Roster Vacancy / DEPUTY PROJECT MANAGER EMERGENCY / Старший фахівець з проєктів з реагування на надзвичайні ситуації в Premiere Urgence Internationale

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Місто роботи: м.  Дніпро

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

Старший фахівець з проєктів з реагування на надзвичайні ситуації відповідає за впровадження заходів з реагування на надзвичайні ситуації безпосередньо ПУІ та партнерськими організаціями шляхом спостереження за реалізацією проєкту, контролю за діяльністю команди з реагування на надзвичайні ситуації, забезпечення логістичних та адміністративних процесів. Обов’язки цієї посади передбачають надання підтримки менеджеру проєктному багатосекторному під час репрезентації проєкту перед партнерами, забезпечення дотримання безпекових правил на базах та залучення до розробки нової проєктної діяльності, ґрунтуючись на попередній оцінці потреб.

1.  Реалізація програми «Механізм швидкого реагування» (МШР) та відстеження результатів.

• Стежити за розвитком гуманітарного середовища та повідомляти менеджеру проєктному багатосекторному про потенційні напрямки діяльності, а також розширювати наявні ініціативи та мережі.
• Надавати підтримку команді з моніторингу, оцінки, підзвітності та навчання (MEAL) у розробці інструментів та методологій збору даних та відстеження результатів проєктів з реагування на надзвичайні ситуації, включно з багатосекторною оцінкою потреб.
• Спільно з командою з реагування на надзвичайні ситуації асистувати в зборі та аналізі даних проєктів з реагування на надзвичайні ситуації, а також брати участь в написанні звітів та веденні інструменту відстеження показників ефективності (РМТ).
• Направляти внутрішні та зовнішні звіти до безпосереднього керівництва, дотримуючись внутрішніх (sitrep, Project Monitoring Tool, OFU) та зовнішніх (проєктні звіти) кінцевих термінів.
• Стежити за діяльністю Команди з реагування на надзвичайні ситуації на місцях та забезпечувати її ефективність.
• Надавати підтримку в розробці Стандартизованих операційних процедур (СОП) для реагування на надзвичайні ситуації. Під керівництвом менеджера проєктного багатосекторного комунікувати з представниками кластерів та робочих груп з метою координації діяльності та реалізації проєктів.
• Затверджувати технічні аспекти проєкту та забезпечувати наявність стратегії виходу перед впровадженням якої-небудь діяльності.
• Співпрацювати з відділами підтримки та зовнішніми сторонами для своєчасної реалізації програм з надання готівкових коштів, ваучерів та НПТ.
• Надавати підтримку при розробці заходів з реагування на надзвичайні ситуації та повідомляти менеджеру проєктному багатосекторного про нові потреби та способи їхнього задоволення через програмну стратегію ПУІ.
• Відповідно до потреб, виявлених безпосереднім керівником та Керівниками з адміністративно-програмної діяльності, надавати технічну підтримку в реалізації інших програм.

2. Управління кадровими ресурсам.

• Відстежувати діяльність підлеглих йому/їй фахівців з реагування на надзвичайні ситуації та впроваджувати координаційні механізми в команді.
• Розробляти посадові інструкції для членів команди та затверджувати їх разом з безпосереднім керівником, брати активну участь у процесах рекрутингу (співбесіда, тестове завдання тощо) та прийнятті рішень щодо завершення трудового договору членів його/її команди.
• Проводити вступний тренінг для нових підлеглих працівників та проводити оцінку ефективності роботи членів команди.
• Організовувати тренінги для Команди з реагування на надзвичайні ситуації згідно з попередньо виявленими організаційними та навчальними потребами.
• Прагнути посилити співпрацю всередині команди, а також між його/її командою та працівниками інших відділів.

3. Сприяти розробці проєкту та забезпеченню високої якості реалізації проєкту.

• Інформувати Фахівця з логістики та закупівель про програмні потреби, враховуючи наявний бюджет, час та логістичні обмеження, а також процедури закупівлі для визначеної програми з метою подання реалістичного запиту та уникнення затримок в закупівлі.
• Брати участь в аналізі пропозицій від постачальників.
• За потреби долучатись до проведення дзвінків щодо тендерних пропозицій разом з Командою з логістичної діяльності.
• Спільно з Фахівцем з логістики та закупівель забезпечувати належне зберігання обладнання, необхідного для реалізації програми.
• Щотижня інформувати Фахівця з логістики та закупівель про потреби щодо транспортних засобів та комунікаційного обладнання, необхідні для реалізації програми.
• Спільно з менеджерами з логістики організовувати логістичні аспекти реалізації програми (поставки, дистрибуція, зберігання тощо).
• Регулярно надавати Менеджеру з адміністративної діяльності всю інформацію, необхідну для підготовки фінансового прогнозу для програми. 
• Забезпечувати постійне відстеження бюджету програм(и) кожного місяця, брати участь в аналізі та виявлені розбіжностей, та пропонувати Менеджеру з адміністративної діяльності внесення змін.  

4. Репрезентація.

• Проводити заходи із зовнішньої репрезентації з органами обласної/державної влади, партнерами, представниками кластерів/робочих груп тощо та налагоджувати з ними зв’язки.
• Представляти організацію на рівні місцевих організацій, міжнародних НУО, залучених в реалізацію програм з реагування на надзвичайні ситуації. 
• За домовленістю з безпосереднім керівником брати участь в зустрічах щодо подальших кроків в реалізації проєкту та надавати підтримку менеджеру проєктному багатосекторному в репрезентації проведених заходів.
• Брати участь в координаційних нарадах з питань базових потреб, грошової допомоги/ваучерів та НПТ, активно відстежувати контекстуальні зміни та дотримуватись принципів.

5. Безпека людей та майна.

• Забезпечити ознайомлення Команди з реагування на надзвичайні ситуації з планом безпеки та дотримання нею безпекових правил.
• Гарантувати безпечний збір інформації на території реалізації проєктів та її надання менеджеру проєктному багатосекторному й Керівнику з адміністративно-програмної діяльності.
• Забезпечити відповідність проєктної діяльності, методології та критеріїв відбору керівним принципам та гуманітарним стандартам, а також місцевому середовищу.

6. Розвиток заходів з реагування на НС.

• Визначати нові напрямки діяльності та готувати проєктні пропозиції спільно з безпосереднім керівником.
• Підтримувати розширення програмної діяльності, визначаючи нові можливості (наприклад, ваучери на НПТ) спільно з менеджером проєктним багатосекторним та під загальним керівництвом Керівника з адміністративно-програмної діяльності.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: Диплом бакалавра у галузі соціальних наук або суміжної галузі. Спеціалізація у веденні програм з реагування на надзвичайні ситуації є перевагою.

Досвід роботи: Щонайменше 1 рік роботи в НУО. Щонайменше 6 місяців досвіду в оцінці надзвичайних ситуацій та веденні подальших кроків. Досвід в управлінні командою. Досвід у галузі управління проєктами та робота під керівництвом Менеджера проєктного багатосекторного буде перевагою.  

Знання мов: Вільне володіння українською та англійською мовами.

Знання та навички: Досвід зовнішньої координації; Розуміння циклу проєктів; Досвід репрезентації; Знання донорських процедур (BHA,ECHO); Здатність незалежно виконувати свої завдання, ініціативність та відповідальність; Стресостійкість; Дипломатичність та відкритість; Комунікативні навички; Аналітичні навички; Організованість, ретельність та управління пріоритетами; Пошук рішень; Здатність інтегрувати середовище у чинні політичні, економічні, культурні та історичні аспекти.

Володіння ПК: Знання пакету Microsoft Office. Знання статистичних інструментів GIS (Map Info, Arc View, etc) та баз даних (Access або інші) є перевагою.

УМОВИ

Кандидати, які пройдуть відбір, будуть внесені до списку попередньо затверджених кандидатів для можливого розгляду на майбутні вакансії PUI.

Локація : м. Дніпро

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

• Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
• Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
• PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі.

**********************

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Dnipro

GENERAL OBJECTIVE

Deputy Project Manager Emergency is responsible for implementing the Emergency activities for direct PUI activities and indirect partner activities by monitoring project implementation, supervising the Emergency team and ensuring the logistical and administrative follow-up on the project. This role stipulates supporting the Multi Sectoral Project Manager in representation with partners, ensuring compliance with the security rules on the base and contributing to the new interventions based on identified needs.

TASKS AND DUTIES 

1. Implementation and Monitoring of the RRM Program

• Follow the development of the humanitarian context and informs the Multisectorial PM on the potential interventions and scope as well as building on existing initiatives and networks.
• Support the MEAL team in preparing the tools and methodologies for data collection and monitoring of the Emergency activities, including MSNAs for Emergency activities.
• Support data collection and analysis of the Emergency activities in collaboration with the Emergency team as well as contribute to the PMT and report writing;
• Forward internal and external reports to the line manager, respecting internal validation deadlines (sitrep, Project Monitoring Tool, OFU) and external contractual deadlines (project reports/sec).
• Oversee the field interventions of the Emergency teams and guarantee their smooth running.
• Support in the drafting of Emergency Intervention SoPs. Liaise with cluster and working groups for the coordination and proper implementation of Emergency projects under the supervision of the Multisectorial PM.
• Validate the technical choices of the project and ensure that an exit strategy is in place before any intervention.
• Cooperate with support departments and external actors for the timely implementation of cash, voucher and NFI activities.
• Support the designing and planning of the Emergency Activities and inform the Multisectorial PM on the newly emerging needs and its implication on the PUI programming strategy.
• Depending on the needs identified by the line manager andпольові координатори, надають технічну експертизу інших програм як спеціальну підтримку.

2. Управління кадрами

• Контроль за діяльністю офіцерів із надзвичайних ситуацій під його/її лінійним керівництвом і встановлення механізмів координації, характерних для команди.
• Визначає профілі роботи членів своєї команди, затверджує їх лінійним керівником і бере активну участь у підборі персоналу (співбесіда, тестування тощо). а також у рішенні про припинення трудового договору з членом його/її команди.

• Вітайте та інформуйте нових працівників, які працюють під його/її відповідальність, і проводите оцінювання членів команди.

• Організувати навчання для бригади екстреної допомоги відповідно до оперативних потреб і визначених потреб у навчанні.
• Намагатися зміцнити згуртованість серед членів своєї команди , а також між його/її командою та іншими команди.

3. Логістичний та адміністративний моніторинг програми RRM

• Розглядає потреби програми до спеціаліста з матеріально-технічного забезпечення та закупівель відповідно до наявних бюджетів, враховуючи враховувати часові та матеріально-технічні обмеження місії та процедури закупівель, специфічні для програм, щоб забезпечити реалістичність цього попиту в світлі закупівель затримки.
• Взяти участь в аналізі пропозицій постачальників.
• Брати активну участь у проведенні тендерів, де це необхідно, спільно з командою логістики.
• Переконайтеся, у координації з спеціалістом із матеріально-технічного забезпечення та закупівель, що зберігання обладнання, специфічного для програми, є відповідним.
• Щотижня повідомляйте спеціалісту з матеріально-технічного забезпечення та закупівель потреби в транспортних засобах і комунікаційному обладнанні для реалізації програми.
• За погодженням з менеджером з логістики організувати логістичну складову програми (доставку, розподіл, зберігання на місці тощо).
• Регулярно надавати адміністративному менеджеру всю інформацію, необхідну для підготовки прогнозу грошових коштів для програми.
• Забезпечувати оновлений моніторинг бюджету програми(-й) під його керівництвом /її відповідальність кожного місяця, брати участь в аналізі, виявляти будь-які невідповідності та пропонувати коригування адміністративному менеджеру.

4. Представництво

• Здійснювати діяльність зовнішнього представництва з регіональними/національними органами влади, партнерами, кластерами/робочими групами тощо та гарантувати підтримку хороших відносин з кожним із них.
• Представляти асоціацію з місцевими учасниками, партнерськими міжнародними неурядовими організаціями, залученими до впровадження програм надзвичайних ситуацій.

•  За погодженням із лінійним керівником , взяти участь у супроводі проекту проводить зустрічі та підтримує керівника багатогалузевого проекту PM у представленні щодо впроваджуваних заходів.

• Бере участь у координаційних зустрічах щодо базових потреб, готівки/ваучерів та нефінансових фінансів і активно стежить за контекстом, оновленнями та вказівками .

5. Безпека майна та Пersons 

• Переконайтеся, що план безпеки відомий групі екстреної допомоги та що правила безпеки дотримуються.

• Сприяти збір інформації про безпеку в зоні втручання, отриманої від проектних груп, і надання її багатогалузевому менеджеру з управління проектами та польовій компанії, якщо це необхідно.
• Переконайтеся, що проект/и, методологія, критерії відбору відповідають керівні принципи та відповідає гуманітарним стандартам і відповідає місцевому контексту.

5. Розробка заходів у надзвичайних ситуаціях

• Визначення нових видів діяльності та сприяння підготовці проектних пропозицій у співпраці з лінійним керівником.
• Підтримуйте розширення програми, визначаючи нові можливості (наприклад, ваучер для NFI) у співпраці з багатогалузевим менеджером з управління проектами та під загальним керівництвом польового відділу Координатор.

КВАЛІФІКАЦІЯ

Ступінь освіти: бакалавр ступінь у галузі соціальних наук іншої відповідної галузі. Спеціалізація у сфері програмування надзвичайних ситуацій є перевагою

 Досвід роботи: досвід роботи в громадських організаціях не менше 1 року. Мінімум 6 місяців досвіду подальшого спостереження та екстреної оцінки. Досвід управління командою. Бажано мати досвід управління проектами та роботу під загальним керівництвом багатогалузевого менеджера проектів.

 Володіння мовами: Вільне володіння українською та англійською мовами

 Знання та навички: Досвід зовнішньої координації; досвід управління; Розуміння проектного циклу; досвід представництва; Знання донорських процедур (BHA,ECHO); Вміння працювати самостійно, ініціативно та відповідально; Хороша стресостійкість; Дипломатичність і відкритість; Хороші стосунки та спілкування; Аналітичні здібності; Організованість, строгість і пріоритетність управління; Сила пропозицій, пошук рішень; Здатність інтегрувати місцеве середовище в ці політичні, економічні, культурні та історичні аспекти.

Комп’ютерні навички: Добре знання Microsoft Office. Знання статистики, бази даних ГІС (інформація про карту, перегляд арки тощо) (доступ чи інше) є активом.

УМОВИ

У короткий список кандидати будуть бути внесеним до реєстру попередньо схвалених кандидатів для потенційного розгляду для майбутніх вакансій PUI.

ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ:

• Зацікавлені кандидати, надсилайте своє резюме в Англійська.
• Тест на цю посаду також буде англійською мовою. 
• Зв'язуватимуться лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку. 

PUI – це роботодавець із рівними можливостями, який надає пріоритет безпеці та безпеці персоналу. Ми прагнемо різноманітності та інклюзивності в нашій роботіkforce та заохочуйте кваліфікованих жінок і чоловіків кандидатів усіх фони.