Ресепшн (штатна, Київ) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH шукає кваліфікованого спеціаліста для проектів у кластері Resilient Society  на посаду 

Receptionist (full-time, Kyiv)

(Internal SAP код: Receptionist)

 Проекти фінансуються Федеральним міністерством економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ), співфінансуються Європейським Союзом (ЄС) і впроваджуються GIZ. У той час як Програма планувала особливо співпрацювати зі східними регіонами Харкова, Чернігова, Дніпра, Херсона, Миколаєва, Одеси, Запоріжжя, Сум, Донецька та Луганська (ПУТ), тепер вона є прямою відповіддю на російське вторгнення, поступово розширюючи свою діяльність у географічному розумінні; таким чином підтримуючи діяльність по всій Україні. Загальна мета – покращити якість соціальних, медичних та адміністративних послуг та їх доступність, зокрема щодо потреб вразливих верств населення. З цією метою проект координуватиме та співпрацюватиме з широким колом місцевих/національних і міжнародних партнерів і зацікавлених сторін.

Основні обов’язки та завдання:

• Зустрічає та вітає відвідувачів і гостей RSC (Кластер стійкого суспільства):
• обслуговує входи, а також автовідповідач належним чином;
• збирає інформацію про відвідувачів і відповідно інформує охорону бізнес-центру;
• вітає відвідувачів і гостей у зоні прийому та надає їм необхідну інформацію та підтримку.
• Відповідає на вхідні телефонні дзвінки:
• відповідає на телефонні дзвінки та повідомлення професійно та збирає інформацію для перенаправлення відповідному персоналу.
• Реєструє   вхідні та вихідні рахунки-фактури та інші документи:
• реєструє  всі вхідні та вихідні рахунки-фактури та пов’язані з ними документи відповідно до встановлених правил;
• поєднує рахунки-фактури з актами прийому-передачі та табелями обліку робочого часу, іншими супровідними документами;
• перекладає рахунки-фактури та супровідні документи за необхідності
• Контролює кур’єрські служби:
• забезпечує точну реєстрацію всіх вхідних та вихідну пошту;
• приймає, сортує та розподіляє всю вхідну кореспонденцію, листи, бандеролі;
• організовує доставку різних видів матеріалів і товарів до  Києва та регіональних відділень (РО);
• забезпечує точне заповнення всіх необхідних документів для відправлення цінних посилок;
• підтримує зв’язок із постачальниками кур’єрських послуг щодо всіх поточних пов’язаних запитань;
• надає підтримку та вказівки адміністративним службовцям та іншому персоналу в RO з питань кур’єрських послуг;
• перевіряє точність і правильність щомісячних рахунків-фактур за кур’єрські послуги та розбиває їх відповідно до PN;
• збирає статистичні дані про щомісячні витрати на кур’єрські послуги.
• Контролює канцелярські та інші офісні товари закупівлі
• відстежує наявність канцелярських та господарських товарів, води та продуктів для потреб РСК;
• ініціює закупівлю необхідної кількості товарів для РСК;
• забезпечує точний реєстроблік закуплених і розповсюджених товарів у відповідних реєстрах;
• підтримує зв’язок із відповідними постачальниками з усіх поточних пов’язаних питань;
• бере участь у процесах, пов’язаних із закупівлями (проводить дослідження ринку, надає обґрунтування вибору постачальника, готує калькуляцію вартості тощо);
• Підтримує діловодство, надає допомогу персоналу RSC:
• забезпечує створення та регулярне оновлення списків офісів відвідування/контакти/ адреси/ дні народження/ тощо;
• бронює кімнати для зустрічей за запитом і допомагає в підготовці кімнат для зустрічей;
• готує проекти ділових листів, електронних листів, якщо потрібно;
• керує доступністю періодичних видань у зоні прийому (якщо та коли це необхідно);
• забезпечує професійні послуги з управління офісом для офісу  включаючи. виконання супутніх завдань (забезпечення оптимальних робочих умов; технічне обслуговування, ремонт та вдосконалення; нагляд та організація облаштування кімнат для переговорів, соціальних зон, робочих зон, санітарних зон, укриття)
• Подальший розвиток офісного простору для комфортних і сучасних умов праці; 
• Відповідає GIZ P+R, Кодексу поведінки, баченню та місії GIZ.

Необхідна кваліфікація, професійний досвід та особисті навички:

• Вища освіта
• відмінне володіння англійською та українською мовами.
• Принаймні 1-2 роки професійного досвіду на подібній посаді в міжнародній організації середовище;
• обов’язковий досвід роботи з кур’єрськими службами та купівлею товарів;
• базове розуміння платіжних документів (за товари та послуги) є обов’язковим.
• Охайний і професійний зовнішній вигляд, ввічливий підхід у спілкуванні з відвідувачами та персоналом RSC;
• відповідальний підхід до повсякденних завдань;
• командний гравець із навичками міжкультурного спілкування, орієнтованим на клієнта та обслуговування;
• сильна увага до деталей і вміння працювати з цифрами
• здатність до багатозадачності;
• готовність надавати рішення в межах зони відповідальності;
• добрі робочі знання комп’ютерних додатків та ІТ-технологій (MS Office, телефон, електронна пошта, Інтернет, технічне обладнання для зустрічей та конференцій тощо);
• готовність підвищувати кваліфікацію відповідно до завдань, які потрібно виконувати – відповідні заходи узгоджуються з керівником.

Ми. пропозиція: 

• Офіційне працевлаштування, фіксована заробітна плата в євро, бонуси за результатами роботи та 13-та зарплата.
• Медична страховка, 29 днів відпустки щорічно.
• Мовні курси, тренінги hard and soft skills.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можлива гнучка та віддалена робота (залежно від потреби проектів до 10 днів на місяць у межах українського кордону). 
• Змістовна та цінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування:

Повна зайнятість із 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення – Київ. Почати якнайшвидше. Тривалість контракту становитиме 12 місяців із можливістю продовження.

 GIZ є роботодавцем із рівними можливостями та пропонує привабливе та складне робоче середовище з оп.можливості для вдосконалення навичок.

Заявка:

 Ми з нетерпінням чекаємо на вашу заявку англійською мовою, що містить ваше резюме та супровідний лист із поясненням вашої мотивації подати заявку на роботу до COB 17 лютого 2026, вівторок. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу набору.

 Кандидатів просять подати свої документи з такою назвою:

•  Прізвище Ім’я_CV

•  Прізвище Ім’я_Супровідний лист

 Надсилаючи заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів набору персоналу виключно відповідно до даних GIZ правила конфіденційності. Ознайомитися з цими положеннями можна за посиланням Захист даних | GIZ