Project Associate, помічник менеджера проєкту (Ease-2) в Team4ua

1. Довідкова інформація

Team4UA — це українська благодійна організація, заснована в березні 2022 року, яка впроваджує гуманітарну допомогу, відновлення та реконструкцію по всій Україні.

Team4UA координує Консорціум TERA, який реалізує національний гуманітарний проект EASE 2.0 — Екстрена допомога та підтримка евакуації, який надає багатосекторальну допомогу внутрішньо переміщеним особам і постраждалому від конфлікту населенню. Проект діє в 16 областях України та підтримує людей протягом усього циклу переміщення — від евакуації та реагування на надзвичайні ситуації до реінтеграції та відновлення громади.

Для забезпечення ефективної реалізації проекту потрібна міцна координація між програмними командами та відділами підтримки, включаючи фінанси, HR, закупівлі та логістика та адміністрування.

2. Мета доручення

Під наглядом керівника проекту, співробітник проекту забезпечує операційну, адміністративну та координаційну підтримку для впровадження EASE 2.0 проект.

Ця роль підтримує планування проекту, координацію з партнерами консорціуму, управління інформацією та процеси звітності для забезпечення своєчасної та підзвітної доставки гуманітарної допомоги.

3. Основні обов’язки

A. Підтримка координації та управління

• Підтримка керівника проекту в координації проектної діяльності з партнерами консорціуму та зацікавленими сторонами.
• Допомога в організації координаційних зустрічей, підготовці порядку денного та документуванні результатів зустрічей.
• Підтримуйте канали зв’язку між командами на місцях, керівництвом, та партнерські організації.

B. Операційна підтримка та підтримка впровадження

• Допомога в перетворенні цілей проекту в плани впровадження та операційну діяльність.
• Підтримка моніторингу продуктивності партнерів і прогресу впровадження в різних секторах.
• Сприйняття підтримці оперативної готовності до швидкого гуманітарного реагування.

C. Фінансова підтримка, підтримка MEAL і звітність

• Допомога у відстеженні витрат проекту та моніторингу прогресу реалізації.
• Підтримка консолідації входів партнерів для опису таd кількісні звіти.
• Підтримувати засоби відстеження проекту, пов’язані з діяльністю, ризиками та географічним охопленням.
• Надавати адміністративну підтримку партнерським організаціям у виконанні вимог до звітності та дотримання вимог.

4. Результати

• Вчасна підготовка та консолідація входів партнерів для звітності про проект.
• Оновлені інструменти відстеження проекту та системи моніторингу діяльності.
• Організована документація координаційних зустрічей, рішень і пунктів дій.
• Точні адміністративні та операційні записи, що підтримують проект. впровадження.
• Ефективна підтримка координації та комунікаційних процесів консорціуму.

5. Кваліфікація та досвід

Освіта

Університетський ступінь у гуманітарних справах, соціальних науках, державному управлінні, міжнародних відносинах або пов’язаних поле.

Досвід

• 1-3 роки професійного досвіду в гуманітарному програмуванні, адмініструванні проектів або управлінні грантами.
• Досвід роботи з внутрішньо переміщеними особами або вразливі верстви населення є перевагою.
• Бажано досвід роботи з НУО чи організаціями громадянського суспільства.

Технічні навички та компетенції

• Розуміння управління проектним циклом (планування, реалізація, моніторинг).
• Базове розуміння систем MEAL та управління проектними даними.
• Хороші навички аналітики та документування.
• Сильні організаційні та координаційні здібності.

Мови

вільне володіння українською та робоче знання англійської.

6. Нагляд і звітність

Співробітник проекту звітує керівнику проекту та працює в тісній координації з програмними командами, партнерами консорціуму та відповідними відділами підтримки.

7. Тривалість і місце служби

Тривалість: 12 місяців із можливим продовженням за умови фінансування. Місце служби: Дніпро, Україна, з регулярними поїздками до місць реалізації проекту.

8. Бронювання

Відповідає українському законодавству та організаційним вимогамility, the position may qualify for staff reservation (military deferment) in accordance with national regulations.

9. Organizational Commitments

Team4UA promotes diversity, equal employment opportunities, and zero tolerance for abuse, harassment, and misconduct. All staff must comply with Ukrainian legislation, the Code of Conduct, safeguarding principles, and humanitarian accountability standards.

1. Загальна інформація

Team4UA — українська благодійна організація, створена у березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти по всій Україні. Фонд координує консорціум TERA, що реалізує гуманітарний проєкт EASE 2.0 (Emergency Assistance and Support to Evacuation) — мультисекторальну програму допомоги внутрішньо переміщеним особам та постраждалому від війни населенню.

Проєкт реалізується у 16 областях України та охоплює повний цикл підтримки людей під час переміщення — від евакуації та екстреної допомоги до інтеграції та відновлення громад.

2. Мета посади

Асистент менеджера проєкту надає операційну, адміністративну та координаційну підтримку Менеджеру проєкту у реалізації проєкту EASE 2.0. Посада передбачає підтримку процесів планування, координації діяльності партнерів консорціуму, управління інформацією та підготовки звітності для забезпечення ефективної реалізації проєкту.

3. Основні обов’язки

А. Підтримка координації та управління

• Підтримка Менеджера проєкту у координації діяльності партнерів консорціуму та зацікавлених сторін.
• Організація координаційних зустрічей, підготовка порядку денного та документування результатів зустрічей.
• Забезпечення ефективної комунікації між польовими командами, керівництвом та партнерами.

Б. Підтримка реалізації проєкту

• Допомога у підготовці та реалізації планів виконання проєкту.
• Моніторинг прогресу реалізації проєкту та діяльності партнерів.
• Підтримка готовності проєкту до швидкого реагування на гуманітарні потреби.

В. Підтримка фінансів, MEAL та звітності

• Допомога у відстеженні витрат та прогресу реалізації проєкту.
• Консолідація інформації від партнерів для підготовки звітності.
• Ведення трекерів проєктної діяльності, ризиків та географії реалізації проєкту.
• Адміністративна підтримка партнерів у питаннях звітності та дотримання вимог донорів.

4. Очікувані результати роботи

• Своєчасна консолідація інформації партнерів для підготовки звітності.
• Актуальні інструменти відстеження реалізації проєкту.
• Належно задокументовані координаційні зустрічі та рішення.
• Підтримка ефективної комунікації між партнерами консорціуму.
• Якісна адміністративна та операційна підтримка реалізації проєкту.

5. Вимоги до кандидата

Освіта

Вища освіта у сфері гуманітарних наук, державного управління, міжнародних відносин або суміжних напрямів.

Досвід

• 1-3 роки досвіду роботи у сфері гуманітарних програм, адміністрування проєктів або управління грантами.
• Досвід роботи з внутрішньо переміщеними особами або вразливими групами населення буде перевагою.
• Бажаний досвід співпраці з громадськими організаціями або НУО.

Навички

• Розуміння циклу управління проєктами
• Навички роботи з даними та документацією
• Сильні організаційні та комунікаційні навички
• Здатність працювати у динамічному гуманітарному середовищі

Мови

Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської.

6. Підпорядкування та звітність

Асистент менеджера проєкту підпорядковується Менеджеру проєкту та працює у тісній координації з програмними командами, партнерами консорціуму та підрозділами підтримки організації.

7. Тривалість контракту та місце роботи

Тривалість контракту: 12 місяців з можливістю продовження. Місце роботи: м. Дніпро, Україна.

8. Бронювання

Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації встановленим вимогам, посада може передбачати бронювання працівника (відстрочку від мобілізації).

9. Принципи організації

Team4UA підтримує рівні можливості працевлаштування, різноманіття та політику нульової толерантності до зловживань, домагань та неправомірної поведінки. Усі співробітники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки організації, принципів safeguarding та стандартів гуманітарної підзвітності.