Адміністратор / Адміністраторка рецепції (Office Operations Associate) в JTI / Japan Tobacco International

У твоїй зоні відповідальності буде:

• Прийом внутрішніх та міжнародних дзвінків, прийом та розподіл кореспонденції, документів та посилок
• Контроль за підтримкою належного стану центрального офісу та зони рецепції (офісне обладнання, техніка, кухонне приміщення тощо) та звернення до відповідних сервісних служб або колег (наприклад, IT команди) у разі необхідності
• Контроль та замовлення офісних потреб (води, гігієнічних засобів, канцелярії, візитних карток тощо), офісного обладнання, кур'єрських та транспортних послуг. Складання щомісячних звітів по транспортним та кур'єрським послугам
• Замовлення та координація транспортних послуг (за допомогою таксі та водіїв компанії). Тісна співпраця із Службою автопарку
• Контроль за оплатою офісних послуг та товарів, підготовка необхідних документів для Відділу бухгалтерії та узгодження/підписання контрактів
• Контроль за бюджетом офісної адміністрації та участь у тендерних процесах разом із Відділом закупівель
• Участь в організації корпоративних заходів компанії (презентації, конференції, візити Глобального керівництва), а також у проектах в межах функції офісної адміністрації
• Інформаційна підтримка сторінок на корпоративному сайті, що належать до функції адміністрації офісу
• Тимчасова заміна Асистента локальної Менеджмент команди на період лікарняних та відпусток

Необхідний досвід, вміння та навички:

• Вища освіта   
• Мінімум 1 рік досвіду на адміністративній позиції (секретар, адміністратор рецепції)
• Вільне володіння українською, володіння англійською на рівні Intermediate   
• Бути досвідченим користувачем ПК (Word, Excel та Outlook)
• Досвід роботи в SAP-CAS буде перевагою
• Хороші навички комунікації та міжособистісного спілкування з колегами
• Готовність до мультизадачності – вміти планувати та пріоритезувати задачі
• Підрядна організація веде військовий облік усіх військовозобов’язаних працівників. Наявність відповідного військово-облікового документу у військовозобов'язаних осіб є обов’язковим для підготовки пропозиції про роботу та укладання трудового договору  із підрядною організацією.

Підрядна організація пропонує:    

• Офіційне працевлаштування (трудовий договір із підрядною організацією)
• Роботу у київському офісі (з 9 до 18) на Подолі із зоною, оснащеною для роботи під час повітряної тривоги
• Оплачувані відпустки (28 днів) та лікарняні
• Часткову компенсацію обідів
• Участь у Well-being програмі, яка включає Сервіс психологічної підтримки працівників та родичів, вебінари з добробуту та волонтерські ініціативи
• Широкі можливості з навчання та розвитку