Старший секретар – Академія підготовки жінок до працевлаштування в Fondazione Progetto Arca

1. ІНФОРМАЦІЯ ТА КОНТЕКСТ Fondazione Progetto Arca – це організація громадянського суспільства, яка займається гуманітарною допомогою та програмами розвитку, розташована в Італії та діє в Україні з лютого 2022 року.

У рамках цього трирічного проекту, що фінансується Італійським агентством зі співробітництва в галузі розвитку (AICS), спрямованого на покращення становища жінок в Україні через сприяння працевлаштуванню та соціально-трудовій інтеграції в містах Києві та Рівному для вразливих жінок, Фонд шукає старшого секретаря для Академії, що базується в Києві, з можливістю місії до Рівного. 

2. ОПИС ПОЗИЦІЇ 
Проект EmpowerHER спрямований на сприяння працевлаштуванню жінок в Україні, зокрема серед 600 вразливих жінок (ветеранів, ВПО та NEET), шляхом підтримки інтегрованих напрямків навчання (техніко-професійна підготовка, м’які навички та управлінська підготовка) відповідно до потреб ринку праці, а також створення стартапів у багатофункціональних просторах.

Секретар несе відповідальність за забезпечення впорядкованого, ефективного та безперервного управління всією секретарською діяльністю, пов’язаною з навчальними курсами та діяльністю Академії, виступаючи в якості першої контактної особи для бенефіціарів, інструкторів, персоналу проекту та місцевих партнерів.

Секретар працюватиме під координацією Керівника проекту та Помічник керівника проекту Fondazione Progetto Arca в Україні, у співпраці з місцевими партнерами та штаб-квартирою в Італії, і контролюватиме Секретаря Рівненського центру.

3. ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Керування реєстрацією та файлами слухачів 
-Керування процесом реєстрації на курс: розповсюдження форм, збір заявок, перевірка повноти та подача файлів (паперових і цифрових). 
-Підготувати, оновити та архівувати файли окремих слухачів (реєстраційні форми, вступні та підсумкові тести, записи відвідуваності, сертифікати, направлення до інших служб, якщо це можливо). 
-Керуйте списками очікування та замінами у разі відкликання або відсіву, узгоджуючись із командою проекту.

Організаційна підтримка навчальних курсів 
-Підтримуйте оперативне планування курсів (календарі, розклади, склад класів, керування класом) разом із керівником проекту, тренерами та партнерами. 
- Зв’яжіться зі слухачами по телефону, електронною поштою та миттєвими повідомленнями щодо дат початку курсу, тестів, орієнтаційних співбесід і сеансів психосоціальної підтримки. 
-Забезпечити належне облаштування аудиторії (реєстри відвідуваності, форми, базові навчальні матеріали, підтримка обладнання ІКТ та ПК) у координації з технічним персоналом. 
- Збирайте та архівуйте щоденні відомості про відвідування, вступні та підсумкові тести, анкети задоволеності та видані сертифікати. 
-Сприяти організації окремих заходів (дні відкритих дверей, інформаційні сесіїns, зустрічі з компаніями, публічні заходи в кафе-бістро), підготовка списків учасників, матеріалів і записів про відвідуваність.

Зв'язок з бенефіціарами та інструкторами 
- Виступайте в якості першого контакту для бенефіціарів, надаючи інформацію про можливості навчання, вимоги до доступу, розклади та доступні послуги (зона догляду за дітьми, психосоціальна підтримка тощо). 
- Підтримуйте регулярне спілкування з бенефіціарами, щоб зменшити ризик відсіву (нагадування про уроки, дедлайни, зміни розкладу). 
- Підтримка тренерів у веденні реєстрів, розповсюдженні та зборі тестів і анкет, а також матеріально-технічного спілкування зі слухачами. 
-Негайно повідомляйте про будь-які проблеми керівнику проекту або контактним особам партнерів (тривала відсутність, матеріально-технічні проблеми, особливі потреби).

Базова адміністративна підтримка 
- Співпрацюйте з місцевим адміністративним та бухгалтерським персоналом для збору документації для звітування та моніторингу (таблиці відвідуваності, звіти про навчання, супровідні документи). 
-Підтримка підготовки коротких періодичних звітів про навчальну діяльність та участь (кількість зареєстрованих учасників, відвідувачів, виданих сертифікатів тощо). Підтримка комунікації та видимості 
- Підтримка розповсюдження інформації про курси та можливості проектів через соціальні мережі, списки розсилки, плакати, інформаційні матеріали та контакти з місцевими службами та організаціями. 
-Підтримка матеріально-технічної організації візитів, заходів та зустрічей з делегаціями, зацікавленими сторонами та компаніями в Академії. 
- Збирайте та підтримувайте оновлені списки контактів бенефіціарів, потенційних кандидатів, місцевих організацій і служб направлення, координуючи роботу з мережевим персоналом і персоналом з професійної орієнтації.

4. НЕОБХІДНИЙ ДОСВІД ТА НАВИЧКИ 
-Українське громадянство або дозвіл на постійне проживання в Україні 
-Ступінь або диплом в адміністративній, економічній, соціальній, освітній чи суміжних сферах -Спеціальна підготовка з управління проектами, професійного навчання, соціальної роботи чи кадрової роботи буде вважатися перевагою 
-Принаймні 2 роки досвіду роботи в секретарській, адміністративній, фронт-офісі або на тренінгах керівні посади, бажано в НУО, навчальних закладах, університетах, центрах ПТО чи соціальних проектах 
- Попередній досвід роботи з уразливими групами (жінки, ВПО, ветерани, NEETs, соціально незахищені люди) є перевагою 
- Сильні комунікативні та міжособистісні навички, особливо з уразливими жінками 
- Відмінні організаційні навички, управління часом, увага до деталей та надійність 
-Здатність працювати в багатопартнерському та багатокультурному середовищі 
-Гнучкість, навички вирішення проблем і здатність керувати піками робочого навантаження під час періодів реєстрації, запуску курсів і подій 
-Здатність структуровано організовувати та архівувати паперову та цифрову документацію 
-Хороші навички складання коротких звітів, списків і таблиць моніторингу 
-Чудове володіння ІТ-інструментів: MS Word, Outlook, Teams і Excel 
-Знання місцевого контексту та територіальних служб (центрів зайнятості, соціальних служб, організацій громадянського суспільства) є перевагою

5. СПОСОБИ РОБОТИ ТА ГРАФІК 
Тривалість контракту та винагорода буде визначено на етапі контракту.

Секретар працюватиме автономно, як особисто в офісах Fondazione Progetto Arca у Києві, так і в проектних приміщеннях у Києві та час від часу у Рівному, а також віддалено. Працюючи автономно, Секретар повинен адаптуватися до потреб проекту щодо робочого часу, узгодженого щомісяця.

Ця посада відкрита виключно для кандидатів, які мають дійсний дозвіл на роботу ФОП в Україні.

Дедлайн: 22 лютого 2026