Фахівець/-чиня з прозорості та відповідності (Compliance officer) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

The Transparency and Compliance Officer contributes to (i) controlling, on a risk-based audit approach, the implementation of ACTED’s processes in compliance with ACTED’s guidelines, specific donor guidelines, best practices and national regulations in the relevant country; (ii) developing & actively contributing to action plans agreed with country coordination in order to mitigate the identified risks, and to cope with priorities, budget constraints and organizational context. 

S/He provides technical support and capacity building to the Area FLATS staff to implement the action plan and address the issues. 

S/He also provides technical support for donor external audits and due diligences preparation and follow-up. 

S/He should comply and ensure compliance to the audit code of conduct. 

OBJECTIVES:

1. Internal audit function: contribute to (i) controlling, on a risk-based audit approach, the implementation of ACTED’s processes at the capital, area and implementing partner level, in compliance with ACTED’s guidelines, specific donor guidelines, best practices and national in the relevant country and (ii) developing and participating to action plans agreed with the Area  Risk and Compliance Manager (in any) or country coordination; 

2. Participate to donor external audits and due diligences preparation and follow-up; 

3. Training, lessons learnt and best practices: provide training sessions to reinforce the compliance level of country teams and implementing partners, propose improvement to ACTED’s current procedures, based on lessons learnt and best practices; 

4. Deputy Transparency Compliance Management: Actively promote ACTED’s anti-wrongdoing policies and code of conduct within ACTED’s offices; 

5. Facilitate internal coordination and communication and mentor Country/ Area Risk and Compliance Intern (if any) and the National Compliance Team. 

DUTIES & RESPONSABILITIES

1. Internal Audit function:

1.1. Lead the design and implementation of a national internal audit plan and conduct internal audit missions through a risk management approach 

a) Audit Plan: participate to the implementation and the update плану аудиту країни (включаючи належну перевірку IP); 

b) Проведення місій внутрішнього аудиту країни: проведення місій аудиту країни/території відповідно до плану аудиту країни/території та методології внутрішнього аудиту ACTED; 

c) Огляд місій внутрішнього аудиту в країні/регіоні, проведених групою з аудиту та відповідності регіону/країни до затвердження Координації; 

d) Проводити належну перевірку партнерів-виконавців, брати участь у виконанні плану пом’якшення; 

e) Пропонувати заходи щодо пом’якшення таких ризиків команді управління країни, обговорювати основні висновки та рекомендації під час місії; скласти проект плану дій (AUD-04B), який буде обговорюватися під час підведення підсумків; 

f) Звіт про аудит: надішліть звіти про аудит (AUD-04A) до Менеджера з ризиків і відповідності країни для перегляду перед затвердженням у регіоні та/або штаб-квартирі; 

g) Забезпечити виконання рекомендацій і брати активну участь у їх виконанні. 

1.2. Впровадження стандартних вказівок ACTED і системи FLAT на рівні столиці, регіону та партнера: сприяє: 

a) Контролюйте щомісячний потік документації від регіонів і партнерів до столичного офісу; Вибірковий аналіз рівня відповідності документації; 

b) Щомісячне зберігання та перевірка всієї пов’язаної з проектом фінансової, матеріально-технічної, адміністративної, кадрової та програмної інформації (включно з документацією від територій і партнерів) у призначеній для проекту папці Compliance FLATS (FLA 01 і FLA 03); 

c) Підтримуйте групу відповідності у виявленні проблем відповідності шляхом заповнення контрольних списків відповідності (FLA 02); 

d) Подальші дії за планом дій (AUD 04B); 

e) Складіть проект щомісячного звіту про відповідність вимогам (FLA 04) і аудиту TITANIC і надішліть його до штаб-квартири. 

1.3. За потреби сприяйте контролю за дотриманням правил і норм країни. 

На запит заступника менеджера з питань прозорості та відповідності або: 

a) Підтримка в судових справах (персонал, постачальники тощо) та 

b) Підтримка дотримання національного та місцевого законодавства (звільнення від податків, соціальне забезпечення, трудове законодавство тощо); 

c) Контроль за звільненням від сплати податків/ПДВ: контролюйте дотримання ACTED податкового законодавства та своєчасне надсилання запитів на звільнення від сплати податків/ПДВ. 

1.4. Надавати підтримку для пом’якшення виявлених високих ризиків 

Надавати технічну підтримку фінансовому, логістичному, адміністративному, аудиторському та програмному відділам і брати участь у реалізації плану дій для пом’якшення ризиків, визначених у 1.1, 1.2 та 1.3 за запитом, Директор у країні та/або Директор з аудиту, правових питань та прозорості головного офісу. 

2. Зовнішній аудит: участь у підготовці зовнішнього аудиту та належної перевірки та подальших заходів 

a) Участь у підготовці зовнішнього аудиту та належної перевірки в тісній співпраці з Аудиторським відділом головного офісу департаменту, фінансового менеджера та регіонального директора; 

b) Проект підготовки зовнішнього аудиту (AUD-01) та оновлення проекту, FLAT і подальших дій зовнішнього аудиту (AUD-00); 

c) Сприяти навчанню партнерів із впровадження / країнаперсонал області до підготовки зовнішнього аудиту; 

d) Сприяння відповідно до заступника менеджера з питань прозорості та відповідності та управління підготовкою зовнішнього аудиту, пов’язаного з витратами партнерів-виконавців. 

e) Сприяти, у тісному зв’язку із заступником менеджера з питань прозорості та відповідності, сприяти та координувати аудит, організовувати початкові та завершальні зустрічі кожного зовнішнього аудиту; 

f) Внести свій внесок у проект відповідей керівництва ACTED на звіт про аудит, який має переглянути заступник менеджера з питань прозорості та відповідності та схвалити спочатку фінансовий менеджер країни, керівник країни з питань прозорості та відповідності та директор країни, а потім відділ аудиту головного офісу. Контроль за отриманням підписаного аудиторського звіту; 

g) Сприяти забезпеченню (i) оновлення подальших дій щодо рекомендацій зовнішнього аудиту (AUD-02) та (ii) виконання рекомендацій зовнішніх аудитів; 

h) Якщо це стосується реєстрації проекту чи місії, надайте технічну підтримку вибраним зовнішнім аудиторським компаніям. 

3. Навчальні сесії / отримані уроки / найкращі практики 

3.1. Розвиток потенціалу та навчання 

a) Забезпечити практичне навчання з конкретних сфер процедур ACTED; 

b) Наставництво персоналу відповідності в країні. 

3.2. Отримані уроки 

a) Сприяти активному поширенню та використанню знань, отриманих під час аудиторської діяльності (внутрішнього та зовнішнього аудиту) серед міжнародного та національного персоналу; 

b) Беріть участь у стартових/заключних зустрічах, щоб поділитися уроками, отриманими з попереднього аудиту, і висвітлити вказівки донорів. 

3.3. Удосконалення процесу 

a) Посилити поточні процедури та якість внутрішнього контролю ACTED на основі передового міжнародного досвіду, вимог донорів та результатів внутрішніх і зовнішніх аудитів; 

b) За запитом директора з аудиту брати участь у розробці конкретної політики. 

4. Прозорість 

a) Брати участь у мінімізації ризиків шахрайства та корупції, забезпечуючи дотримання процедур ACTED FLATS, Кодексу поведінки ACTED і пов’язаної політики боротьби з правопорушеннями; 

b) За запитом заступника керівника з питань прозорості та відповідності, регіонального директора та/або директора з аудиту, брати участь у розслідуванні випадків шахрайства; 

c) За запитом менеджера з ризиків і дотримання вимог країни, якщо такий є, або директора країни, оновити Реєстр шахрайства (FRA-04) 

d) Активно сприяти боротьбі з шахрайством ACTED, інформування, скарги та інша політика боротьби з правопорушеннями в усіх офісах ACTED у країні. 

5. Інше 

a) Надавати регулярні та своєчасні оновлення щодо прогресу та проблем для координації та інших членів команди; 

b) Попередьте заступника менеджера з питань прозорості та відповідності   та штаб-квартиру у разі виникнення серйозних проблем із потенційним фінансовим або репутаційним впливом на місію. 

с ) Проводити аналіз партнерів і процеси належної перевірки, щоб забезпечити відповідність стандартам і політикам ACTED.

c) Виконувати будь-які інші пов’язані дії за призначенням безпосереднього керівникаr. 

ОСНОВНІ ПОКАЗНИКИ ЕФЕКТИВНОСТІ 

- % Титаніка аудиту, поданого вчасно та добре завершеного 

- % поточних проектів у країні з папкою FLAT 

- Кількість проведених внутрішніх аудитів 

- Своєчасне подання звітів внутрішнього та зовнішнього аудиту 

- % рекомендацій внутрішнього аудиту, виконаних у країні рівень 

- % успішних Due Diligences і зовнішніх аудитів 

- % реалізованих рекомендацій зовнішнього аудиту 

- % Аудиторський персонал/IP в країні, наданий внутрішній /зовнішнє навчання протягом останнього 1 року 

- Кількість попереджень і планів дій, розроблених відділом аудиту для вдосконалення системи, процесів і практик 

- Отримані уроки та найкращі практики, записані в уроках Отримані знання та найкращі практики документуються відповідно до стандартних процедур навчання ACTED у консолідованому документі та регулярно й своєчасно оновлюються 

Кваліфікація:

• Ступінь економіки, фінансів, бухгалтерії, права (у процесі. Бакалавр і вище буде плюсом);
• 1+ років відповідного досвіду роботи 
• Знайомство з MS Office (особливо Word, Excel і PowerPoint);
• Добре знання англійської мови
• Здатність просто формулювати складні питання 
< li style="font-weight: 400">навички вирішення проблем і критичного мислення;
• сильні навички аналізу та логіки;
• Сильні навички спілкування, як письмові, так і усні;
• Ефективні навички побудови стосунків;
• Тверда відданість особистому навчанню та розвитку.
• Бажання працювати як частина команди та розвиватися у сфері фінансів та аудиту 
• Готовність працювати повний робочий день.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військово-облікових документів громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.
Увага! Відповідно до чинного законодавства, особи, які підлягають проходженню військової служби, при прийнятті на службу повинні надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне с.трахування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”