Roster Vacancy / EMERGENCY (HEALTH&VOUCHER) OFFICER / Фахівець з управління проектами в Premiere Urgence Internationale

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Місто роботи: м.  Дніпро

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

Під безпосереднім керівництвом Менеджера Менеджера проєктного багатосекторного, Фахівець з управління проектами несе відповідальність за забезпечення та впровадження програмування діяльності щодо надання грошової допомоги та непродовольчих предметів. Він/вона буде нести відповідальність за оцінку потреб, роздачу допомоги та звітування на місцевому рівні. Він/вона буде працювати в різних регіонах Сходу України задля розгортання реагування ПУІ на надзвичайну ситуацію. 

1. Організовувати запуск ваучерної програми в цільових закладах охорони здоров’я первинної та вторинної ланок.

• Забезпечувати належне впровадження ваучерної програми у своїй зоні відповідальності згідно з проектною заявкою та вимогами донорів, річною програмною стратегією та технічними стандартами ПУІ.
• Організовувати та здійснювати відбір та навчання лікарів партнерських установ охорони здоров’я щодо методології впровадження ваучерної програми.
• Організовувати та здійснювати відбір та навчання регістраторів-моніторів у партнерських установах охорони здоров’я щодо методології впровадження ваучерної програми.
• Готувати проекти меморандумів про взаєморозуміння, сертифікатів про надання благодійної допомоги та інших програмних угод, необхідних для підписання з цільовими установами охорони здоров’я, за підтримки Керівника проектів і програм у сфері нематеріального виробництва для подальшого надання таких документів Керівнику адміністративно-програмного відділу.

2. Здійснювати контроль та моніторинг впровадження ваучерної програми в цільових закладах охорони здоров’я первинної та вторинної ланок.

• Бути первинною контактною особою від ПУІ для усіх подальших комунікацій з лікарями та регістраторами-моніторами в цільових закладах охорони здоров’я щодо їхніх рутинних обов’язків, пов’язаних із реалізацією ваучерної програми.
• Забезпечувати лікарів та регістраторів-моніторів в цільових закладах охорони здоров’я усіма ресурсами, необхідними для впровадження ваучерної програми (канцелярськими товарами, картріджами для принтерів тощо) за технічної підтримки Молодшого адміністратора бази даних щодо відповідних потреб.
• Здійснювати щоденну перевіркута аналіз бази даних бенефіціарів ваучерної програми за технічної підтримки Молодшого адміністратора бази даних з метою верифікації відповідності бенефіціарів умовам видачі ваучерів та відповідності виданих рецептів ваучерам, наданим лікарями цільових закладів охорони здоров’я.
• Перевіряти відповідність сум, зазначених у фіскальних чеках, та вартості медичних препаратів та матеріалів медичного призначення, зазначеної у базі даних бенефіціарів.
• На регулярній основі здійснювати фінансовий моніторинг бюджетних ліній, пов’язаних із впровадженням ваучерної програми, для надання інформації, необхідної для подальших виплат партнерським аптекам.
• Архівувати зібрані та проаналізовані ваучери для подальшої передачі до координаційного офісу після належного завершення проекту.
• Знаходити недоліки у процесі впровадження ваучерної програми та рекомендувати засоби покращення механізмів реалізації, моніторингу та звітування, пов’язаних із ваучерної програмою.
• Слідкувати за термінами чинності та належним виконанням умов меморандумів про взаєморозуміння, сертифікатів про надання благодійної допомоги та інших програмних угод, підписаних із цільовими закладах охорони здоров’я.

3. Здійснювати логістичну та адміністративну підтримку ваучерної програми.

• Адресувати програмні потреби Керівнику проектів і програм у сфері нематеріального виробництва, беручи до уваги часові та логістичні обмеження місії, процедури закупівель, пов’язаних із програмної діяльністю;
• Ініціювати процеси закупівель, пов’язаних із впровадженням ваучерної програми, за підтримки Керівника проектів і програм у сфері нематеріального виробництва;
• Готувати фінансовий прогноз витрачання бюджетних ліній кожні два тижні та інформацію щодо розподілу фінансових ресурів між бюджетними лініями, пов’язаними з впровадженням ваучерної програми, згідно з проектною заявкою;
• Готувати фінансовий прогноз щодо готівкових дрібних витрат для надання Керівнику проектів і програм у сфері нематеріального виробництва  на щотижневій основі;
• Повідомляти про потреби щодо транспортних та комунікаційних засобів відділ логістики на щотижневій основі.

3.5. Виконання робіт.

• Брати участь у підготовці роздачі багатоцільової грошової допомоги та непродовольчих предметів, виконуючи різні завдання за результатами дискусій з Менеджером проєктним багатосекторним
• Виконувати роботи ПУІ з реагування на надзвичайну ситуацію в різних регіонах Сходу України
• Забезпечувати відповідність стратегіям та методологіям ПУІ на місцевому рівні, виконуючи та дотримуючись наявних СРП та рекомендацій;
• Надавати підтримку та розвивати потенціал асистентів з управління проектами
• Стосовно механізму зв’язку за гарячою лінією ПУІ: забезпечувати контроль випадку з бенефіціарами за телефоном, а також вірно звітувати в базі даних необхідну контрольну дію
• Забезпечувати дотримання правил безпеки та негайно повідомляти лідерові команди та менеджеру з безпеки про будь-які інциденти; 

3.6. Оцінка.

• Проводити різні оцінки потреб (співбесіди з ключовими фахівцями, дискусії в фокус-групах) та надавати звітність 
• Аналізувати результати оцінки та пропонувати варіанти дій відповідно до програмної стратегії ПУІ
• Долучатися до моніторингових робіт, опитувань щодо рівня задоволення та кінцевих оцінках задля визначення результатів робіт ПУІ з реагування на надзвичайні ситуації

3.7. Звітування.

• Повідомляти про затримки, проблеми чи іншу пов’язану інформацію менеджеру проєктному багатосекторному;
• Звітувати про хід виконання робіт з реагування на надзвичайну ситуацію щодня та щотижня менеджеру проєктному багатосекторному;
• Брати участь та робити свій внесок у щотижневі зустрічі команди;
• Збирати дані для внутрішнього та зовнішнього звітування та забезпечувати їх відповідність рекомендаціям менеджера проєктного багатосекторного та вимогам донорів

3.8. Комунікація та подальші дії

• Брати участь у роботі на місцях та відповідати на запити бенефіціарів, добре знаючи відповідну інформацію
• Забезпечувати перенаправлення випадків, що потребують цього, відповідно до внутрішнього механізму перенаправлення ПУІ
• За потреби повідомляти про політики ПУІ на місцевому рівні
• Звітувати про скарги, отримані від бенефіціарів, та прозоро поводитися з ними
• Підтримувати регулярне спілкування з бенефіціарами

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: Свідоцтво про середню або повну середню загальну освіту або диплом бакалавра 

Досвід роботи: бажаний попередній охорони здоров’я або іншій суміжній спеціалізації; досвід роботи у волонтерстві/гуманітарному секторі.

Знання мов: Вільне володіння українською та російською мовами, обов’язкове добре володіння англійською 

Знання та навички: Командна робота, слухання, ініціативність, критичне мислення, здатність до обробки великого обсягу інформації, організаційні навички та навички планування, відмінні комунікативні навички, навички міжособистісного спілкування та здатність розв’язувати конфлікти

Володіння ПК: Впевнені знання пакету Microsoft Office (з фокусом на Excel та Word), навички обробки даних та роботи з Outlook.

УМОВИ

Кандидати, які пройдуть відбір, будуть внесені до списку попередньо затверджених кандидатів для можливого розгляду на майбутні вакансії PUI.

Локація : м. Дніпро

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

• Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
• Тестта інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
• PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі.

**********************

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Dnipro

GENERAL OBJECTIVE

Under the direct supervision of the Multi-Sectoral Project Managerthe Emergency Deputy Project Manager and the overall supervision of the Multisectoral Project Manager, the Emergency Project OfficerEmergency (Health & Voucher) Project Officer  is in charge of ensuring and implementing CashVoucher, health and emergency, Voucher and Non-Food Items (NFI) programming and supporting the manager in the implementation of Mission emergency projects in coordination with the other technical DPMs.

She/He will be in charge of the needs assessment, the distribution of assistance and the reporting at field level. She/He will work across various areas of East Ukraine to deploy PUI’s emergency response.

TASKS AND DUTIES 

1.  Supervise the launch of e-voucher activity at the targeted health facilities of primary and secondary levels.

• Ensure that the e-voucher activity in his/her intervention zone are implemented in accordance with the donor’s proposal and requirement, the annual operational strategy and PUI's technical requirements.
• Organize and implement selection and training of partner doctors from the targeted health facilities for e-voucher activity implementation.
• Organize and implement selection and training of partner registrators-monitors from the targeted health facilities for e-voucher program implementation.
• Prepare the first drafts of Memorandums of Understanding, Donation Certificates and other programmatic legal agreements to be concluded with the partner health facilities with support of Emergency Deputy and Multisectoral Project Manager for further submission to Field Coordinator.

2. Supervise and monitor e-voucher activity implementation at the targeted health facilities of primary and secondary levels.

• Be the focal point for further communication with partner doctors and registrators-monitors from the targeted health facilities regarding their routine performance within the project implementation.
• Ensure that partner doctors and registrators-monitors мають усі необхідні ресурси для реалізації проекту (канцтовари, картриджі для принтерів тощо) з технічною підтримкою IT/Database Assistant, коли це необхідно.
• Забезпечити щоденні перевірки та аналіз бази даних бенефіціарів, пов’язаної з e- здійснення ваучерної діяльності за технічної підтримки ІТ/Асистента бази даних з метою перевірки відповідності бенефіціарів критеріям програмування, узгодженості приписів з ваучери, видані лікарями-партнерами.
• Перевірте, чи сума зібраних рахунків дорівнює вартості ліків і витратних матеріалів, виданих бенефіціарам проекту, відповідно до бази даних бенефіціарів.
• Надайте фінансовий контроль за бюджетними лініями ваучерів і регулярний кількісний аналіз компонента ваучерів, перш ніж перейти до платежів аптекам-партнерам.
• Переконайтеся, що належне архівування зібраних та проаналізованих ваучерів для подальшої передачі до координаційного офісу після успішного завершення проекту.
• Визначення прогалин у програмуванні та сприяння вдосконаленню впровадження, моніторингу та механізмів звітності, пов’язаних з діяльністю з електронними ваучерами.
• Забезпечити дотримання меморандумів про взаєморозуміння, сертифікатів пожертвувань та інших програмних юридичних угод, укладених із партнерськими закладами охорони здоров’я, щодо термінів їх дії та відповідність.

3. Забезпечте матеріально-технічну та адміністративну підтримку діяльності з електронними ваучерами.

• Зверніться до заступника керівника проекту з надзвичайних ситуацій[FM1] , беручи до уваги часові та матеріально-технічні обмеження місії, а також закупівлі 
•  Ініціювати процеси закупівель, пов’язані з впровадження ваучерної програми за підтримки заступника керівника надзвичайних та багатогалузевих проектів у сфері нематеріального виробництва;
• Підготувати фінансовий прогноз видатків бюджету кожні два тижні та інформацію про розподіл фінансових ресурсів між бюджетними лініями, пов’язаними з реалізацією ваучерної програми, відповідно до проектної заявки;
•  Підготувати фінансовий прогноз для грошових дрібних витрат для забезпечення Проекту та Програми Менеджер у сфері нематеріального виробництва на щотижневій основі Готувати касовий прогноз для екстрених Заступник керівника проекту щотижня; 
•  Щотижневу звітність у відділ матеріально-технічного забезпечення потреби в засобах транспорту та зв’язку.

3.5. Реалізація інших заходів.

• Брати участь у підготовці розподілу багатоцільової готівки (MPC), охорони здоров’я та екстрених ваучерів та допомога NFI, виконання різних завдань, обговорених із заступником керівника проекту з надзвичайних ситуацій (підготовка угод про пожертвування, реєстрація бенефіціарів, забезпечення якісної доставки, координація з партнерськими установами та постачальниками послуг та ін.) Багатосекторальний проект Manі, якщо це необхідно, із заступником керівника проекту охорони здоров’я. 
• Для здійснення надзвичайних заходів PUI у різних районах Східної України
• Забезпечення відповідності стратегіям і методологіям PUI на польовому рівні, дотримуючись наявних SoPs і Керівництва
• Для підтримки та підвищення потенціалу асистентів проекту, якщо такі є
• Що стосується механізму гарячої лінії PUI, забезпечте подальше спілкування з бенефіціарами по телефону та правильно повідомте у базі даних необхідні подальші дії

• Забезпечити дотримання правил безпеки та негайно повідомити керівника групи та менеджера з безпеки про будь-який нещасний випадок; 

3.6. Оцінювання. 

• Для проведення різноманітних оцінок потреб (інтерв’ю з ключовими інформаторами, обговорення у фокус-групах, опитування) та підтримки у складанні звітів 
• Для аналізу результатів оцінювання та пропозиції дій у - узгоджується з програмуванням PUI 
• Залучатися до діяльності з моніторингу, дослідження задоволеності та остаточної оцінки для вимірювання результатів екстрених заходів PUI

3.7. Розробка заходів у надзвичайних ситуаціях.

• Повідомляти про будь-яку затримку, проблему чи іншу відповідну інформацію заступнику керівника проекту з надзвичайних ситуацій;
• Щоденно та щотижнево звітувати про хід заходів із надзвичайних ситуацій заступнику менеджера проекту з питань надзвичайних ситуацій
• Відвідувати щотижневі збори команди та робити свій внесок у них
• Збирати та забезпечувати відповідність дані для внутрішніх і зовнішніх звітування відповідно до вказівок заступника менеджера проекту з надзвичайних ситуацій та відповідно до вимог донорів

3.8. Комунікація та подальші дії

• Брати участь у польовій роботі та відповідати на запити бенефіціарів, добре знаючи відповідну інформацію
• Забезпечувати перенаправлення справ, які потребують, відповідно до внутрішнього механізму перенаправлення PUI
• За потреби повідомляти про політику PUI на польовому рівні
• Повідомляти про скарги, отримані від бенефіціарів, і бути з ними прозорими
• Подальші дії регулярне спілкування з бенефіціарами

КВАЛІФІКАЦІЯ

Ступінь освіти: Середня освіта або шкільний атестат або ступінь бакалавра

Досвід роботи: попередні роботи в галузі медицини або іншій суміжній сфері; бажаний волонтерський/гуманітарний сектор.

Володіння мовами: Вільне володіння українською та російською мовами, хороший рівень англійської є обов’язковим 

Знання та навички:  Командний гравець, хороший слухач, проактивний, добре критичне мислення; здатність синтезувати широкий обсяг інформації, солідні організаційні та планувальні навички, чудові навички спілкування, а також навички вирішення конфліктів

Комп’ютерні навички: зручно використовувати Microsoft Office (з акцентом на Excel і Word), обробки даних і Outlook 

УМОВИ

Кандидати з короткого списку будуть розміщені накількість попередньо схвалених кандидатів для потенційного розгляду для майбутніх вакансій PUI.

ЯК ПОДАТИ ЗАСТОСУВАННЯ:

• Зацікавлені кандидати надсилають своє резюме англійською мовою.
• Тест на цю посаду також буде англійською мовою. 
• Зв'язуватимуться лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку. 

PUI – це роботодавець із рівними можливостями, який надає пріоритет безпеці та безпеці персоналу. Ми прагнемо різноманітності та інклюзії в нашу робочу силу та заохочуємо кваліфікованих жінок і чоловіків кандидати з будь-яким освітнім рівнем.