами й катастрофами (включно з кліматичною кризою), вижити, відновитися та відновити контроль над власним життям. Заснований 1933 року на прохання Альберта Ейнштейна, IRC працює з людьми, які змушені були залишити свої домівки через війну, конфлікт чи стихійне лихо, а також із громадами, що їх приймають, і з тими, хто залишається у своїх оселях та громадах. Нині організація працює у понад 40 країнах і 22 містах США, покращуючи умови в галузях охорони здоров’я, безпеки, економічного добробуту, освіти та розширення прав і можливостей. З огляду на нерівність, з якою стикаються жінки та дівчата, IRC прагне скоротити гендерний розрив та забезпечити соціальну інтеграцію всіх вразливих груп у ширших політиках, процесах і діях, що впливають на їхнє життя.     

Огляд посади / Основні обов’язки:

 Field Coordinator (FC) відповідає за щоденне управління роботою Field Office’у в м. Одеса  та підофісів, здійснюючи нагляд за програмною діяльністю й операційними функціями в Одеській, Миколаївській і Херсонській областях. FC керує та несе відповідальність за високоякісне виконання програм шляхом управління польовою командою, об’єднуючи експертні знання з питань програм і операцій/функціональних напрямів. Серед обов’язків Field Coordinator – розвиток управлінських і лідерських навичок Field Manager (FM) та інших старших співробітників на місці, аби вони могли брати на себе ширше коло обов’язків. Ця посада базується в Одесі, але потребує регулярних поїздок до інших локацій у зоні відповідальності. FC напряму підпорядковується Deputy Director of Field Management (DDFM).

Посадові обов'язки:

FC безпосередньо керує роботою Field Manager (FM), який відповідає за управління операційними підрозділами (Supply Chain, Administration, IT, HR і Finance). FC також безпосередньо керує програмним персоналом на місцях, співпрацюючи з усіма Technical/Program Coordinators та/або Senior Managers і з Deputy Director for Programs (DDP), щоби забезпечити дотримання затверджених робочих планів і графіків звітності, а також повну відповідність політикам і процедурам IRC та вимогам донорів. Крім того, FC безпосередньо керує працівниками, що відповідають за Humanitarian Access/Safety & Security, Partnership та MEAL у польових офісах.

Стратегічне планування:

• Як член Extended Senior Management Team (ESMT), FC надає пропозиції під час розробки Ukraine Country Program Strategy Action Plan (SAP) та SAP Implementation Plan (SAP-IP) та підтримує досягнення стратегічних цілей.
• FC виступає радником для Senior Management Team (SMT), надаючи зауваження через Deputy Director for Field Management стосовно питань, що впливають на реалізацію програм і досягнення цілей SAP та SAP-IP в Україні.
• FC бере участь у розробці та плануванні програм/проєктів і впливає на прийняття рішень, щоби впевнитися, що програмні заходи й операційна підтримка відповідають контексту та мають достатні ресурси.

Реалізація та впровадження програм:

FC забезпечує підтримку та лідерство у реалізації програм шляхом управління грантовими проєктами, моніторингу бюджетів, розробки нових програм, а також моніторингу й оцінки, включно зі стратегічним плануванням. Зокрема:

• Здійснює нагляд за повсякденним управлінням командами на місцях для впровадження програм відповідно до робочих планів та зобов’язань за програмою.
• Забезпечує якісне та своєчасне впровадження грантів командою, з особливим акцентом на програмну підтримку в межах кожної грантової угоди.
• Є ключовою контактною особою, що представляє відповідний польовий офіс під час Project Cycle Management Meetings (Project Design Meeting, Project Implementation Meeting (PIM) та Project Closing Meeting).
• Керує Field Manager, аби переконатися, що всі підрозділи підтримки (операційні) надають необхідні ресурси для ефективного впровадження програм.
• Здійснює керівництво польовими програмними фахівцями та контролює процес аналізу щомісячних звітів Budget vs. Actual і планів витрат, надаючи рекомендації та забезпечуючи відповідні дії.
• Сприяє інтеграції програмної діяльності для формування узгоджених, якісних і взаємодоповнювальних програм; особливу увагу приділяє тісній інтеграції між програмними та операційними функціями.
• Співпрацює з DDP, CD та Technical/Program Coordinators у багатосекторальних програмах, забезпечує їхню інтеграцію та узгодження з SAP та SAP-IP.
• Допомагає Technical/Program Coordinators і (Senior) Managers у виявленні нових ідей для проєктів.
• Тісно співпрацює з Technical/Program Coordinators і (Senior) Managers над розробкою високоякісних пропозицій, що базуються на реальних потребах і доказах, залучаючи зовнішніх стейкхолдерів (партнерів, громади та державні установи).
• Підтримує регулярний моніторинг і оцінку результатів програм спільно з MEAL Coordinator і MEAL-спеціалістами польового офісу, відстежує та реагує на зауваження, що виникають під час пост-дистрибуційного чи незалежного моніторингу.
• Бере участь в обговореннях та визначенні стратегічних пріоритетів програм і переглядах на рівні польового офісу та країни.
• Сприяє в пошуку та взаємодії з локальними партнерами, забезпечуючи відповідність принципам PEERS у координації з Partnerships, Program та Operations командами.

Координація та представництво:

• FC очолює Field Management Team (FMT), до якої входять керівники усіх програмних та операційних напрямків, розвиваючи тісну співпрацю, обмін інформацією та взаємодію між командами Operations і Program.
• Сприяє презентації діяльності IRC для донорів і зацікавлених сторін.
• Виявляє внутрішні та зовнішні прогалини в координації та інформує про це відповідних Coordinators, Deputy Directors і Country Director (CD).
• Разом із FM активно розвиває й підтримує робочі відносини з ключовими стейкхолдерами на обласному рівні: донорами, представниками влади, місцевими лідерами, бенефіціарами тощо.
• Встановлює та підтримує зв’язки з ООН, міжнародними та локальними НУО, а також із партнерами, щоби розвивати стратегічні партнерства у відповідних регіонах. Надає інформацію про такі можливості DDP, Technical/Program Coordinators і CD для ухвалення рішень.
• Забезпечує належне представлення IRC на відповідних координаційних зустрічах у зонах відповідальності (наприклад, General Coordination Meetings), а також передавання релевантної інформації зацікавленим сторонам. Забезпечує чітке розподілення ролей між програмними й операційними командами, хто представляє офіс на зустрічах.
• Веде підготовку та супровід візитів донорів, урядових представників і партнерів, забезпечуючи ефективну координацію, логістику та репрезентацію під час таких поїздок.

Humanitarian Access, Safety and Security (HASS):

• Переконується, що в польовому офісі є актуальний і відповідний Security Management Plan (SMP), а персонал обізнаний і пройшов необхідні тренінги.
• Безпосередньо керує польовим персоналом, відповідальним за гуманітарний доступ / безпеку та захист (Humanitarian Access/Safety & Security).
• Відстежує ситуацію з безпекою та обмінюється всією релевантною інформацією з відповідними внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами.
• Співпрацює із Senior Safety & Security Coordinator, щоби розробляти й упроваджувати політики та процедури безпеки, адаптовані до місцевих умов.
• Координує заходи з безпеки з локальними НУО, ООН та українськими органами влади.
• Регулярно обговорює з персоналом рівень стресу й відчуття безпеки та шукає способи вирішити ці питання.

Упровадження політик:

• Активно бере участь в обговоренні й адаптації національних політик і керівних принципів на рівні польового офісу.
• Забезпечує послідовне впровадження всіх політик, інструкцій і процедур IRC Ukraine.
• Слідкує, щоб вимоги IRC WAY та інші корпоративні політики виконувалися належним чином, а працівники знали, як повідомляти про порушення та висловлювати занепокоєння.
• Забезпечує, що всі співробітники проходять обов’язкові тренінги, включаючи гендерну обізнаність, safeguarding, запобігання сексуальній експлуатації та нарузі, протидію шахрайству й зловживанням, а також безпеку й охорону праці.

Загальне управління персоналом:

Хоча Field Manager безпосередньо керує HR-функцією в польовому офісі, FC підтримує такі аспекти управління персоналом:

• Забезпечує, щоби нові співробітники польового офісу отримували структуровану орієнтацію та onboarding.
• Спільно з Technical Leads (Coordinator і Senior Manager) та Deputy Directors визначає прогалини в навичках і планує навчальні заходи.
• Разом із Technical/Program та Operations/Functional Coordinators реалізує кадрові політики, включаючи коучинг, оцінку результатів роботи, розвиток персоналу й дисциплінарні заходи.
• Співпрацює з HR і відповідними керівниками для оцінки навичок персоналу.
• Розробляє план навчання та розвитку для Field Manager і систематично стежить за його реалізацією, супроводжуючи розвиток кар’єри.
• Сприяє постійному навчанню, відкритому діалогу й рефлексії в команді, щоби посилювати рівень safeguarding, добробут і виконання обов’язку піклування (duty of care), а також популяризувати цінності IRC й дотримання корпоративних політик.
• Демонструє особистий приклад і підтримує прагнення IRC вживати всіх необхідних заходів для запобігання порушенням та створення такого середовища, де люди почуваються в безпеці та можуть повідомити про неналежну поведінку.
• Втілює відповідальність і дотримання вимог щодо захисту всіх співробітників, партнерів, клієнтів і всіх, із ким працює IRC, аби сформувати культуру профілактики порушень у колективі та програмах.
• Моделює відповідальність і дотримання принципів добробуту всіх співробітників, партнерів, клієнтів і тих, із ким працює IRC, щоб утвердити культуру duty of care у колективі та програмах.

Ключові робочі зв’язки:

• Підпорядкування: Deputy Director of Field Management (DDFM)
• Пряме підпорядкування: Field Manager, а також (у форматі Managing in Partnership, MiP) Humanitarian Access/Safety & Security і Program Staff (Health, Child Protection, Women’s Protection & Empowerment, Protection/Rule of Law, Economic Recovery & Development, Partnerships, Human Resources, MEAL).
• Ключові зв’язки: (у форматі Management in Partnership) Health Coordinator, Protection Coordinators (PRoL, WPE, CP), Cash and Basic Needs/Economic Recovery & Development (ERD) Coordinator, Supply Chain Co, IT Manager, Administration Manager, Deputy Director of People and Culture, Senior Safety & Security Coordinator, Deputy Director of Programs, Deputy Director of Finance.

ВИМОГИ:

Перевага надаватиметься кандидатам із чудовими лідерськими якостями, досвідом управління персоналом і ведення переговорів, а також із доведеною здатністю розвивати колективи у багатонаціональному середовищі, що вимагає культурної чутливості. Ми шукаємо людину, здатну стратегічно мислити, визначати пріоритети й досягати цілей вчасно в умовах складного середовища.

• Бажано мати диплом із міжнародного розвитку, міжнародних відносин, менеджменту, соціальної роботи чи аналогічний досвід.
• Досвід роботи у складних умовах із підтримкою Operations-підрозділів, особливо в реалізації програм (у будь-яких секторах) та керуванні функціями Supply Chain, IT, Safety and Security та/або Finance.
• Бажаний досвід представлення організації на координаційних зустрічах на національному/регіональному рівні.
• Обов’язково мати досвід управління й мотивації різноманітних команд.
• Вільне володіння англійською мовою; додаткові знання української та/або російської – перевага.
• Цифрова грамотність: обов’язково MS Word, Excel та електронна пошта; бажано MS Access, Project і GIS.
• Самомотивована, чесна людина з високим рівнем відповідальності, уважністю до деталей, гнучкістю та адаптивністю.
• Уміння працювати як самостійно, так і в команді.
• Здатність працювати та жити в умовах надзвичайної ситуації, зберігаючи позитивний настрій. Готовність подорожувати у віддалені райони та зони конфліктів.
• Досвід управління проєктами, що фінансуються USAID/BHA, ECHO, FCDO, ЄС і ООН, буде перевагою.

ПРОФЕСІЙНІ СТАНДАРТИ

IRC формує різноманітні та інклюзивні команди фахівців, які сприяють залученню, єдності й сумлінній рефлексії, чесному обміну владою, дискусіям і об’єктивності, аби надавати найкращі можливі послуги своїм клієнтам.

International Rescue Committee прагне захистити людей, яким надає допомогу, свій персонал та всіх, хто співпрацює з IRC, від будь-яких форм шкоди, жорстокого поводження та насильства, включно з сексуальною експлуатацією, наругою та домаганнями. Організація зобов’язується вживати всіх необхідних профілактичних заходів і створювати таке середовище, де люди почуваються в безпеці й можуть повідомити про неналежну поведінку. Працівники IRC повинні дотримуватися основних цінностей і принципів, викладених у IRC Way – Standards for Professional Conduct: Integrity, Service, Equality і Accountability. IRC також має та застосовує комплекс внутрішніх політик, які захищають клієнтів і персонал від шкоди та порушень: Adult and Child Safeguarding policies, Respect at Work and Harassment-free Workplace policies, Anti-retaliation and Reporter Protection policy, доповнені глобальними інструкціями щодо звітування IRC Global Reporting. Ці зобов’язання доступні англійською та українською мовами за посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies.

У разі ймовірних порушень IRC застосовує підхід нульової толерантності та здійснює всі необхідні дії і коригувальні заходи. Підрозділ із розслідувань IRC складається з експертів і досвідчених фахівців, які забезпечують професійне та орієнтоване на потерпілих розслідування в разі повідомлень про порушення правил безпеки та захисту через доступні канали, які IRC відкриває для персоналу, партнерів і клієнтів. IRC також є активним учасником Inter-Agency Working Group on Protection from Sexual Exploitation and Abuse (PSEA) в Україні.

Відданість принципам гендерної рівності, різноманітності та інклюзивності:
 IRC прагне створити різноманітне, інклюзивне, шанобливе та безпечне робоче середовище, де всі особи отримують справедливе ставлення, гідність і повагу. IRC категорично забороняє та не допускатиме будь-якої дискримінації, переслідувань, помсти чи залякування своїх працівників у будь-яких робочих умовах. Ми прагнемо збільшити кількість жінок, представників країн і громад, яким ми допомагаємо, а також людей, що представляють расові та етнічні групи, недостатньо представлені в глобальних структурах влади.

Гендерна рівність: IRC прагне скоротити гендерний розрив на керівних посадах. Ми пропонуємо переваги, що створюють сприятливі умови для жінок бути частиною нашого колективу, зокрема декретну відпустку, гендерно чутливі протоколи безпеки та інші відповідні пільги та надбавки.

Рівні можливості працевлаштування: Ми надаємо рівні можливості працевлаштування та цінуємо різноманіття в нашій компанії. Ми не допускаємо дискримінації за ознаками раси, релігії, кольору шкіри, національного походження, статі, гендеру, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана чи інвалідності. Ми докладемо зусиль, щоб забезпечити особам з інвалідністю розумне пристосування для участі в процесі подачі заявки чи співбесіди, для виконання основних функцій роботи та отримання інших переваг і привілеїв працевлаштування.