Support Service Officer, фахівець із підтримки операційної діяльності (Ease-2) в Team4ua

1. Довідкова інформація

Team4UA — це українська благодійна організація, заснована в березні 2022 року, яка впроваджує гуманітарну допомогу, відновлення та реконструкцію по всій Україні.

Team4UA координує Консорціум TERA, який реалізує національний гуманітарний проект EASE 2.0 — Екстрена допомога та підтримка евакуації, який надає багатосекторальну допомогу внутрішньо переміщеним особам і постраждалому від конфлікту населенню. Проект діє в 16 областях України та підтримує людей протягом усього циклу переміщення — від евакуації та реагування на надзвичайні ситуації до реінтеграції та відновлення громади.

Для забезпечення ефективної реалізації проекту потрібна міцна координація між програмними командами та відділами підтримки, включаючи фінанси, HR, закупівлі та логістика та адміністрування.

2. Мета доручення

Під наглядом менеджера проекту, спеціаліст служби підтримки координує оперативні послуги підтримки, необхідні для реалізації проекту EASE 2.0.

Ця роль діє як оперативний зв’язок між командою проекту та відділами підтримки організації, забезпечуючи ефективне вирішення оперативних потреб і відповідність до внутрішніх процедур і вимог донорів.

3. Основні обов’язки

A. Оперативна координація

• Координація оперативних запитів між проектними групами та відділами підтримки (фінанси, кадри, закупівлі та логістика, адміністрація).
• Моніторинг стану операційних процесів і забезпечення своєчасного вирішення запитів на підтримку.
• Сприяння оперативній координації з консорціумом партнери, коли потрібно.

B. Фінансова координація

• Підтримка фінансової координації, пов’язаної з проектною діяльністю, у співпраці з фінансовим відділом.
• Допомога у відстеженні витрат проекту та моніторингу виконання бюджету.
• Підтримка підготовки фінансової документації, пов’язаної з проектною діяльністю.

C. Координація закупівель і логістики

• Координація запитів на закупівлі, необхідних для реалізації проекту.
• Підтримка відділу закупівель і логістикиВідділ процесів закупівель.
• Підтримка організацій логістики для проектної діяльності, включаючи транспортування та доставку товарів і послуг.

D. Підтримка кадрів

• Підтримка процесів, пов’язаних з кадрами для персоналу проекту, у координації з відділом кадрів.
• Допомога з координацією найму та процесами адаптації.
• Підтримка підготовки та ведення документації для персоналу, якщо це необхідно.

E. Адміністративна підтримка

• Допомога в організації адміністративних заходів для проектної діяльності, включаючи зустрічі, семінари та тренінги.
• Ведення організованої робочої документації, пов’язаної з реалізацією проекту.
• Підтримка підготовки внутрішніх оперативних оновлень і звітів.

4. Результати

• Вчасна координація та вирішення оперативних запитів між командами проекту та відділами підтримки.
• Належним чином задокументовані та відстежувані операційні процеси, пов’язані з реалізацією проекту.
• Упорядкована та актуальна робоча документація проекту та записи.
• Скоординовані закупівлі та запити на логістику, що підтримують проектну діяльність.
• Ефективне полегшення адміністративних процесів та процесів кадрової підтримки для персоналу проекту.
• Регулярні операційні оновлення та внутрішні звіти, підготовлені для керівника проекту.
• Ефективна операційна координація з партнерами консорціуму, коли це необхідно.
• Плавна та відповідна операційна підтримка, що забезпечує безперервну роботу реалізація проекту.

5. Кваліфікація та досвід

Освіта:

• університетський ступінь у бізнес-адмініструванні, менеджменті, логістиці, фінансах, державному управлінні тощо поле.

Досвід:

• Мінімум 3 роки професійного досвіду в операціях, адмініструванні, підтримці проектів або координаційних ролях.
• Досвід у гуманітарних програмах або програмах розвитку є перевагою.
• Бажано досвід координації операційних процесів у кількох відділах.

Технічні навички та компетенції:

• Сильні організаційні та координаційні навички
• Здатність керувати кількома операційними процесами одночасно
• Сильні комунікативні навички та навички вирішення проблем
• Хороші навички документування та звітності
• Здатність працювати в швидкіснійтемп гуманітарного середовища

Мови:

• Потрібно вільне володіння українською та робоче знання англійської.

6. Нагляд і звітність

Співробітник служби підтримки підпорядковується керівнику проекту та працює в тісній координації з відділами фінансів, кадрів, закупівель і матеріально-технічного забезпечення та адміністрацією, а також з командами програм і консорціумом партнери.

7. Тривалість і місце служби

Тривалість: 12 місяців із можливим продовженням за умови фінансування. Місце служби: Дніпро, Україна

8. Бронювання

Відповідно до українського законодавства та організаційної відповідності, посада може претендувати на кадрове резервування (військову відстрочку) відповідно до національних норм.

9. Організаційні зобов’язання

Team4UA сприяє різноманітності, рівним можливостям працевлаштування та нетерпимому ставленню до зловживань, переслідувань і неналежної поведінки. Весь персонал повинен дотримуватися українського законодавства, Кодексу поведінки, принципів безпеки та стандартів гуманітарної відповідальності.

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, створена в березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти по всій Україні. Фонд координує консорціум TERA, який реалізує гуманітарний проект EASE 2.0 (Emergency Assistance and Support to Evacuation) — багатосекторну програму допомоги внутрішньо переміщеним особам та постраждалому від війни населенню.

Проект реалізується в 16 Україна та охоплює повний цикл підтримки людей під час переміщення — від евакуації та зовнішньої допомоги до інтеграції та відновлення громади.

Для ефективної реалізації проекту необхідна тісна координація між програмними командами та підрозділами підтримки, зокрема фінансами, HR, закупівлями та логістикою, а також адміністративною службою. Фахівець із підтримки операційної діяльності займає важливу роль у забезпеченні такої координації та належної операційної підтримки проекту.

2. Метапосади

Фахівець із підтримки операційної діяльності координує операційну підтримку, необхідну для реалізації проекту EASE 2.0, та виступає ключовою контактною особою між проєктною командою та підрозділами підтримки організації.

3. Основні обов’язки

А. Операційна координація

• Координація операційних запитів між проєктною командою та підрозділами підтримки (фінанси, HR, закупівлі та логістика, адміністрація).
• Моніторинг виконання операційних процесів та своєчасного вирішення запитів.
• Координація операційних питань із партнерами консорціуму.

Б. Фінансова координація

• Підтримка фінансових процесів, пов’язаних із реалізацією проєкту, у взаємодії з фінансовим відділом.
• Допомога у відстеженні витрат проєкту та виконання бюджету.
• Підготовка фінансової документації, пов’язаної з діяльністю проєкту.

В. Координація закупівель та логістики

• Координація запитів на закупівлі для потреб проєкту.
• Супровід процесів закупівель у взаємодії з відділом закупівель і логістики.
• Підтримка організації логістики проєктної діяльності, включаючи транспортування та постачання товарів і послуг.

Г. HR підтримка

• Координація HR-процесів для співробітників проєкту.
• Підтримка процесів рекрутингу та адаптації нових співробітників.
• Ведення та підтримка кадрової документації за потреби.

Д. Адміністративна підтримка

• Організаційна підтримка зустрічей, тренінгів та інших заходів проєкту. • Ведення операційної документації проєкту. • Підготовка внутрішніх операційних звітів та оновлень.

4. Очікувані результати роботи

• Своєчасна координація операційних процесів між підрозділами організації.
• Належно задокументовані операційні процеси реалізації проєкту.
• Актуальна та впорядкована операційна документація проєкту.
• Скоординовані процеси закупівель і логістики для діяльності проєкту.
• Налагоджена підтримка HR та адміністративних процесів для співробітників проєкту.
• Підготовлені регулярні операційні звіти для менеджера проєкту.
• Забезпечена операційна координація з партнерами консорціуму.
• Безперебійна операційна підтримка реалізації проєкту.

5. Вимоги до кандидата

Освіта:

Вища освіта у сфері менеджменту, бізнес-адміністрування, фінансів, логістики, державного управління або суміжних напрямів.

Досвід:

• Щонайменше 3 роки професійного досвіду у сфері операційної діяльності, адміністрування або підтримки проєктів.
• Досвід роботи у гуманітарних або міжнародних програмах буде перевагою.
• Бажаний досвід координації процесів між кількома підрозділами.

Навички

• Сильні організаційні та координаційні навички
• Вміння працювати з кількома процесами одночасно
• Розвинені комунікаційні та аналітичні здібності
• Навички роботи з документацією та звітністю
• Здатність працювати у динамічному гуманітарному середовищі

Мови

Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської.

6. Підпорядкування та звітність

Фахівець із підтримки операційної діяльності підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у тісній координації з підрозділами фінансів, HR, закупівель і логістики, адміністрації, а також із програмними командами та партнерами консорціуму.

7. Тривалість контракту та місце роботи

Тривалість контракту: 12 місяців з можливістю продовження. Місце роботи: м. Дніпро, Україна

8. Бронювання

Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації встановленим вимогам, посада може передбачати бронювання працівника (відстрочку від мобілізації).

9. Принципи організації

Team4UA підтримує рівні можливості працевлаштування, різноманіття та політику нульової толерантності до зловживань, домагань та неправомірної поведінки. Усі співробітники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки організації, принципів safeguarding та стандартів гуманітарної підзвітності.