Старший/-а менеджер/-ка з адміністрування та кадрів (Senior HR Manager) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Responsibilities

Recruitment and Onboarding:

• Follow up with the respective managers for the Staff Recruitment Request and ensure that the form is filled correctly and approved appropriately by the relevant Departments before a position is opened
• In collaboration with the Heads of Department, execute proper staffing plans to ensure effective implementation of projects.
• Through ACTED open and transparent recruitment policies and procedures, ensure that all locally managed recruitments are conducted in an effective and timely manner.
• Ensure all staff are working under a proper working contract, Terms of References and ensure that staff’s terms match the Labour laws as well as ACTED internal Manuals.
• Supervising the accuracy of the vacancy announcements.
• Support the HR team in recruitment cycles to fill vacancies for the area Offices.
• Organization of onboarding of newcomers.

Staff Follow-Up

• Coordinate collection of attendance sheets, leave request forms and other required forms from the area offices on a monthly basis. 
• Ensure that attendance sheets, leave request forms and other required forms are scanned and keeping on a monthly basis;
• Maintain vacation and sick leave follow-up table for area staff;
• Ensure that field staff appraisals are regularly made, as per HR Manual;
• Gather and consolidate payroll data from all the field offices, prepare the monthly payroll, review and share with payroll team.
• Ensure the smooth operation of employee payment
• Payslip management- Ensure all acts are printed and approved. Follow up with the Admin/HR assistants and ensure that they are signed by the staff and filed on monthly basis. 
• Ведення кадрової документації та ефективних баз даних кадрів; моніторинг контрактного статусу персоналу.

Координація роботи HR у всіх сферах.

• Надавати технічну підтримку, контролювати та направляти помічників адміністратора/HR з питань адміністратора/HR;
• Щоб переконатися, що всі співробітники обізнані з кадровими та адміністративними процедурами, навчіть персонал відповідно.
• Підтримуйте актуальне відстеження навчання таблиця.
• Участь у щотижневих регіональних зустрічах
• Перевірка процедур найму, реєстрації та звільнення в регіональних офісах< /li>
• Забезпечити впровадження кадрових процесів – зокрема, щорічні тренінги щодо Кодексу поведінки/політики, оцінювання персоналу, планування навчання, дисциплінарні процеси.  
• Підтримка керівників бази з будь-якими проблемами з персоналом.

 Юридична інформація

• Отримайте актуальну інформацію про місцеве законодавство, пов’язане з адміністративними та кадровими питаннями.
• Переконайтеся, що PUI процеси та правила внутрішнього розпорядку персоналу відповідають вимогам національного законодавства.
• Підтримуйте спілкування з юристом щодо контрактів та адміністративних питань.

 Звітність/комунікація

• Забезпечувати будь-які щомісячні, квартальні, піврічні чи річні звіти з персоналу, що подаються місцевим органам влади відповідно до законодавства України. 
• Регулярно перевіряйте в місцевих агентствах будь-які нові звіти з кадрів. Переконайтеся, що звіт про звірку складено з усіма місцевими агентствами, і жоден звіт з кадрів не очікується. 
• Вирішення будь-яких проблем з персоналом, координаторами та менеджерами.

 Людські ресурси 

• Організація навчання кадрів шляхом визначення можливостей навчання для персоналу.
• Слідкуйте та оновити національну базу даних навчання персоналу.
• Забезпечити відповідність кадрової політики, внутрішнього положення про персонал, інструментів і процедур юридичним кадр.
• Здійснюйте юридичний нагляд за всіма аспектами, пов’язаними з персоналом.
• Розробте та запровадьте правила внутрішнього персоналу та будь-яка інша кадрова політика.
• Проведіть дослідження вартості життя та ринку праці.
• Керувати обслуговуючим персоналом.
• Подбати про отримання документів, необхідних для легального проживання іноземців в Україні, таких як страхування, тимчасове проживаннядозвіл і реєстрація/скасування реєстрації.
• Плануйте регулярні візити для проведення будь-яких потрібних тренінгів для персоналу адміністраторів/HR.
• Надавати поради та рекомендації щодо дисциплінарних стягнень.
• Надавати основні консультації персоналу, який перешкоди, пов’язані з продуктивністю.
• Рекомендувати рішення для вирішення хронічних труднощів з відвідуванням.
• Відстежувати заплановані відсутності, такі як свята або подорожувати та координувати дії, щоб гарантувати, що відсутність персоналу була належним чином покрита для забезпечення безперервності послуг, оновити планувальник відпусток персоналу.
• Переконайтеся, що Внутрішні положення про персонал та будь-які інші кадрові політики, шаблони, інструменти добре розуміються та дотримуються національними співробітниками. Проводьте тренінги щодо політики та положень.
• Рекомендуйте будь-які нові шаблони, інструменти та форми для вдосконалення кадрових процесів, які заповнюються співробітниками, що звільняються, і підписуються координаторами/менеджерами, а перед тим, як належним чином здійснюється передача закінчення контракту.
• Забезпечити процес найму та звільнення персоналу відповідно до Кодексу законів про працю України (внутр. замовлення, платежі, документація тощо).
• Виконання інших пов’язаних обов’язків за потреби.

Умови:

• Офіційне працевлаштування згідно із законодавством України;
• Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медична страховка після 3 місяців роботи з ДІЯЛИ.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на службу мають надати оновлені військово-облікові документи.