Старший/-а фахівець/-чиня проєкту (Senior Project Officer - CCCM (Site Management Support)) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Job Purpose

Since 2015, ACTED has been responding to the emergency and long-term needs of vulnerable, marginalized and conflict-affected populations in Ukraine. As part of its portfolio, ACTED implements multiple projects aimed at improving the quality of life, safety, and dignity of displaced people, ensuring the best possible protection and assistance services to IDPs living in collective sites across the country.

The CCCM Senior Project Officer is mainly tasked with the daily supervision of the SMS team and for the implementation of project activities in sites receiving ACTED support. Programmatic activities include, but are not limited to, coordination with stakeholders (humanitarian agencies, site managers, and local authorities); communication and engagement with IDPs in and outside collective sites; organization of capacity building activities for humanitarian stakeholders; service delivery monitoring at site level and information management; provision of material assistance to IDPs living in and outside of collective sites (repair works and site maintenance, distributions of humanitarian aid). The successful candidate will operate under the direct management of ACTED Area Coordinator or his/her direct representatives in the field, with the support and guidance by the Project Coordinator.

The CCCM Senior Project Officer is responsible for development and execution of monthly work plan, delivery of quality activities against financial and time constraints and regular reporting to the Area Coordinator and the Project Coordinator.

Responsibilities:

 Activities implementation (technical areas)

 Coordination and monitoring support to collective sites 

• Liaising and coordination with all humanitarian partners and stakeholders working in the sites.
• Participate in coordination meeting with Sub National clusters (primarily CCCM, Shelter and Protection if needed).
• Develop and implement a schedule of visits to collective sites for monitoring and identification of gaps in service provision.
• Timely reporting any gaps and/or duplication in service delivery and advocating through the appropriate mechanism for achieving agreed minimum standards and service delivery quality.
• Regular updates of monitoring tools (4W table/service mapping, Gap Analysis Matrix, contact lists, etc.). 

 Community liaison, mobilisation, та підзвітність на колективних сайтах

• Сприяти регулярній комунікації між персоналом ACTED і мешканцями сайту, або через індивідуальні консультації, або через громадські зустрічі.
• Підтримуйте управління інформацією столи та механізм скарг і зворотного зв’язку (CFM), включаючи збір, аналіз і реагування на звернення, отримані від мешканців сайту.
• Контроль за організацією інформаційних та соціалізаційних заходів у співпраці з місцевими партнерами. 

 Заходи з розвитку потенціалу

• Проведення оцінки потреб у навчанні та створення звіту.
• Підтримка планування та проведення навчальних заходів, включаючи ідентифікацію слухачів, місць проведення, закупівлі та відвідування навчальних заходів.
• Створення звіту про навчання.

 Ремонтні роботи та обслуговування сайту ( на місцях спільного використання та поза ними)

• Підтримувати оцінку потреб і підтримувати вибір робіт, які приносять користь населенню сайту та є економічно ефективними. 
• Підтримка Інженера в підготовці планів для робіт центру, а також підготовка точних BoQ та форм для закупівлі будівельних матеріалів та/або аутсорсингу робіт. 
• Моніторинг виконання робіт групою інфраструктури сайту та/або підрядниками за потреби. 

 Підтримка розподілу в натуральній формі (у місцях спільного проживання та поза ними)

• Підтримка команди в зборі потреб у предметах гігієни , нестандартні НФО та інші види гуманітарної допомоги. 
• Підтримка в процесі закупівлі, включаючи підготовку внутрішніх документів і форм для початку закупівлі.
• Контроль за розподілом допомоги в натуральній формі, включаючи збір підтверджуючих документів та оновлення внутрішніх трекерів. 
• Підтримка в управлінні натуральними товарами на складі, гарантуючи, що товари та їхнє транспортування до місця належним чином сплановано, а запаси вичерпані.
• Робота безпосередньо з мешканцями та керівниками об’єктів для сприяння прозорості в розподіл допомоги, включаючи регулярний моніторинг використання переданих цінностей і підтримку команди MEAL під час внутрішньої перевірки.

 Інтеграція захисту

• Врахування проблем статі, захисту та гендерного насильства в усіх аспектах діяльності.
• Просування та дотримання політики та вказівок із запобігання сексуальній експлуатації та насильству (для мешканців центру, персоналу ACTED, партнерських агентств, повсякденних праці).
• Підтримка та сприяння участі жінок, молоді, людей з особливими потребами та маргінальних груп.
• Звернення до партнерів із захисту та подальша робота з ними щодо виявлення та вирішення випадків уразливості на сайті.
• Переконайтеся, що принципи конфіденційності даних дотримуються в діяльності з управління інформацією та що конфіденційні дані бенефіціарів захищені під час зберігання або надання доступу, якщо це вкрай необхідно.   
• Забезпечення того, щоб усі заходи з технічного обслуговування центру та інфраструктури здійснювалися через призму вразливості, і щоразу, коли реалізуються заходи з технічного обслуговування центру, завжди враховуйте доступність інфраструктури та залучення людей з певнимиc потреби. 

Управління проектом і звітування 

Планування, впровадження та звітування 

• Розробка тижневих і довгострокових робочих планів для реалізації проекту, встановлення напрямків шляхом визначення пріоритетів і організації діяльності та ресурсів для досягнення цілей проекту та забезпечення регулярного контролю за виконанням планів.
• Організація регулярних внутрішніх зустрічей персоналу. 
• Своєчасне звітування про проблеми та виклики в центрі лінійному керівнику та координатору проекту (наприклад, виконання заходів, термінові скарги та проблеми, висунуті громадою тощо).
• Своєчасне подання внутрішні звіти (щотижневі, місячні та спеціальні звіти донорів).
• Підтримка діяльності MEAL під час оцінки проекту та виконання рекомендацій для підвищення ефективності проектної діяльності та максимізації впливу. 

Управління інформацією

• Регулярне оновлення внутрішніх інструментів керування інформацією (інформаційні панелі, засоби відстеження тощо), гарантуйте, що дані зібрані вчасно реєструються та мають належну якість.
• Нагляд за діяльністю з управління інформацією та обмін інформацією з партнерами та зацікавленими сторонами для покращення координації.

Логістика 

• Вчасно надсилайте точні форми замовлення.
• Підтверджуйте якість відбору матеріалів, якщо це можливо. 
• Забезпечте належне управління та використання активів і запасів проекту.
• Плануйте рух команди на основі наявного парку та відповідної політики.

< u>Прозорість і відповідність 

• Забезпечення відповідності внутрішнім процедурам ACTED і процедурам донорів.
• Точне ведення записів проектної документації, включно з фотографіями та правильним оформленням зустрічі протоколи, відомості про присутність, звіти/документи про оцінювання, перегляд та оновлення баз даних тощо, у друкованому та паперовому вигляді.

Людські ресурси

• Участь у наборі нового персоналу.
• Підтримка в наймі та управлінні щоденною працею.
• Переконайтеся, що персонал активно дотримується своїх ТЗ і дотримується Кодексу поведінки ACTED.
• Визначення потреб у нарощуванні потенціалу та можливостей команди, щоб досягти цього за допомогою підтримки або навчання в координації з регіональним координатором/технічним персоналом/відділом кадрів. 
• Забезпечте позитивну робочу атмосферу та хорошу командну динаміку. 
• Проводити регулярну оцінку персоналу.

Інші

• Забезпечувати переклад різних документів (наприклад, звітів) , протоколи, списки бенефіціарів, інформаційні знаки) за потреби.
• Виконуйте будь-які додаткові завдання за запитом безпосереднього керівника.

Ключові показники ефективності

• Кількість цілей проекту, досягнутих своєчасно та в межах бюджету.
• Кількість своєчасних внутрішніх (наприклад, моніторинг послуг, навчання, звіти про вибори) і зовнішніх (наприклад, щотижневі звіти CCCM, індикатори центру) поданих звітів
• Записи та документи (включаючи сертифікати пожертвувань, реєстраційні відомості, протоколи зустрічей, звіти про оцінку/моніторинг) доступні та належним чином зберігаються (електронні та паперові копії)

ВИМОГИ

• Університетський ступінь з менеджменту або відповідних дисциплін.
• Принаймні 2 роки досвіду управління проектами, бажано в середовищі МНУО/НУО.
• Знання українського гуманітарного контексту.< /li>
• Розуміння гуманітарних принципів, Кодексу поведінки 
• Бажано знання в одній (або кількох) із таких сфер втручання: CCCM, WASH, житло/NFI, програмування захисту.
• Досвід управління проектним циклом і застосування відповідних інструментів.
• Здатність до швидкого аналізу дуже складних питань, прийняття твердих рішень і перетворення програмного навчання та пріоритетів у операційні стратегії.
• Хороші навички лідерства в команді та вирішення конфліктів, створення консенсусної команди та здатність до адаптації.
• Хороші навички роботи з комп’ютером та ІТ, а також хороші навички спілкування та письма.
• Вільне володіння англійською мовою, російською та українською. 
• Високий рівень гнучкості та мотивації.

Умови:

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України;
• Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медична страховка після 3 місяці роботи з ACTED.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на службу повинні надати оновлені військово-облікові документи.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надати резюме англійською або українською мовою, вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без слання зазначеної посади не розглядається мовою). Тільки обрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

__________________________________________________________________________________

«ACTED дотримується підходу нульової терпимості до сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Будь ласка, зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс поведінки та відповідну політику як частину свого трудового контракту. Погана поведінка може призвести дозвільнення.”