Асистент проекту в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованого фахівця для проекту «IKI Interface Project Ukraine: «Підтримка України на шляху до амбітної та інтегрованої кліматичної політики (GreenUkraine)» для заповнення посада:

Асистент проекту (повна зайнятість, Київ)

(внутрішній код SAP: Project Assistant)

The Проект має на меті поглиблення українсько-німецької кліматичної співпраці для досягнення прогресу в реалізації цілей України у сфері клімату та біорізноманіття на шляху до ЄС. Виконуючи функцію інтерфейсу IKI для України, проект підтримує мережеве спілкування, обмін знаннями та, зокрема, співпрацю між німецькими та українськими політиками щодо клімату шляхом сприяння та побудови сильних мереж. Запропонованими зацікавленими сторонами, включеними до форматів або діалогів на теми, пов’язані з кліматом, Мережі IKI в Україні є групи громадянського суспільства, приватний сектор, організації-виконавці IKI в Україні та Німецько-українське енергетичне партнерство. 

Компонент, що стосується Українського кліматичного офісу, співфінансується ЄС. Його головною метою є створення ресурсно-консультативного центру з питань кліматичних інновацій і, таким чином, посилення спроможності уряду, компаній і НУО/ОГС щодо заходів із захисту клімату. Це суттєво сприятиме досягненню кліматичної нейтральності в Україні у 2050 році. Таким чином, проект рекомендує розробку політики та впровадження заходів в Україні, які ефективно підтримують перехід до кліматично нейтрального, чистого, ресурсоефективного та безпечного енергопостачання та використання.

Посада асистента проекту знаходиться в Києві, Україна, і поділяється на 50% до загального проекту та 50% до компоненту Українського кліматичного офісу.         

Обов’язки: 

Асистент проекту відповідає за:

• забезпечення хорошого зв’язку та обміну інформацією з пов’язаними проектами , з Офісом GIZ в Україні та головним офісом GIZ, а також з партнерськими організаціями.
• Подання документів у довідкових файлах або в Системі управління даними (DMS) відповідно до правил подання GIZ.
• Допомога головний радник у виконанні його/її адміністративних завдань (наприклад, придбання квитків).
• Підтримка за допомогою місцевих і міжнародних консультантів.
• Управління знаннями, передача та охоплення.
• Підготовка чернеток звичайної кореспонденції, загальних доповідних записок, документів, перекладів і протоколів нарад, коли за запитом.

Завдання

Асистент проекту виконує такі завдання:

1. Робота та послуги секретаріату 

Асистент проекту:

• організовує та координує призначення для директора програми та керівника компоненту.  
• Керує вхідною та вихідною кореспонденцією (поштою, факсом, електронною поштою), забезпечуючи її пріоритетність, організацію та належну обробку (включаючи відповіді на повідомлення та подальші дії).  
• Допомагає організовувати події та документувати зустрічі, семінари та семінариабо за межами проекту.  
• Готує необхідні документи (запити на послуги, пропозиції, рахунки-фактури тощо), необхідні для залучення консультантів, місць проведення та підрядників.  
• Готує та оформляє інформаційні матеріали до заходів.  
• Здійснює технічний переклад внутрішніх документів, звітів і презентацій.  
• Допомагає підготувати програми для відвідувачів, складає графіки поїздок, організовує транспорт відвідувачів, бронює готелі та квитки.   
• Бере участь у внутрішніх і зовнішніх (командних) зустрічах і семінарах і допомагає їх документувати, напр. шляхом написання хвилин.   
• Фотокопії та сканування документів за потреби. 

  
2. Координація офісу, управління офісом і загальна координація

Асистент проекту: 

• регулярно складає список майбутніх зустрічей і подій.  
• Повідомляє керівництву проекту про пошкодження/дефекти офісних меблів та обладнання та організовує та контролює технічне обслуговування та ремонт.  
• Допомагає в підготовці приміщень для гібридних/офлайн-подій/зустрічей.

3. Адміністрування та управління знаннями 

Асистент проекту:

• створює файл адрес із важливими контактними адресами та підтримує його.  
• Допомагає створювати та підтримувати систему файлів для офісу чи проекту, обробляючи інформацію конфіденційно, зокрема у сферах персоналу та фінансів.  
• Щоденно оновлює систему картотеки вхідною та вихідною кореспонденцією. 

4. Загальні завдання

Асистент проекту: 

• Зустрічає гостей та забезпечує їхній комфорт ( пропонує чай, каву, воду чи прохолодні напої), а також надає матеріали події для зручності відвідувачів (гостей, партнерів, співробітників проекту чи консультантів).
• Організує та координує допоміжний персонал проекту та добре співпрацює з ними. 

 5.Інші обов’язки/додаткові завдання

Асистент проекту:

• Виконує інші обов'язки та завдання на вимогу керівництва.

Необхідна кваліфікація, компетенція та досвід: 

Кваліфікація

• Середня освіта.
• Сертифікат/диплом або аналогічна кваліфікація визнаний духовний коледж. 

Професійний досвід

• 5 років професійного досвіду на аналогічній посаді

Інші знання, додаткові компетенції

• Гарне знання технологій ITC (пов’язане програмне забезпечення, телефон, факс, електронна пошта, Інтернет) та комп’ютерних програм (наприклад, MS Office).
• Англійська (B2 або вище), рідна українською мовою.
• Гарні управлінські та організаційні здібності.
• Клієнтоорієнтоване та сервісне ставлення.
• Бажання підвищувати кваліфікацію відповідно до завдань, які потрібно виконувати – відповідне заходи узгоджуються з керівництвом.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Зарплата фіксована в євро.
• Премії за результатами роботи та 13-та зарплата.
• Медична страховка.
• 29 днів відпусткиs щорічно.
• Мовні заняття.
• Тренінги жорстких і м'яких навичок.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можлива віддалена та гнучка робота.
• Значуща та цінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування

Посада на повну зайнятість із 40 - робочі години тиждень. Місце призначення – Київ. Тривалість контракту до 31.10.2025 з великою можливістю продовження до 2029. Призначення починається якомога швидше.

GIZ є роботодавцем рівних можливостей і пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації.

Заява 

Заява, що складається з резюме кандидата та супровідного листа англійською мовою пояснення мотивації подати заявку на вакансію потрібно надіслати на [email protected] до COB 29 січня 2025 року, середа.

Надсилаючи заявку, кандидат дає згоду на обробку персональних даних виключно для процесів найму. 

Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу найму.