Roster Vacancy / HEAD of SUB OFFICE / ЗАСТУПНИК КЕРІВНИКА АДМІНІСТРАТИВНО-ПРОГРАМНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ в Premiere Urgence Internationale

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Місто роботи: м. Дніпро 

MЕТА

Під керівництвом Керівника адміністративно-програмної діяльності та шляхом делегування своїх повноважень, Заступник Керівника Адміністративно-Програмної Діяльності несе загальну відповідальність за належне оперативне управління та керівництво діяльністю ПУІ в Донецькій області, в межах своєїгеографічної зони діяльності в Донецьку. Заступник керівника адміністративно-програмної діяльності також здійснює моніторинг ситуації, щоб забезпечити актуальність програм та їх відповідність пріоритетним потребам. На цій посаді він/вона також відповідає за представлення ПУІ в Донецькій області на місцевому рівні, в тому числі на координаційних заходах з іншими установами, а також за забезпечення прямого зв'язку між польовим координатором, командою та національною командою.  Він/вона також відповідає за управління офісом, автопарком та персоналом в регіоні. Крім того, заступник керівника адміністративно-програмної діяльності відповідає за безпеку у своїй географічній зоні та забезпечує всі заходи безпеки,включаючи плани на випадок надзвичайних ситуацій та стандартні операційні процедури.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

• Заступник керівника адміністративно-програмної діяльності відповідає за своєчасну реалізацію комплексу програм ПУІ у своїй географічній зоні діяльності (Донецька область).
• За підтримки Менеджерів з програм та польового координатора він/вона несе загальну відповідальність за належну реалізацію програм та їх безперебійну роботу в Донецькій області.
• Він/вона також очолює повноваження польового координатора з питань охорони та безпеки майна і людей, що перебувають під відповідальністю ПУІ, в місцях проведення інтервенції в Донецькій області.
• Заступник керівника адміністративно-програмної діяльності відповідає за розробку програм та операційне впровадження в Донецькій області, відповідно до стратегічного плану ПУІ в країні та у співпраці з програмними та операційними технічними координаторами.
• Заступник керівника адміністративно-програмної діяльності, як член команди управління базою, сприяє виконанню цілей та завдань Дніпровської бази ПУІ в країні, виконуючи інші завдання за вимогою та/або за вказівкою польового координатора.
• Контекстний аналіз та участь у реалізації стратегії партнерств: Бере участь у контекстному аналізі регіону(ів), в якому(их) здійснюються інтервенції бази, дослідженні нових локацій, надає свої пропозиції щодо потенційних проектів для бази з точки зору виявлених прогалин у наданні гуманітарної допомоги.
• Надає підтримку програмному відділу у комунікації та співпраці із зовнішніми зацікавленими сторонами: Відповідає за налагодження та підтримку комунікації та співпраці із зовнішніми зацікавленими сторонами на обласному рівні, належний документообіг щодо реалізації заходів у координації з командою з програм, забеспечуючи збір документів від зовнішніх суб'єктів, а також належне архівування.
• Внутрішня та зовнішня координація: Бере активну участь у внутрішньому картуванні послуг та надає підтримку програмному відділу у складанні мапи перенаправлень, приділяючи особливу увагу організаціям громадянського суспільства. А також налагоджує зв'язки з кількома організаціями, включаючи місцеві органи влади.
• Зв'язок та взаємодія з місцевими органами влади на рівні бази: Надає підтримку керівництву бази та програмному відділу у встановленні та підтримці контактів з місцевими органами влади на рівні області, району та громади, забезпечує підтримку під час зовнішніх зустрічей, бере участь у зборі даних про досягнення діяльності ПУІ на територіях, де здійснюється інтервенція.

Конкретні цілі та пов'язана з ними діяльність

1. Брати участь у контекстному аналізі на рівні бази, визначенні прогалин у наданні гуманітарної допомоги та потенційних напрямів інтервенцій

• Бере участь у розробці операційної стратегії на рівні бази, виявленні прогалин у наданні гуманітарної допомоги, потенційних партнерів для майбутніх проектів;
• Бере участь у пошуку нових локацій для проведення заходів;
• Відповідає за встановлення контактів з місцевими органами влади, та належну подальшу роботу з ними;
• Забезпечує актуальність та своєчасність даних та інформації, які ПУІ надає зовнішнім зацікавленим сторонам;
• Відповідає за збір зворотного зв'язку про діяльність ПУІ від місцевих зацікавлених сторін;
• Здійснює моніторинг розвитку гуманітарної підтримки, що надається місцевими суб'єктами на територіях, де здійснюються інтервенції бази.

2.  Забезпечити безпеку майна та людей, які працюють у структурному підрозділі:

• Він/вона гарантує, що план безпеки для структурного підрозділу є актуальним, і що всі його знають і розуміють (як міжнародні, так і національні співробітники). Він/вона має оновлювати плани безпеки на випадок надзвичайних обставин, таких як обстріли, напади або зміни в контексті безпеки.
• Забезпечує збір даних щодо безпеки території його/її діяльності, проводить аналіз та надає його/її безпосередньому керівнику на регулярній основі або в разі необхідності в терміновому порядку.
• Він/вона контролює, щоб матеріальні та людські ресурси, які є в його/її розпорядженні, були достатніми для забезпечення оптимальної безпеки команд, матеріалів та бенефіціарів.
• У разі виникнення інциденту, пов'язаного з безпекою (незалежно від того, чи він стався, чи його вдалося уникнути), він/вона забезпечує негайну передачу інформації своєму безпосередньому керівнику та звітує про неї відповідно до інструкцій ПУІ.
• Він/вона несе відповідальність за написання звіту про інцидент, який повинен бути негайно надісланий своєму безпосередньому керівнику.
• Він/вона відповідає за контроль за роботою співробітника з питань безпеки та зв'язків. Він/вона гарантує, що цей співробітник має всі необхідні інструменти для створення та підтримки добрих відносин з місцевими адміністративними органами та службами безпеки.

3.Внутрішня та зовнішня координація та представництво

• Він/вона збирає, аналізує та поширює внутрішньо релевантну інформацію про гуманітарний контекст, виявлені потреби, державну політику та діяльність зацікавлених сторін з метою інформування про планування програм та прийняття рішень;
• Він/вона забезпечує підтримку членів програмного відділу під час зовнішніх зустрічей та, за необхідності, заміщає відповідних колег на зустрічах з Кластерами, якщо вони відсутні;
• Бере активну участь у зборі та представленні інформації для внутрішнього картування послуг;
• Він/вона надає підтримку програмному відділу бази у складанні мапи перенаправлень, акцентуючи увагу на організаціях громадянського суспільства;

4. Зв'язок та взаємодія з місцевими органами влади на рівні області

• Він/вона надає підтримку керівництву бази та програмному відділу у встановленні та підтримці контактів з місцевими органами влади на обласному, районному рівнях та на рівні громад, а також у здійсненні подальших дій;
• Надає підтримку керівництву бази під час зустрічей з місцевими органами влади;
• Бере активну участь у зборі даних про діяльність та досягнення ПУІ на територіях, де здійснюється інтервенція, та у подальшій роботі з місцевими органами влади, за потреби;

5. Забезпечення логістичної, адміністративної та фінансової підтримки бази

• За підтримки відділу логістики на базі, він/вона забезпечує потреби структурного підрозділу (підтримка, програмування) і щомісяця звертається з цими потребами до менеджера з адміністративної діяльності, при цьому слідкуючи за дотриманням внутрішніх процедур та процедур донорів, а також за тим, щоб зобов'язання відповідали наявному бюджету.
• Забезпечує оснащення офісу та наявність мінімальної інфраструктури (офісні та житлові приміщення, магазини, аптека та місця для ночівлі), необхідної для виконання роботи та проживання команд, в оптимальних умовах безпеки.
• Відповідає за оптимізацію витрат; для цього використовує бюджетний контроль; забезпечує достатні фінансові ресурси для функціонування бази.
• Що стосується моніторингу бюджету, він/вона бере участь у командному аналізі (разом з технічним керівником, менеджером з адміністративної діяльності та менеджером з логістики) і відповідає за виявлення аномалій та внесення пропозицій до свого безпосереднього керівника та фінансового координатора щодо їх коригування.
• Він/вона забезпечує дотримання процесів бухгалтерського обліку у відділі адміністрування, у структурованому підрозділі та звітує перед менеджером з адміністративної діяльності згідно з узгодженим графіком.
• Разом з менеджером з адміністративної діяльності він/вона забезпечує функціонування системи внутрішнього нагляду у структурному підрозділі.
• Забезпечує дотримання процедур виконання видаткових зобов'язань та бере участь у процесі затвердження замовлень на закупівлю.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: 

• Освіта за спеціальністю «Політологія», «Адміністративний менеджмент», або за суміжною спеціальністю. 
• Тренінги з Гуманітарних цінностей та Гуманітарних переговорів - обов'язково

 Досвід роботи: 

• Мінімум 2 роки роботи в неурядовому секторі

Бажано: 

• Досвід роботи з ПУІ 
• Досвід роботи з міжнародними неурядовими організаціями 
• Досвід роботи в логістиці 
• Досвід в управлінні проєктами 

Знання мов: вільне володіння українською та високий рівень англійської. 

Знання та навички: 

• Відмінні навички письма 
• Чудові комунікативні навички 

Бажано: 

• Здатність та інтерес до навчання та адаптації 

Володіння ПК: 

• Впевнене знання пакету Microsoft Office (з фокусом на Excel та Word). 

Необхідні особистісні характеристики (входження в команду, відповідність посаді та завданням) 

• Здатність працювати самостійно, проявляти ініціативу та брати на себе відповідальність у проактивному підході 
• Вмотивований, гнучкий та адаптований до потреб команди та організації 
• Тверде дотримання гуманітарних принципів 
• Стресостійкість 
• Дипломатичність та відкритість 
• Гарні аналітичні здібності 
• Організованість і здатність управляти пріоритетами та різноманітним робочим навантаженням 
• Здатність гарантувати ефективні та своєчасні результати 
• Уміння вирішувати проблеми та наявність лідерських якостей 
• Здатність працювати та керувати професійно і зріло 
• Здатність інтегруватися в місцеве середовище, враховуючи його політичні, економічні та історичні особливості

УМОВИ

Кандидати, які пройдуть відбір, будуть внесені до списку попередньо затверджених кандидатів для можливого розгляду на майбутні вакансії PUI.

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

• Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
• Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
• PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі.

****************

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work -  Dnipro

GENERAL OBJECTIVE

Under the supervision of the Field Coordinator, and through delegation of his/her authority, the Head of sub office has the overall responsibility for the proper operational management and direction of PUI’s activities in Donetsk Oblast, in his/her geographical area of intervention in Donetsk. The Head of sub Office also monitors the context to ensure programing is relevant and responsive to priority needs. In this capacity, S/He is also responsible for representing PUI in Donetsk region at the field level, including in coordination fora with other agencies, and for providing the direct link in communications between the Field coordinator, Team and the Country team. 

S/he is also responsible of the office management, fleet, staffs in the Region.

Lastly, the Head of sub office provides security management of his geographical area and ensures all safety and security measures, including contingency plans and standard operating procedures.

TASKS AND DUTIES

• The Head of sub office  has responsibility for the overall timely delivery of PUI’s programs portfolio in his/her geographical areas of operations (Donetsk Region). 
• With the support of the Program managers and Field Coordinator, s/he has overall responsibility for proper delivery of programs and the smooth running of support services in Donetsk Oblast. 

• S/He also has the delegПольовий координатор з питань безпеки та безпеки вантажів і людей, підпорядкованих ПУІ в зонах втручання в Донецькій області. 
• Керівник суб-офісу є джерелом розробки програми та операційного позиціонування в Донецькій області відповідно до стратегії PUI у країні та у поєднанні з програмними та оперативними технічними координаторами. 
• Керівник підрозділу, як член команди управління базою, сприяє досягненню цілей і завдань Дніпровської бази ПУІ в країні шляхом виконання інших завдань за потребою та/або за вказівкою польового координатора .
• Аналіз контексту та участь у впровадженні стратегії партнерства: він/вона бере участь у контекстному аналізі регіону(ів) базових областей втручань, дослідження нових локації, надає свої внески для потенційних проектів для бази з точки зору виявлених прогалин у наданні гуманітарної допомоги.
• Підтримка команди програми у спілкуванні та співпраці із зовнішніми зацікавленими сторонами: він/вона відповідає за встановлення а також підтримання зв’язку та співпраці із зовнішніми зацікавленими сторонами на обласному рівні, належний документообіг реалізації заходів у координації з командою програми, зв’язок щодо збору документів від зовнішніх учасників та належне архівування. 
• Внутрішня та зовнішня координація: він/вона бере активну участь у картографуванні внутрішніх послуг і надає підтримку базовій команді програми на основі картографування направлень, зосереджуючись на організаціях громадянського суспільства. А також налагодження зв’язків із декількома суб’єктами, включаючи місцеву владу
• Зв’язок та взаємодія з місцевою владою на базовому рівні: він/вона надає підтримку базовому управлінню та програмній команді у встановленні та підтримці контактів з обласними, районними та місцевих органів влади на рівні громади, надає підтримку під час зовнішніх зустрічей та бере участь у зборі даних про досягнення діяльності PUI у сферах втручання.

Конкретні цілі та пов’язані з ними заходи

1. Брати участь в аналізі контексту на базовому рівні, виявленні прогалин у наданні гуманітарної допомоги та потенційних сферах втручання.

• Бере участь у розробці операційної стратегії на базовому рівні, виявленні прогалин у наданні гуманітарної допомоги, потенційних партнерів на майбутнє проекти;
• Він/вона бере участь у дослідження нових місць для здійснення діяльності;
• Він/вона відповідає за встановлення контактів з місцевою владою та належне подальше спілкування з ними;
• Він/вона забезпечує надання даних та інформації PUI зовнішнім зацікавленим сторонам є актуальними та своєчасними; 
• Він/вона відповідає за збір відгуків про діяльність PUI від місцевих зацікавлених сторін;
• Він/вона відстежує розвиток гуманітарної підтримки, що надається місцевими учасниками в базових районах втручання.< /li>

 2. Забезпечте безпеку майна та людей суб-офісу:

3. Внутрішня та зовнішня координація та представництво

• Він/вона збирає, аналізує та поширює внутрішню релевантну інформацію про гуманітарний контекст, визначені потреби, урядову політику та діяльність зацікавлених сторін для інформування щодо планування програми та прийняття рішень -створення;
• Він/вона надає підтримку членам команди програми під час виїзних зустрічей та покриває відсутність на зустрічах з Кластерами відповідальних колег, якщо потрібно;
• Він/вона активно бере участь зі збору та представлення інформації для картографування внутрішньої служби;
• Він/вона надає підтримку базовій команді програми щодо картографування направлень, зосереджуючи увагу на організаціях громадянського суспільства.

4. Зв’язок та взаємодія з місцевими органами влади на обласному рівні

• Він/вона надає підтримку базовому управлінню та програмній команді у встановленні та підтримці контактів з місцевими на рівні області, району та громади влади та належне подальше спостереження; 
• Він/вона надає підтримку керівництву бази під час зустрічей з місцевою владою; - повідомити про це місцеву владу, якщо потрібно;

5.  Забезпечення матеріально-технічної, адміністративної та фінансової підтримки бази

• За підтримки команди матеріально-технічного забезпечення на базі він/вона забезпечує задоволення потреб підрозділу (підтримка, програмування) і щомісяця вирішувати ці потреби адміністратору, переконавшись, що всі донорські та внутрішні процедури дотримані, а зобов’язання відповідають наявним бюджетам. 
• Він/вона гарантує, що офіс обладнано мінімальною інфраструктурою (офіси та житло, магазини, аптека та місця для сну), необхідною для виконання роботи та розміщення команд, в оптимальних умовах безпеки . 
• Він відповідає за оптимізацію витрат;і використовує для цього відстеження бюджету; він/вона забезпечує достатні фінансові ресурси для функціонування бази. 
• Щодо моніторингу бюджету, він/вона бере участь у груповому аналізі (разом з технічним, адміністративним та матеріально-технічним управлінням) і відповідає за виявлення аномалій і пропонування коригувань своєму безпосередньому керівнику та фінансовому координатору . 
• Він/вона забезпечує дотримання облікових процесів відділом команди адміністраторів у підрозділі та доведення до відома менеджера адміністратора відповідно до погодженого календаря.
• Разом із менеджером адміністратора , він/вона забезпечує наявність системи внутрішнього контролю у підрозділі. 
• Він/вона забезпечує дотримання процедур взяття зобов’язань щодо витрат і бере участь у процесі затвердження замовлень на закупівлю.

КВАЛІФІКАЦІЇ

Освітній ступінь: університетський ступінь у відповідній галузі (політологія, адміністративне управління, але не тільки). Тренінги з гуманітарних цінностей, гуманітарних переговорів – обов’язково.

Досвід роботи:

• мін. 2 роки роботи в НДО секторі;

  Бажано:

• Досвід роботи з PUI
• Досвід роботи з Міжнародні організації
• Досвід у логістиці
• Досвід управління проектами

Мовні навички: Вільне володіння українською, високий рівень англійська. 

Знання та навички:

• Дуже добрі навички письма
• Чудові навички спілкування

 Бажано:

• Здатність і інтерес до вивчення нового та адаптації

Комп’ютерні навички: Впевнений користувач Microsoft Office (з акцентом на Excel та Word).

Необхідні особисті якості (вписування в команду, відповідність роботі та призначенню)

• Здатність працювати самостійно, прийняти ініціатива та відповідальність у проактивному підході. до стрес
• Дипломатія та відкритість
• Гарні аналітичні здібності
• Організованість і здатність керувати пріоритетами та різноманітним навантаженням
• Здатність гарантувати ефективну та своєчасні результати 
• Вирішення проблем і лідерські навички
• Здатність працювати та керувати професійно та зріло
• Здатність інтегруватися в місцеве середовище, враховуючи його політична, економічна та історична характеристика

УМОВИ

Кандидатів із короткого списку буде включено до списку попередньо схвалених кандидатів для потенційний розгляд для майбутніх вакансій PUI.  

ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ:

• Зацікавленим кандидатам надсилайте своє резюме  англійською мовою.
• Тест на цю посаду також буде англійською мовою. 
• Буде зв’язуватися лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку.