Координатор служби підтримки в Fondation Hirondelle

Строковий контракт, 10 місяців (початок березня 2025 р.) - 100%, розташована в Києві

Fondation Hirondelle – це швейцарська некомерційна організація, яка надає інформацію населенню, що стикається з кризою. Наразі Fondation Hirondelle шукає координатора підтримки, який би приєднався до своєї команди в Україні. Ця посада має вирішальне значення для забезпечення ефективного надання допоміжних послуг, що охоплюють фінансове управління, людські ресурси, логістику та адміністративні завдання. Ця роль має життєво важливе значення для виконання місії фонду в складних операційних умовах.

Цілі: Координатор підтримки забезпечуватиме ефективне управління фінансовими, кадровими, адміністративними та матеріально-технічними функціями; запроваджувати надійну фінансову практику та дотримуватись політики Fondation Hirondelle та донорської політики; а також посилити операційну спроможність представництва Fondation Hirondelle в Україні за допомогою високоякісних послуг підтримки.

Основні обов’язки: Координатор підтримки відповідатиме за:

а. Адміністративна підтримка:

• Контроль за офісними операціями, включаючи закупівлі, технічне обслуговування та логістику ланцюга поставок.
• Ведення точної, упорядкованої та актуальної документації та записи.
• Забезпечення дотримання місцевих нормативних актів і внутрішньої політики Fondation Hirondelle, зокрема політики закупівель.

b. Фінансовий менеджмент:

• Підготовка та моніторинг бюджетів у тісній координації з фінансовим спеціалістом та відповідальним спеціалістом.
• Управління грошовими потоками, платежами та забезпечення своєчасної та точної фінансової звітності , а також перегляд і координація фінансових звітів партнерів.
• Нагляд за аудитами, забезпечення дотримання вимог донорів і внутрішніх вимог, а також виконання рекомендацій аудиту.
• Перегляд і затвердження витрати в межах дозволених лімітів.
• Введення бухгалтерських проводок в облікову систему ERP.

c. Людські ресурси:

• підтримка найму, навчання та навчання національного та міжнародного персоналу або консультантів.
• допомога в розробці, реалізації та моніторингу кадрової політики і процедури відповідно до місцевого законодавства про працю та стандартів Fondation Hirondelle.
• Ведення оновлених кадрових файлів для всіх працівників, включаючи контракти та оцінки, а також консультантів.
• Координація графіків роботи персоналу, відвідуваність і перевірка продуктивності.

d. Логістика та безпека:

• Координація поїздок, транспортування та розміщення персоналу та відвідувачів.
• Забезпечення операційної безпеки шляхом співпраці з радниками з безпеки та впровадження протоколів безпеки .
• Управління закупівлями, обслуговуванням та інвентаризацією обладнання та обладнання.
• Підтримка підготовки та проведення тендерів на обладнання та послуги.
• Відповідає за забезпечення дотримання політики закупівель.

Необхідна кваліфікація та компетенція

• Ступінь у галузі ділового адміністрування, фінансів, логістики або суміжної галузі.
• На least 5 років досвіду роботи на аналогічній посаді в міжнародній організації чи неурядовій організації.
• Досвід у системах фінансового та адміністративного управління та відповідності.
• Сильні навички вирішення проблем і здатність адаптуватися до середовища, яке швидко змінюється.
• Володіння англійською та українською мовами; знання французької є перевагою.
• Відмінні навички міжособистісного спілкування з високим рівнем культурної чутливості.

Лінія підпорядкування: Координатор підтримки буде звітувати безпосередньо перед Національним представником Fondation Hirondelle в Україні та підтримувати функціональний зв’язок із спеціалістом з фінансів і відповідності в головному офісі.

Умови: Зарплата за курсами місцевого ринку. Fondation Hirondelle абсолютно не терпить будь-яких форм сексуальної експлуатації, сексуального насильства та домагань, а також зловживання владою в своїх лавах. Ознайомтеся з нашою політикою щодо запобігання домаганням і сексуальному насильству та боротьби з ними. Fondation Hirondelle — це рівні можливості роботодавець. Ми наполегливо заохочуємо подавати заявки від кваліфікованих осіб незалежно від статі, етнічного походження чи обмежених можливостей.

Процес подання заявки: Зацікавленим кандидатам пропонується надіслати детальне резюме, супровідний лист, у якому викладено їхні інтереси посаду та демонстрацію того, як вони відповідають кваліфікації та контактній інформації трьох професійних рекомендацій до [email protected] із темою «Support Coordinator Ukraine». Останній термін подачі заявки 28 січня 2025 року.

Відбір Процес Кандидатів із короткого списку буде запрошено на співбесіду, яка може включати письмовий тест і презентацію.