Support Service Officer, фахівець із підтримки операційної діяльності (Impact) в Team4ua

1. Довідкова інформація

Team4UA – це українська благодійна організація, заснована в березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні ініціативи з надання допомоги, відновлення та реконструкції по всій Україні у співпраці з міжнародними партнерами, агентствами ООН та організаціями громадянського суспільства.

Проект IMPACT (Невідкладна багатосекторальна пріоритетна допомога для територій, які постраждали від конфлікту) надає швидку багатосекторальну гуманітарну допомогу постраждалому від конфлікту населенню в прифронтових районах і новим переселенцям. Проект зосереджується на рятувальній підтримці в межах фронтової зони 0–50 км, включаючи екстрену грошову допомогу, розподіл натуральних коштів, медичну підтримку та послуги з евакуації.

Через операційний контекст із високим ризиком і модель реалізації за участю багатьох партнерів, потужне управління проектом і моніторинг системи необхідні для забезпечення координації, підзвітності та дотримання вимог донорів.

2. Мета призначення

Офіцер служби підтримки (SSO) підтримує ефективну реалізацію проекту IMPACT шляхом координації операційних та адміністративних процесів.

Роль сприяє ефективному функціонуванню проектних операцій шляхом підтримки закупівель, фінансів, кадрових ресурсів, логістики та адміністративних послуг відповідно до організаційних політик і процедур.

Тісно співпрацюючи з проектними групами, оперативним персоналом і зовнішніми партнерами, SSO гарантує, що служби підтримки сприяють своєчасному виконанню дій за проектом і виходи.

3. Основні обов’язки

A. Операційна та адміністративна підтримка

• Координація операційних та адміністративних процесів, що підтримують впровадження проекту.
• Забезпечення дотримання внутрішніх процедур і операційної політики.
• Ведення документації та записів, пов’язаних з оперативною діяльністю.
• Надання операційної підтримки програмним командам і проекту управління.

Б. Підтримка закупівель і контрактів

• Підтримка закупівель товарів і послуг відповідно до організаційних процедур.
• Допомога в підготовці планів закупівель, заявок і документації щодо закупівель.
• Підтримка підготовки Технічного завдання (ToRs), запити цінових пропозицій (RFQ) і запити пропозицій (RFP).
• Допомогау процесах оцінювання та адмініструванні контрактів.
• Моніторинг процесів закупівель для забезпечення прозорості та відповідності.

C. Фінансова підтримка

• Допомога у фінансовому плануванні та моніторингу витрат проектів.
• Ведення фінансової документації, необхідної для звітності та аудиту.
• Підтримка обробки платежів відповідно до фінансових процедур.
• Контроль за використанням бюджету та внесок у фінансовий звітність.

D. Підтримка людських ресурсів

• Підтримка процесів найму та адаптації персоналу проекту.
• Допомога у веденні кадрових записів і контрактів.
• Контроль відвідуваності, відпусток і проїзних документів.
• Допомога в навчанні та розвитку персоналу.

Е. Логістика та управління активами

• Підтримка координації логістики, включаючи закупівлі, доставку та управління запасами.
• Ведення реєстрів активів та записів інвентаризації.
• Допомога в управлінні автопарком і офісними операціями.
• Координація організації поїздок і місій логістика.

F. Координація та звітність

• Взаємодія з програмними командами, партнерами та постачальниками послуг.
• Підтримка підготовки операційних звітів і документації.
• Сприяння моніторингу операційних процесів і управління знаннями.

4. Результати роботи

• Ефективна операційна та адміністративна підтримка діяльності за проектом.
• Процеси закупівель, що здійснюються відповідно до внутрішніх процедур.
• Точна фінансова, адміністративна та операційна документація.
• Функція логістики та системи управління активами.
• Регулярно оперативна та фінансова звітність.

5. Кваліфікація та досвід

Освіта:

• Ступінь бакалавра або магістра з ділового адміністрування, державного управління, управління операціями, логістики, фінансів, або пов’язані галузі.

Досвід:

• Мінімум 3-5 років професійного досвіду в операціях, адмініструванні, закупівлях, фінансах чи логістиці.
• Досвід роботи з НУО, міжнародними організаціями, міжнародними організаціями чи системою ООН є перевагою.

Мови:

• Вільне володіння українською та робоче знання англійської.

6. Нагляд і звітність

Співробітник служби підтримки підпорядковується безпосередньо керівнику проекту та працює в тісній координації з проектними групами, операційними відділами та зовнішніми партнерами.

7. Тривалість і місце служби

Тривалість: 6 місяців (на основі проекту)Місце служби: Дніпро, Україна

8. Організаційні зобов’язання

Team4UA сприяє різноманітності, рівним можливостям працевлаштування та нульовій терпимості до жорстокого поводження, агресивних дій та неправомірної поведінки. Весь персонал має дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки, принципів безпеки та стандартів гуманітарної відповідальності.

1. Загальна інформація

У зв’язку з триваючими бойовими діями в Українських громадах, розташованих поблизу фронту та у нещодавно постраждалих районах, продовжують стикатися з гострими гуманітарними потребами через руйнування інфраструктури, переміщення населення та обмеження доступу до базових послуг.

Проект IMPACT (Immediate Multisectoral Priority Assistance for Conflict-affected Territories) спрямований на надання швидкої мультисекторальної допомоги населенню, що проживає в зоні до 50 км від лінії фронту, новопереміщеним домогосподарствам та громадам, які постраждали від обстрілів.

Проєкт реалізується через партнерів консорціуму TERA та спеціалізованих організацій і забезпечує надання грошової допомоги, гуманітарних наборів, медичних та захисних послуг.

Для ефективної реалізації проекту вхідна надійна система операційної підтримки, яка забезпечує прозорість, необхідність процедур та своєчасне виконання проектних заходів.

2. Мета посади

Фахівець із забезпечення операційної діяльності забезпечує ефективну організацію операційних та адміністративних процесів у межах реалізації проекту IMPACT. Посада спрямована на підтримку закупівельних, фінансових, кадрових, логістичних та адміністративних процесів відповідно до внутрішніх процедур організації.

Фахівець працює в тісній координації з проєктними командами, операційними підрозділами та партнерами для забезпечення своєчасної реалізації проєктних заходів.

3. Основні обов’язки

А. Операційна та адміністративна підтримка

• Координація операційних і адміністративних процесів для підтримки реалізації проєкту.
• Забезпечення дотримання внутрішніх процедур та операційних політик.
• Ведення документації та обліку операційної діяльності.
• Надання операційної підтримки проєктним командам.

Б. Підтримка закупівель та контрактів

• Підтримка закупівель товарів і послуг відповідно до процедур організації.
• Підготовка планів закупівель та супровід закупівельної документації.
• Участь у підготовці ToR, RFQ та RFP.
• Підтримка процесів оцінки пропозицій та управління контрактами.

В. Фінансова підтримка

• Підтримка процесів фінансового планування та моніторингу витрат.
• Ведення фінансової документації для звітності та аудиту.
• Підтримка процесів здійснення платежів.
• Контроль використання бюджету.

Г. HR підтримка

• Підтримка процесів рекрутингу та адаптації персоналу.
• Ведення кадрової документації та контрактів.
• Моніторинг обліку робочого часу, відпусток та відряджень.
• Підтримка навчальних заходів для персоналу.

Д. Логістика та управління активами

• Координація логістичних процесів, включаючи постачання та інвентаризацію.
• Ведення реєстрів активів та складського обліку.
• Підтримка управління транспортом та офісною інфраструктурою.
• Організація відряджень та польових місій.

Е. Координація та звітність

• Взаємодія з проєктними командами, партнерами та постачальниками.
• Підготовка операційних звітів та документації.
• Участь у моніторингу операційних процесів.

4. Очікувані результати роботи

• Належна операційна підтримка діяльності проєкту.
• Закупівельні процеси, виконані відповідно до процедур.
• Точна фінансова та адміністративна документація.
• Ефективна система логістики та управління активами.
• Регулярна операційна та фінансова звітність.

5. Вимоги до кандидата

Освіта:

• Вища освіта у сфері бізнес-адміністрування, державного управління, операційного менеджменту, логістики, фінансів або суміжних напрямів.

Досвід:

• Щонайменше 3-5 років професійного досвіду у сфері операційної діяльності, адміністрування, закупівель, фінансів або логістики.
• Досвід роботи з НУО, міжнародними організаціями або системою ООН буде перевагою.

Мови:

• Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської.

6. Підпорядкування та звітність

Фахівець із підтримки операційної діяльності підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у тісній координації з проєктними командами та операційними підрозділами організації.

7. Тривалість контракту та місце роботи

Тривалість контракту: 6 місяців Місце роботи: м. Дніпро, Україна

8. Принципи організації

Team4UA підтримує рівні можливості працевлаштування, різноманіття та політику нульової толерантності до зловживань, домагань та неправомірної поведінки. Усі співробітники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки організації, принципів safeguarding та стандартів гуманітарної підзвітності.