Старший/-а фахівець/-чиня проєкту (Senior Project Officer - CCCM (Site Management Support)) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Job Purpose

Since 2015, ACTED has been responding to the emergency and long-term needs of vulnerable, marginalized and conflict-affected populations in Ukraine. As part of its portfolio, ACTED implements multiple projects aimed at improving the quality of life, safety, and dignity of displaced people, ensuring the best possible protection and assistance services to IDPs living in collective sites across the country.

The CCCM Senior Project Officer is mainly tasked with the daily supervision of the SMS team and for the implementation of project activities in sites receiving ACTED support. Programmatic activities include, but are not limited to, coordination with stakeholders (humanitarian agencies, site managers, and local authorities); communication and engagement with IDPs in and outside collective sites; organization of capacity building activities for humanitarian stakeholders; service delivery monitoring at site level and information management; provision of material assistance to IDPs living in and outside of collective sites (repair works and site maintenance, distributions of humanitarian aid). The successful candidate will operate under the direct management of ACTED Area Coordinator or his/her direct representatives in the field, with the support and guidance by the Project Coordinator.

The CCCM Senior Project Officer is responsible for development and execution of monthly work plan, delivery of quality activities against financial and time constraints and regular reporting to the Area Coordinator and the Project Coordinator.

Responsibilities:

 Activities implementation (technical areas)

 Coordination and monitoring support to collective sites 

• Liaising and coordination with all humanitarian partners and stakeholders working in the sites.
• Участь у координаційній нараді з Субнаціональними кластерами (насамперед CCCM, житла та захисту, якщо це необхідно).
• Розробіть та запровадьте графік відвідування місць спільного використання для моніторингу та виявлення прогалин у наданні послуг.
• Своєчасне повідомлення про будь-які прогалини та/або дублювання в наданні послуг та пропаганда за допомогою відповідного механізму для досягнення погоджених мінімальних стандартів і якості надання послуг.
• Регулярні оновлення інструментів моніторингу (відображення таблиці/сервісу 4W, матриця аналізу прогалин, списки контактів тощо). 

 Зв'язок із спільнотою, мобілізація та підзвітність на сайтах спільного використання

• Сприяти регулярній комунікації між персоналом ACTED і мешканцями сайту через індивідуальні консультації або зустрічі спільноти.
• Підтримка управління інформаційними службами та механізмом розгляду скарг і зворотного зв’язку (CFM), включаючи збір, аналіз і реагування на звернення, отримані від мешканців сайту.
• Нагляд за організація інформаційних та соціалізаційних заходів у співпраці з місцевими партнерами. 

 Заходи з розвитку потенціалу

• Провести оцінку потреб у навчанні та розробку звіту.
• Підтримувати планування та виконання навчальна діяльність, включаючи ідентифікацію слухачів, місця проведення, закупівлю та відвідування навчальних заходів.
• Створення звіту про навчання.

 Відновлювальні роботи та технічне обслуговування майданчиків (у та поза колективними майданчиками)

• Оцінка потреб у підтримці та підтримка у виборі робіт, які приносять користь населенню сайту та є економічно ефективними. 
• Підтримка Інженера в підготовці планів робіт у центрі, а також у підготовці точних BoQ та форм для закупівлі будівельних матеріалів та/або аутсорсингу робіт. 
• Моніторинг виконання робіт групою інфраструктури сайту та/або підрядниками за потреби. 

 Підтримка в натуральній формі (на сайтах спільного використання та поза ними)

• Підтримуйте команду в зборі потреб у предметах гігієни, нестандартних NFI та інших видах гуманітарної допомоги. 
• Підтримка в процесі закупівлі, включаючи підготовку внутрішніх документів і форм для початку закупівлі.
• Контроль за розподілом допомоги в натуральній формі, включаючи збір підтверджуючі документи та оновленнявнутрішні трекери. 
• Підтримка в управлінні товарами в натуральній формі на складі, гарантуючи, що товари та їхнє транспортування до місця належним чином сплановано, а запаси вичерпано.
• Робота безпосередньо з мешканцями та менеджерами об’єктів для сприяння прозорості розподілу допомоги, включаючи регулярний моніторинг використання переданих цінностей і підтримку команди MEAL під час внутрішньої перевірки.

• Враховуючи проблеми статі, захисту та гендерного насильства в усіх аспектах діяльності.
• Сприяння дотримання політики та вказівок щодо запобігання сексуальній експлуатації та насильству (для мешканців центру, персоналу ACTED, партнерських агентств, випадкових робітників).
• Підтримка та сприяння участі жінок , молодь, люди з особливими потребами та маргіналізовані групи.
• Звернення до партнерів із захисту та подальша робота з ними щодо виявлення та вирішення випадків уразливості на сайті.
• Забезпечити дотримання принципів конфіденційності даних у діяльності з управління інформацією та захист конфіденційних даних бенефіціарів під час їх зберігання або надання, якщо це вкрай необхідно.   
• Забезпечення того, щоб усі заходи з технічного обслуговування центру та інфраструктури здійснювалися через призму вразливості, і щоразу, коли впроваджуються заходи з технічного обслуговування центру, завжди враховуйте доступність інфраструктури та залучення людей із специфічними потреби. 

Управління проектами та звітність 

Планування, впровадження та Звітність 

• Розробка тижневих і довгострокових планів роботи для проекту реалізація, встановлення напрямків шляхом визначення пріоритетів та організації діяльності та ресурсів для досягнення цілей проекту та забезпечення регулярного контролю за виконанням планів.
• Організація регулярних внутрішніх зустрічей персоналу. 
• Вчасне звітування про проблеми та виклики в центрі лінійному керівнику та координатору проекту (наприклад, виконання заходів, термінові скарги та занепокоєння, висунуті громадою тощо).< /li>
• Вчасне подання внутрішніх звітів (щотижневі, щомісячні та спеціальні звіти донорів).
• Підтримка діяльності MEAL під час оцінки проекту та надання рекомендацій для підвищення ефективності проектної діяльності та максимізації впливу. 

Управління інформацією

• Регулярне оновлення внутр.l Інструменти керування інформацією (інформаційні панелі, трекери тощо), гарантують, що зібрані дані своєчасно записуються та мають належну якість.
• Нагляд за діяльністю з управління інформацією та обмін інформацією з партнерів і зацікавлених сторін для покращення координації.

Логістика 

• Вчасно надсилайте точні та точні форми замовлень.
< li style="font-weight: 400">Підтвердити якість відбору матеріалів, якщо це можливо. 
• Забезпечте належне управління та використання активів і запасів проекту.
• Плануйте рух команди на основі доступний парк і відповідні правила.

Прозорість і відповідність 

• Забезпечення дотримання внутрішніх процедур ACTED і процедур донорів.
< li style="font-weight: 400">Точне ведення записів проектної документації, включаючи фотографії та правильне зберігання протоколів зустрічей, звітів про присутність, звітів/документів про оцінку, перегляд та оновлення баз даних тощо, у друкованому та паперовому вигляді.< /li>

Людські ресурси

• Участь у наборі нового персоналу.
• Підтримка при наймі та управлінні повсякденною роботою.
• Переконайтеся, що персонал активно дотримується своїх ТЗ і дотримується Кодексу поведінки ACTED.
• Визначення потреб у розбудові потенціалу та можливостей команди, щоб досягти цього за допомогою підтримки або навчання в координації з регіональним координатором/TC/відділом кадрів. 
• Забезпечте позитивну робочу атмосферу та хорошу командну динаміку. 
• Проводити регулярне оцінювання персоналу.

Інші

• Надати переклад різноманітних документів (наприклад, звітів, протоколів, списків бенефіціарів, інформаційних табличок) за потреби.
• Виконання будь-яких додаткових завдань за запитом лінійного керівника.

Ключові показники продуктивності

• Кількість цілей проекту, досягнутих своєчасно та в межах бюджету.
• Кількість своєчасних внутрішніх (наприклад, моніторинг послуг, навчання, звіти про вибори) ) і подані зовнішні (наприклад, щотижневі звіти CCCM, індикатори центру) звіти
• Записи та документи (включаючи сертифікати пожертвувань, відомі відвідувачів, протоколи зустрічей, звіти про оцінку/моніторинг) наявні та належним чином зберігаються (електронні та друковані копії)

ВИМОГИ

• Університетський ступінь з менеджменту або відповідних дисциплін.
• Принаймні 2 роки досвіду в управління проектами, бажано в середовищі міжнародної/неурядової організації.
• Знання українського гуманітарного контексту.
• Розуміння гуманітарних принципів, Кодекс поведінки 
• Бажано знання в одній (або кількох) із таких сфер втручання: CCCM, WASH, житло/NFI, програмування захисту.
• Досвід управління проектним циклом і застосування відповідних інструментів.
• Можливість швидкого аналізу дуже складні проблеми, чітке прийняття рішень і перетворення програмного навчання та пріоритетів у операційні стратегії.
• Хороші навички командного лідерства та вирішення конфліктів, формування консенсусної команди та адаптивність.
• Гарні навички роботи з комп’ютером та ІТ, сильні навички спілкування та письма.
• Вільне володіння англійською, російською та українська. 
• Високий рівень гнучкості та мотивації.

< strong style="font-weight: 700">Умови:

• Офіційні працевлаштування відповідно до законодавства України;
• Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;< /li>
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медична страховка після 3 місяців роботи з ACTED.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на службу повинні надати оновлені військово-облікові документи.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надати резюме англійською або українською мовою, вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без слання зазначеної посади не розглядається мовою). Тільки обрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

_______________________________________________________________________________________________

«ACTED має підхід нульової терпимості до сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Будь ласка, зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс поведінки та відповідну політику як частину свого трудового контракту. Неналежна поведінка може призвести до звільнення».