Менеджер проекту (гуманітарна грошова допомога) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

ASSIGNMENT

Under the management of the Area Coordinator in North Area and Project Coordinator, Project Manager – Humanitarian Cash Assistance, based in Kyiv is responsible for ensuring the overall success of Acted’s cash projects within the time and resources allocated in North Area, including remote support of cash activities in Ukraine in country level, when needed. The Project Manager oversees field operations and ensures the effective and timely implementation of cash project activities. He/she supervises the project staff in daily management of all aspects of the cash projects, participates in the meetings, prepares the representations related to cash activities and liaises with relevant internal departments, external partners and other stakeholders. The Project Manager plans and reports according to SOP CASH project department and Acted internal procedures.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Programming

1.1 Project Planning

a) Develop overall cash project implementation strategy (incl. the transition/phase out strategy), approaches, tools, SOP;

b) Identify and plan technical skills and requirements to implement the cash project as per relevant standards;

c) Develop the Work Plan in North Area for ensuring of implementation the cash project in timely and comprehensive manner

d) Create the work schedule by sequencing the work packages and related tasks;

e) Organize, plan and lead project kick-off and end of project transition planning meetings, and follow-up on the project-related action points originating from these meetings.

1.2 Project Implementation Follow-up

a) Control the work plan, monitor the implementation status of the cash project і щоденно оновлювати хід виконання проекту в Північній зоні;

b) Документувати хід впровадження та проблеми регулярно оновлюючи структуру управління проектами (PMF) і надсилаючи її регіональному координатору в північному регіоні;

c ) Переконайтеся, що відповідна технічна якість і стандарти враховуються та дотримуються під час реалізації грошового проекту;

d) Працюйте згідно з принципи «не нашкодь», щоб забезпечити безпечність проектів для спільнот;

e) Передбачити та зменшувати ризики та проблеми, а також усувати будь-які непередбачені проблеми під час реалізації проекту;

f) Координувати та керувати змінами в реалізації проекту, зокрема, визначати потреби в змінах, переглядати запропоновані зміни, аналізувати вплив, який вони мають на план проекту, затверджувати/відхиляти запитані зміни та контролювати й оновлювати обсяг, вартість, бюджет, графік і вимоги до якості на основі після ухвалених змін та за погодженням із відділом розробки проекту та фінансовим відділом з інформуванням регіонального координатора в Північній зоні та координатора грошових проектів;

g) Надавати регулярні та своєчасні оновлення про прогрес і виклики керівникам та іншим членам команди.

1.3 Документування та відповідність

a) Переконайтеся, що записи та документи проекту, зокрема документи, що підтверджують завершення діяльності (список бенефіціарів, відомості про присутність тощо), належним чином підготовлені, зібрані та збережені відповідно до діючих процедур та процедур донорів;< /span>

b) Підтримуйте основну базу даних бенефіціарів, що містить усі відомості про реєстрацію бенефіціарів та базову інформацію, а також діяльність, від якої бенефіціари отримали вигоду, забезпечуючи захист даних від неправомірного використання відповідно до політики захисту даних Acted;

c) Забезпечити обізнаність персоналу та дотримання кодексу поведінки Acted, процедур FLATS і вимог донорів.

1.4 Залучення та підзвітність бенефіціарів

a) Переконайтеся, що співробітники проекту дотримуються Кодексу поведінки Acted і ставляться до всіх бенефіціарів з повагою та без будь-якої відмінності чи дискримінації за національністю, расою, етнічним походженням, племенем, статтю, релігійними переконаннями, політичними переконаннями чи інвалідністю;

b) Здійснювати контроль за відповідним, досяжним і прийнятним відбором бенефіціарів проекту;

c) Розробіть комунікаційну стратегію з спільнотоютаким чином, щоб фактична, об’єктивна та практична інформація була надана зацікавленим сторонам проекту;

d) Переконайтеся, що зацікавлені сторони проекту уповноважений брати участь протягом усього циклу проекту;

e) Переконайтеся, що механізм розгляду скарг і реагування Acted доведений до цільової спільноти та вирішувати скарги, пов’язані з проектом, у координації з MEAL.

1.5 Внутрішня координація< /strong>

a) Організовуйте регулярні координаційні зустрічі з командою проекту в Північній зоні; 

b) Брати участь у щотижневих нарадах (WM) і, за запитом/за необхідності, у грошових нарадах на рівні країни , а також надавати оновлення щодо прогресу впровадження, проблем, ризиків, змін у контексті.

1.6 Зовнішні Координація та залучення зацікавлених сторін

a) Підтримка, сприяння або здійснення комунікаційних заходів і зв’язків для активного консультувати та залучати бенефіціарів, ключових інформаторів, акторів, партнерів і зацікавлених сторін на всіх етапах розробки проекту (взаємодія з підрозділом PD) і реалізації;

a) Координуйте та співпрацюйте з іншими, розвиваючи добрі стосунки з ключовими гуманітарними суб’єктами – місцевими та міжнародними, включаючи державні органи та недержавні суб’єкти, шляхом регулярної участі в технічних зустрічах та двосторонніх зустрічах;

b) Визначте можливості для співпраці та координації зусиль з іншими організаціями, щоб забезпечити, щоб касова діяльність Acted спиралася на роботу інших, а не копіювала її;

c) Передавати незадоволені потреби іншим відповідним учасникам;

d) Поділіться зовнішнім навчанням та інноваціями з громадами та іншими зацікавленими сторонами.

1.7 Керування партнерами

a) Уточніть ролі/обов’язки, а також очікування, зокрема щодо процесів, яких потрібно дотримуватися, а також бюджету, від початку партнерства, щоб уникнути проблем на пізнішому етапі.

b) Надавати підтримку партнерам у реалізації проекту та забезпечувати своєчасну та якісну реалізацію грошових проектів партнерами відповідно до вимог АКТ та донорів;

c) направляти партнерів до відповідного персоналу Acted для підтримки та/або навчання їх процедурам FLATS, де це необхідно;

d) Проведіть оглядові наради з партнерами, приділяючи особливу увагу стосункампередавати аспекти партнерської співпраці та забезпечувати своєчасне вирішення будь-яких питань або суперечок.

< strong>1.8 Безпека

a) Регулярно проводите аналіз контексту в області впровадження проекту шляхом виявлення та відстеження мікросигналів (наприклад, індикаторів безпеки, соціально-економічних показників) і підтримки регіонального координатора та відділу безпеки;

b) Переконайтеся, що зацікавлені сторони проекту мають хороший імідж ACTED, таким чином підвищуючи визнання присутності та діяльності Acted у зоні впровадження проекту;

c) Керуйте рухом команди впровадження проекту та переконайтеся, що члени команди суворо дотримуються СОП;

d) У разі необхідності домовтеся про доступ із місцевими зацікавленими сторонами.

2. Людські ресурси

a) Визначити структуру команди проекту та розробити організаційну схему проекту в рамках обмежень бюджету;

b) Розробити та/або відкоригувати ТЗ, що окреслюють ролі та обов’язки персоналу відповідно до діючих стандартів;

c) Подати план найму для проекту до відділу кадрів;

d) брати участь у наборі технічного персоналу проекту;

e) Переконайтеся, що персонал проекту розуміє та здатний виконувати свої ролі та обов’язки;

f) стежити за планами роботи та повсякденною діяльністю персоналу проекту;

g) Забезпечення позитивної робочої атмосфери та хорошої командної динаміки;

h) проводити регулярне оцінювання персоналу та стежити за управлінням кар’єрою;

i) Керувати міжособистісними конфліктами;

j) Забезпечити підвищення кваліфікації персоналу у відповідних секторах.

3. Логістика

a) брати участь у процесах планування закупівель, своєчасно розпочинати закупівлі, необхідні для проекту, і уважно стежити за закупівлями у співпраці з логістикою;

b) Вчасно надсилайте точні форми замовлення;

c) Перевірте якість необхідних товарів/постачань у компаніїна стадії залучення, а також на пункті прийому та сприяти комітетам із закупівель для завершення вибору постачальників відповідно до застосовного сценарію;

d) Уважно стежити за проектними рівнями запасів у координації з логістикою та проактивно контролювати поточні, поточні, розподілені та необхідні запаси;

e) брати участь в ефективному управлінні автопарком через своєчасні та розумні запити на транспортні засоби;

a) Брати участь у перевірці BFU, а також прогноз початкових і регулярних витрат і перехресна перевірка витрат на проектну діяльність;

b) Спрогнозуйте місячні грошові потреби проекту та надішліть до AC;

c) брати участь у нових процесах розробки бюджету шляхом надання експертних програмних порад, пов’язаних із знанням контексту.

5. Якістьy Control

a) Брати участь у процесах планування MEAL та активно підтримувати виконання заходів MEAL відповідно до рамок проекту MEAL та посібника MEAL;

b) Плануйте та організовуйте внутрішні перевірки якості командою проекту;

c) Оцінка вжитої діяльності та забезпечення ефективного використання ресурсів;

d) Здійснюйте регулярні візити на місця для надання технічного керівництва та нагляду, а також регулярно відстежуйте хід проектної діяльності;

e) обговорювати, планувати та здійснювати відповідні коригувальні дії, зокрема на основі висновків і рекомендацій MEAL;

f) Збирайте та застосовуйте відповідні отримані уроки та найкращі практики до поточних проектів, а також забезпечте, щоб ці отримані уроки активно ділилися з керівником, MEAL та іншими членами команди, щоб застосувати їх у майбутніх процесах розробки проекту.

6.Управління грантами

a) У тісній співпраці з відділом розробки проекту керувати договірними зобов’язаннями та забезпечувати дотримання донорських процедур;

b) Регулярно звітуйте про діяльність проекту, chaзавдання та показники шляхом щомісячного подання звіту PMF та PM;

c) Сприяти написанню (зовнішнього) ) звіти про хід виконання проекту, що забезпечує якість і точність наданої технічної інформації;

d) організовувати, планувати та очолити підсумкову нараду щодо проекту та виконати подальші дії щодо дій, пов’язаних із проектом, які виникли на цій зустрічі

e) брати участь у комунікаційних заходах шляхом регулярного збору фотографій та історій, пов’язаних із проектною діяльністю;

f ) Брати участь у процесах розробки нових пропозицій шляхом надання експертних програмних порад, пов’язаних із контекстними знаннями;

g) У відповідних випадках підтримуйте зв’язок із донорами та тісно співпрацюйте з партнерами щодо оновлень проекту, відвідування сайтів та іншого спілкування в координації з відділом розвитку проекту.

7.Інше

a) Пропонувати технічну підтримку та внески для інших проектів у подібних секторах; b) Будь-які інші завдання, призначені лінійним керівником.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які проходять військову службу, повинні надати оновлені військово-облікові документи під час працевлаштування

Умови:

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України;
• 3 місяці випробувального терміну
< li style="font-weight: 400">Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
< li style="font-weight: 400">28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медичне страхування після 3 місяців роботи з ACTED.

_____________________________________________________________________________________________________

«ACTED дотримується підходу нульової терпимості до сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс поведінки, апов’язаних політик, як частини їхнього трудового контракту. Неналежна поведінка може призвести до звільнення».