Портьє в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованих фахівців для проекту «Професійна освіта та навчання в Україні \ Skills4Recovery» (далі «Проект») для кластеру «Сталий економічний розвиток». ” в офісі в Києві на посаду:

Рецепціоніст (повна зайнятість, Київ)

(внутрішній код SAP: Receptionist) 

Проект «Skills4Recovery» реалізується Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH на замовлення Федерального міністерства економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ). Політичними партнерами є Міністерство освіти і науки України та Міністерство економіки України.

Мета проекту «Skills4Recovery» — підвищити доступність кваліфікованої робочої сили для процесу відновлення України. Надання кваліфікованої робочої сили в достатній кількості базується на створенні належних освітніх можливостей для всіх людей працездатного віку – це включає початкову освіту для молоді та подальшу освіту для дорослих.

Сфера обов’язків: < /strong>

• Загальні офісні послуги, щоденна рецепція та секретарські послуги (відповідь на вхідні телефонні дзвінки, обробка вхідних та вихідних документів тощо)
• Зустрічає та зустрічає відвідувачів та гості в офісі Кластеру, підтримує та організовує зустрічі;
• Контролює кур'єрські служби; організовує доставку різних видів матеріалів і товарів (вода, канцтовари, господарські товари та ін.); контролює канцтовари, побутові та інші товари;
• Контролює технічне обслуговування офісу та підтримує зв’язок з орендодавцем;
• Забезпечує створення та регулярне оновлення списків контактів/адрес/днів народження/ тощо ;
• Підготовка ділових листів, електронних листів англійською або українською мовою, якщо потрібно;
• Бере участь у процесах, пов’язаних із закупівлями (проведення маркетингових досліджень, обґрунтування вибору постачальника, підготовка розрахунку вартості, підтримка команда відкриття спеціалістів із закупівель та контрактів тощо);
• Подання документів/паперів відповідно до правил подання GIZ;
• Підтримує офісну роботу, надає допомогу Керівництву, Фінансовий/адміністративний та технічний персонал;
• виконує інші обов'язки та завдання за дорученням керівництва. 

Вимоги: 

• Ступінь бакалавра або аналогічний;
• Відмінне володіння українською та англійською мовами, знання німецької мови є перевагою;
• Дбайливість у поводженні та утилізації потенційно важливих документів;
• Принаймні 1- річний професійний досвід на подібній посаді в міжнародному середовищі;
• Досвід роботи з кур’єрськими службами та придбанням товарів;
• Базове розуміння платіжних документів (для товарів і послуг);
• Охайний та професійний зовнішній вигляд, ввічливий підхід у спілкуванні з відвідувачами та персоналом в офісі Кластеру;
• Командний гравець із навиками міжкультурного спілкуванняs, орієнтоване на клієнта та обслуговування;
• Сильна увага до деталей і вміння працювати з цифрами;
• Добре практичне знання комп’ютерних програм та ІТ-технологій (MS Office, телефон, Outlook програма електронної пошти, Інтернет, технічне обладнання для зустрічей та конференцій тощо);
• Бажання підвищувати кваліфікацію відповідно до завдань, які потрібно виконувати – відповідні заходи узгоджуються з керівником